Ідеальне нарада

Опубликовано: 06.11.2018

Як правило, в більшості організацій, наради проводяться в певний день тижня, в початку робочого дня.

Як правило, в більшості організацій, наради проводяться в певний день тижня, в початку робочого дня. І головні обов'язки офіс-менеджера (секретаря) на цьому заході це підготовка документів для наради, витратних матеріалів, оповіщення учасників, контроль за своєчасною явкою, а звіт керівнику про причини відсутності працівників, якщо так вже вийшло.

Одна з найважливіших обов'язків офіс-менеджера — це забезпечення учасників канцелярськими товарами для комфортного проведення нарад.

Варто приймати в увагу програму наради. Виходячи з потреб, потрібно заздалегідь підготувати роздаткові матеріали: ручки, блокноти, папір, текстовыделители. Якщо є необхідність в проведення презентації необхідно перевірити наявність фліпчарт, маркери, магнітів (якщо є магнітна дошка), можливо, поповнити запаси блокнотів для фліпчартів.

невеликих нарадах в обов'язки секретаря може входити сервіровка робочого столу, прохолодні напої з склянками. Варто враховувати, що в кожної людини свої смаки і переваги. Тому в наявність повинне бути кілька видів прохолодних напоїв, кави, зелений і чорний чай, вода газована і без газу. Можливо, нарада затримається, в цьому випадку необхідно мати про запас легкі закуски, печиво, цукерки, фрукти.

Велика частина нарад і зборів проводяться по плану, що дозволяє секретарю в повною мірою приготуватися до цього заходу. Офіс-менеджер повинен заздалегідь підготувати необхідні документи, вчасно нагадати керівнику про дату, місце і годині наради.

Якщо це планова нарада з великою кількістю учасників різних рівнів і рангів підготовка може займати до 2х тижнів. Офіс-менеджер уточнює дату, місце і час проведення, порядок денний наради, доповідачів і т. д.

Наступний етап сповіщення учасників наради.

Якщо офіс-менеджер не бере участь в обговорення, то він зобов'язаний: роздати матеріали учасникам, підібрати матеріали і документи для керівництва. Офіс-менеджера може бути доручено ведення протоколу зборів.

процесі наради, офіс-менеджер не повинен відлучатися з офісу, так як в будь-який момент керівникові може знадобитися допомога.

виникнення екстрених ситуацій, які потребують негайного реагування керівництва, офіс-менеджеру слід записати інформацію, що надходить і намагаючись не відволікати присутніх, передати записану інформацію керівнику.