Адаптація персоналу, побудова схеми навчання

1. Область застосування
2. загальні положення
3. Ключові елементи системи звикання персоналу
4. Організаційна схема процесу звикання
5. Організація процесу адаптації
6. Зміст етапів при роботі з новачком
7. Зворотній зв'язок

Задумка така: написати керівництво, регламент по роботі пов'язаної з адаптацією персоналу в компанії. Вам залишається проаналізувати статтю, адаптувати до своєї компанії або використовувати те, що ви вважаєте за потрібне.

Область застосування

Це Положення визначає:

• місце процесу пристосування персоналу в системі бізнес-процесів Компанії;
• загальні підходи до організації процесу пристосування персоналу;
• єдину для всіх структурних підрозділів Компанії процедуру адаптації працівника компанії до нової професійної та соціальної середовищі при прийомі на роботу або переведенні на нову посаду;
• склад програм та інструментів, націлених на ефективну організацію, проведення та контроль проходження співробітником процедури звикання до робочого місця.

загальні положення

Система адаптації персоналу включає в себе комплекс заходів, що забезпечують організаційну, соціально-психологічну та професійну адаптацію співробітника в нових умовах, і надає організаційну схему для ефективного здійснення цих заходів. Адаптація персоналу - обов'язкова процедура, яка виконується при входженні співробітника в організацію або в посаду, націлена на його швидке і ефективне пристосування до нових умов виробничої діяльності.

Завданнями навчання персоналу є:

• підвищення ефективності працівника, прискорення процесу виходу працівника на необхідний рівень продуктивності;
• зменшення кількості можливих помилок, пов'язаних з включенням в роботу;
• формування позитивного образу Компанії, зменшення стресу перших днів роботи;
• зниження «плинності» персоналу.

Ключові елементи системи звикання персоналу

Вебінар «Ласкаво просимо!»

Регулярна онлайн-презентація, що забезпечує початкове ознайомлення співробітника з загальними відомостями про Компанію, з її історією, продуктами, послугами, структурою і культурою.

Матриця вступного навчання

Розроблений на основі узагальнення кращого досвіду набір навчальних програм і матеріалів для певної групи посад.

Програма звикання до робочого місця

Структурований план заходів, що допомагає працівникові адаптуватися в колективі, і визначає, чому і в якій послідовності буде навчатися співробітник, які обов'язки починає виконувати в першу чергу.

система наставництва

Комплекс процедур відбору з числа досвідчених працівників і призначення наставника для надання всебічної допомоги новачкові, приступив до професійного становлення на новій посаді, в новій компанії, в період проходження ним навчання.

Цілі системи наставництва:

• забезпечити швидке пристосування новачка на новому робочому місці і досягнення їм оптимальних робочих показників для займаної посади;
• оптимізувати витрати Компанії на підбір і навчання персоналу;
• знизити плинність кадрів за рахунок зменшення кількості працівників, які пішли компанію під час і відразу після випробувального терміну;
• оптимізувати витрати часу керівників підрозділів на навчання і оцінку нових співробітників.

HR-супровід

Система взаємодії HR-партнера і співробітника, спрямована на надання соціально-психологічної підтримки співробітнику, організаційний супровід програми адаптації.

Контроль ефективності процесу адаптації

• Що Їх з встановленою періодичністю або в установлені строки;
• Процедури контролю над проходженням стажування;
• Вимірювання та оцінки результатів, показаних новачком;
• Отримання від працівника зворотного зв'язку.

Поточний контроль - періодична перевірка виконання заходів, передбачених Програмою адаптації. Виконується HR-партнером не менше 2-х разів на перший місяць і 1-го разу в наступні місяці періоду адаптації.

Оцінка результатів - умови і процедури, що забезпечують чіткі і зрозумілі співробітнику критерії та порядок оцінки проходження адаптаційних заходів співробітником.

Зворотній зв'язок - Інструменти і процедури, що забезпечують документування задоволеності співробітника якістю адаптації, виявлення та аналіз причин виникнення проблем в процесах адаптації персоналу.

Організаційна схема процесу звикання

Керівник Департаменту управління персоналом

Здійснює загальне керівництво концепцією, змістом процесів адаптації персоналу, розробкою і впровадженням типових програм адаптації та інструментів контролю і оцінки результативності проходження процедур адаптації. Призначає HR-партнера для курирування процесів адаптації персоналу. Відповідає за виконання системою адаптації персоналу поставлених завдань.

Керівник Відділу навчання та розвитку персоналу

Здійснює управління процесами розробки навчальних матеріалів та організації навчальних заходів корпоративного рівня в рамках програм адаптації. Відповідає за методичне забезпечення програми адаптації.

Безпосередній керівник співробітника

Здійснює керівництво розробкою індивідуальної програми адаптації співробітника і проходженням адаптації. Розробляє завдання на випробувальний термін. Оцінює результати проходження співробітником програми адаптації. Відповідає за прийняття рішення про проходження співробітником випробувального терміну і його готовності до самостійного виконання посадових обов'язків. У разі необхідності, приймає рішення про дострокове проходженні співробітником випробувального терміну.

наставник

Призначається безпосереднім керівником адаптируемого співробітника з числа співробітників підрозділу, затверджених для виконання функцій наставника відповідно до регламенту «Наставництво».

Основними завданнями наставника в період адаптації є:

• розробка розділу «Практичні завдання і тести» на закріплення знань і навичок, отриманих співробітником в ході програми адаптації;
• навчання адаптується співробітника регулярним процесам, передбаченим для займаної посади;
• розвиток здатності адаптируемого співробітника самостійно і якісно виконувати покладені на нього завдання по займаній посаді;
• передача адаптованості співробітнику знань про традиції і правила поведінки, прийнятих в Компанії;
• розвиток у нових співробітників позитивного ставлення до роботи;
• контроль виконання співробітником програми адаптації, професійних завдань, проходження стажувань, виконання тестів, вивчення регламентів та інструкцій;
• неформальне обговорення з співробітником його взаємин з колективом та інших професійних і соціальних аспектів діяльності;
• участь в оцінці результатів проходження співробітником програми адаптації.

Наставник відповідає за досягнення адаптованим співробітником встановленого мінімального порогу результативності проходження програми адаптації. У разі, якщо для посади адаптируемого співробітника передбачено функціональне підпорядкування іншому керівнику, безпосередній керівник співробітника погодить з функціональним керівником кандидатуру наставника для навчання за функціональними аспектам посади. Заходи в Програмі адаптації повинні плануватися з урахуванням специфіки підпорядкованості співробітника, з закріпленням відповідальності за наставництво. Порядок відбору та призначення наставників, права, обов'язки і мотивація наставника визначаються відповідно до регламенту «Наставництво».

HR-партнер, закріплений за структурним підрозділом

Розробляє розділ «Навчання» програми адаптації. Надає допомогу в підготовці навчальних матеріалів, організовує участь співробітника в загальнокорпоративних адаптаційних заходах. Здійснює періодичний контроль і бере участь в оцінці результатів проходження співробітником програми адаптації. Отримує зворотний зв'язок і аналізує проблеми. Відповідає за надання необхідної соціально-психологічної підтримки адаптованості співробітнику.

Особа, що відповідає за кадрове діловодство в структурному підрозділі

Оформляє необхідні при прийомі на роботу кадрові документи. Відповідає за доведення до нового співробітника локальних нормативних актів, проведення інструктажу з техніки безпеки.

адаптується працівник

Вивчає навчальні матеріали, бере участь в навчальних заходах, виконує передбачені програмою адаптації завдання і тести. Докладає зусиль для повного, якісного освоєння знань і регулярних процесів, необхідних для належного виконання посадових обов'язків. Активно взаємодіє зі своїм наставником і HR-партнером свого підрозділу. Прагне налагодити позитивні професійні і персональні стосунки з колегами.

Організація процесу адаптації

Даний розділ описує підходи до організації, типові склад і зміст процесу адаптації. Періодичність або терміни виконання окремих заходів, відповідальність учасників, інші подробиці визначені в Додатку 1 «Процедура адаптації персоналу»

Структурно, програма адаптації включає три обов'язкових блоку:

• Навчальні заходи і матеріали, передбачені для даної посади;
• Завдання і тести на закріплення знань і навичок, отриманих співробітником в ході навчання;
• Практичні завдання на період адаптації.

Первинна і вторинна адаптація. Передбачено два види процедури адаптації персоналу:

• Первинна адаптація виконується при прийомі на роботу нового співробітника.
• Вторинна адаптація виконується при перекладі співробітника на нову посаду, зі зміною професії або без такої.
• Вид адаптації враховується при розробці програми адаптації співробітника.

Тривалість програми адаптації та випробувального терміну

Програма адаптації розробляється на весь період випробувального терміну, передбаченого для посади адаптируемого співробітника. Тривалість випробувального терміну обмовляється угодою сторін при укладенні трудового договору з працівником або при перекладі співробітника на нову посаду. Строк випробування не може перевищувати:

• шести місяців - для посад керівників та головних бухгалтерів організацій (філій та інших відокремлених структурних підрозділів) та їх заступників;
• трьох місяців - для інших посад.

У строк випробування не зараховуються період тимчасової непрацездатності та інші періоди, коли людина фактично був відсутній на роботі з поважних причин. Випробувальний термін може бути скорочений, за поданням безпосереднього керівника, до тривалості не менше одного місяця за умови повного проходження навчання та досягнення нею встановленого мінімального порогу результативності. Чи не досягнення працівником мінімального порогу результативності, встановленого для програми адаптації або її етапу може бути підставою для звільнення співробітника до закінчення терміну випробування. У цьому випадку адміністрація компанії повинна сповістити працівника про звільнення у письмовій формі не пізніше, ніж за три дні до дати звільнення, із зазначенням результатів проходження програми адаптації та / або інших причин, які послужили підставою для визнання цього працівника не витримав випробування. Таким чином, результати оцінки проходження співробітником програми адаптації є підставою для прийняття рішення:

• про проходження новачком випробувального терміну ( «пройшов випробування»)
• про дострокове проходженні новачком випробувального терміну ( «пройшов випробування достроково»)
• про незадовільний проходження новачком випробувального терміну ( «не пройшов випробування»)
• Рішення приймає безпосередній керівник
• обов'язкового узгодження з наставником і HR-партнером.

Зміст етапів при роботі з новачком

підготовка:

• підготовка робочого місця для новоприбулих в компанію;
• створення необхідних облікових записів;
• настройка прав доступу, передбачених для посади;
• обладнання робочого місця.

Призначення наставника:

• призначення наставника по функціональним аспектам посади (в разі подвійного підпорядкування);
• розробка «Програми адаптації нового співробітника» за формою (Додатки 2);
• підготовка пакету навчальних і роздавальних матеріалів;
• підготовка практичних завдань і тестів;
• розробка завдань на випробувальний термін.

Введення в організацію:

• оформлення прийому на роботу / перекладу на нову посаду;
• ознайомлення з локальними нормативними актами, інструктажі;
• первинна бесіда про компанію, ознайомлення з основами корпоративної культури (тільки для тих хто приєднався до складу компанії);
• представлення колективу нового прийняття фахівця;
• Участь у вебінарі «Ласкаво просимо» (тільки для тих хто приєднався до складу компанії).

Введення в посаду:

• Організаційне навчання.

Установчі заходи:

• Знайомство з системою цільового управління; умови і терміни виплати заробітної плати, преміальних і компенсаційних виплат;
• Перспективи новачка на даній посаді (матеріальні, кар'єрні, професійні);
• Знайомство працівника з наставником;
• Ознайомлення з планом роботи на період звикання;
• Підписання Програми навчання.

наставництво:

• Режим роботи, умови праці на робочому місці;
• Порядок роботи та правил поводження з оргтехнікою;
• Перелік функціональних обов'язків, регулярних процесів для посади
• Документація, що регламентує діяльність працівника;
• Місце і роль підрозділу в Компанії;
• Розповідь про колектив, його традиціях і цінностях;
• Способи комунікацій усередині колективу;

Розповідь про підрозділах, пов'язаних з діяльністю на цій посаді (їх роль у вирішенні спільних завдань, місце розташування, характер колективу і т.п.):

• Стандарти взаємодії між підрозділами;
• Правила поведінки і вимоги до зовнішнього вигляду;
• Створення / зміна особистої сторінки.

Професійне навчання:

• навчання регулярним процесам;
• навчання асортименту;
• огляд регламентує документації;
• навчання програмному забезпеченню.

Поточний контроль

Поточний контроль виконання адаптованим співробітником професійних завдань, проходження стажувань, виконання тестів. Періодичний контроль проходження співробітником програми адаптації.

Оцінка результатів, проміжна оцінка за результатами кожного місяця:

• проходження тестів;
• виконання практичного завдання.

Первинна оцінка за результатами першого місяця проходження програми Адаптації:

• прийняття рішення про закінчення або продовження випробувального терміну;
• оцінка за підсумками навчальних заходів;
• висновок про результати проходження випробувального терміну.

Розміщення оригіналів програм введення в посаду з оцінкою нових працівників, укладення про проходження випробувального терміну і рекомендацій в особовій справі.

Зворотній зв'язок

Заповнення адаптованим анкети зворотного зв'язку проходження адаптаційного періоду (Додаток 3), передача заповненої анкети HR- партнеру.

Заповнення пройшли процедуру адаптації, анкети новачка (Додаток 4), передача заповненої анкети HR-партнеру.

Анкета новачка заповнюється два рази:

• через один місяць після прийому новачка на роботу;
• за тиждень до закінчення 3-місячного терміну роботи в Компанії.

У разі звільнення працівника до закінчення зазначених термінів, анкета заповнюється в момент звільнення.

У разі звільнення працівника під час випробувального терміну:

• проходження співбесіди в Департаменті управління персоналом;
• заповнення працівником, який звільняється Анкети (Додаток 5);
• Аналіз отриманої інформації з метою з'ясування справжніх причин звільнення.

Додаток:

1. Процедура звикання до робочого місця
2. Програма пристосування нового працівника. Типова форма
3. Анкета зворотного зв'язку по проходженню адаптаційного періоду
4. Анкета новачка
5. Анкета працівника, який звільняється

Файли для скачування:

Додаток 1 Додаток 2 додаток 3 додаток 4 додаток 5 додаток 6