Договори, як і будь-які документи, повинні бути зареєстровані. Облік угод ведеться в спеціальній реєстраційній формі окремо від інших внутрішніх документів. У цій статті ви знайдете журнал реєстрації договорів в форматі .xlsx, який зможете скачати безкоштовно, а також опис порядку реєстрації договорів в організації. Йтиметься про звичайні цивільно-правових угодах, питання державної реєстрації договорів в статті не піднімається.
Договір повинен бути зареєстрований у всіх організаціях, які його уклали. Очевидно, що кожна з них веде власний облік за своєю формою, тому присвоєні конкретному угодою номера навряд чи співпадуть.
Як присвоюються номери договорами
Як вже говорилося, один договір буде зареєстрований в кожній з організацій, яка є його стороною. Та компанія, яка буде реєструвати першої, напише свій номер поруч зі словом «Договір» на першій сторінці документа:
ДОГОВІР № 1234
возмездного надання послуг
Друга організація може піти двома шляхами.
- Найпростіший і найпоширеніший спосіб - це написати свій номер в продовження першого через косу рису:
ДОГОВІР № 1234/4321
возмездного надання послуг
- Менш поширений спосіб: проставити штамп на зворотному боці останньої сторінки документа і вписати свій номер і дату своєї реєстрації в нього:
У цьому випадку договір буде фігурувати скрізь і завжди під тим номером, який вказаний на першій сторінці ( «Договір надання послуг №1234» в разі в наших прикладом), а номер з штампа буде використовуватися тільки усередині тієї компанії, яка його поставила.
Журнал реєстрації договорів
Договори реєструються в спеціальній обліковій формі - Журналі реєстрації договорів.
Завантажити Журнал реєстрації договорів , Xlsx, 18 kb
Завантажити зразок заповнення Журналу реєстрації договорів , Xlsx, 18 kb
Розглянемо, яку інформацію потрібно вносити в кожну з граф журналу.
- Номер запису. Не плутати з номером договору! Це порядковий номер внесеної в журнал запису.
- Номер договору - той номер, який буде вважатися «офіційними» для цього документа.
- Дата внесення запису. Не плутати з датою договору! Це дата того дня, коли в журнал вноситься інформація про договір.
- Дата договору. Як визначити дату договору, читайте нижче.
- З ким укладено договір. Найменування контрагента. Рекомендується писати спочатку назва організації, а потім форму власності, обходячись без лапок: чи не ТОВ «Червоні вітрила», а Червоні вітрила ТОВ.
- Хто підписав договір. Прізвище та ініціали керівника з числа топ-менеджерів організації, який підписав договір. Вказується підписант тільки з боку тієї компанії, яка веде журнал.
- Про що договір. Інформації про те, що це договір підряду або купівлі-продажу недостатньо. Бажано розписати докладно, про що угода. Так буде легко знайти потрібний документ, якщо з одним і тим же контрагентом укладено кілька договорів.
- Додатки. Список додатків до договору, якщо вони є.
- Термін дії договору. Дата або подія закінчення договору (наприклад, «повне виконання зобов'язань»).
- Пролонгація договору. Якщо в угоді міститься умова про його пролонгацію, то його потрібно відтворити в цій графі. Так буде видно, які договори і коли потрібно переукласти, а які триватимуть самі собою або навпаки - коли потрібно виконати необхідні дії, щоб продовження не відбулося.
- Куратор договору (відділ, ПІБ). Інформація про працівника, який веде цей договір.
- Примітка. Додаткова інформація, якщо вона є.
Що вважається датою договору?
За цивільним законодавством Росії (ст. 425 ЦК України) договір вступає в силу і стає обов'язковим для сторін з моменту його укладення. А коли настає цей момент - давайте розбиратися.
Варіант перший, найпростіший: представники сторін угоди зібралися разом, підписали договір в необхідній кількості примірників і, задоволені, потиснули один одному руки. Тоді дата договору не викликає ніяких питань. Номери у документа будуть різні, а дата одна.
Варіант другий, складний і найпоширеніший. Сторони угоди можуть перебувати в різних містах, а як мінімум - в різних частинах одного міста. Одна зі сторін, принципово згодна на підписання контракту, може проводити процедуру його внутрішнього узгодження протягом місяця. І хіба мало які ще складнощі виникнуть, але суть одна: перша сторона вже зареєструвала документ, присвоївши йому номер і дату, а друга ще немає, і коли це станеться - невідомо.
В цьому випадку знову відкриваємо Цивільний кодекс і читаємо статтю 433 (пункт 1): «договір визнається укладеним у момент отримання особою, яка направила оферту, її акцепту». Простіше кажучи, якщо сторони вирішили укласти договір, то одна зі сторін готує його в письмовій формі, реєструє і відправляє другій стороні. Це оферта. Дуже важливо направити оферту з супровідним листом, поштою рекомендованим з повідомленням про вручення! Друга сторона приймає (акцептує) пропозицію, і тоді датою договору буде вважатися день, коли акцепт стався. Підтверджується дата одночасно двома способами: 1) супровідний лист отримує вхідний номер і дату реєстрації, 2) на повідомленні ставиться дата отримання листа і картка повертається відправнику.