Нововведення і реформи 2015 року, а також посилення відповідальності роботодавця за порушення законодавства про працю спонукають компанії звернути увагу на особливості ведення кадрового обліку, перевірити і привести у відповідність нормативним актам кадрове діловодство.
Справедливо буде зауважити, що найчастіше керівництво підприємства усвідомлює важливість правильного і скрупульозного складання документів кадрового діловодства вже після виникнення проблеми, такий, наприклад, як трудовий спір, судове провадження або нарахування штрафних санкцій в результаті перевірки.
Кадрове адміністрування відповідальний і кропіткий процес (особливо в великих компаніях з постійною плинністю кадрів), що вимагає від фахівців відповідної теоретичної підготовки та досвіду, високого рівня знань нормативної бази, законодавства України та практики правозастосування. Отже, в даній статті ми маємо можливість лише коротко зупинитися на деяких основних аспектах підготовки і ведення кадрової документації.
Локальним нормативним актом, який регламентує порядок ведення кадрового діловодства, структуру і функції кадрової служби, розподіл прав і обов'язків її працівників, а також відповідальність посадових осіб, може бути положення про ведення кадрової роботи або положення про відділ кадрів. Такий документ дозволить офіційно закріпити і вдосконалити організацію ведення кадрового обліку на підприємстві. Потрібно пам'ятати також про таких локальних нормативних актах як: положення про захист і обробці персональних даних; правила внутрішнього трудового розпорядку; посадові інструкції; положення про оплату праці і преміювання; положення про структурні підрозділи; положення про відрядженнях співробітників; положення про графіку відпусток. Зауважимо, що з обов'язковими внутрішніми нормативними актами слід ознайомити працівника під підпис.
При оформленні організаційно-розпорядчої кадрової документації рекомендуємо враховувати ГОСТ 4163-2003 - уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів також прописані в Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.
Наказом керівника затверджується структура і штатна чисельність на підприємстві, на підставі якої складається штатний розклад.
Нагадуємо, що відтепер, відповідно до ч. 3 ст. 24 Кодексу законів про працю України, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу і повідомлення роботодавцями центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом міністрів України.
Державна фіскальна служба України в своєму листі від 29.01.2015 № 2627/7 / 99-99-17-03-01-17 повідомила, що оскільки на сьогодні відсутній порядок повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу, заповнення таблиці 5 додатка 4 до Порядку формування та подання звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове дер ве соціальне страхування, затвердженого наказом Міндоходов України від 09 вересня 2013 року № 454, яке подається у складі обов'язкової звітності за календарний місяць, до прийняття відповідного порядку вважається відповідним «повідомленням» територіальних органів фіскальної служби за основним місцем обліку платника із зазначенням трудових відносин з прийнятими працівниками
Терміни подачі звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску - не пізніше 20 лютого.
Таким чином, вбачається, що трудовий договір може оформлятися відповідним наказом керівника. Проте, навіть з огляду на, що законодавець не відмовився від усної форми трудового договору, передбачивши, що трудовий договір укладається «як правило, в письмовій формі» - головним є наявність правильно оформленого наказу про прийом на роботу, з яким працівник ознайомлюється під підпис. Бажано, все таки, заснувати практику укладання письмових трудових договорів з працівниками. У таких договорах прописані права та обов'язки сторін, оплата роботи, робочий час, відповідальність та інше, що згодом може допомогти внести ясність в трудові відносини і уникнути зловживань з боку, як роботодавця так і працівника.
Оформлення трудового договору в письмовій формі обов'язково: 1) при організованому наборі працівників; 2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я; 3) при укладенні контракту; 4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі; 5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім (стаття 187 КЗпП); 6) при укладенні трудового договору з фізичною особою; 7) в інших випадках, передбачених законодавством України (ч. 1 ст. 24 КЗпП).
Відповідно до ст. 265 КЗпП про відповідальність за порушення законодавства про працю, викладеної в новій редакції згідно із Законом України від 28.12.2014 №77-VIII, юридичні та фізичні особи-підприємці, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафу у випадках: фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час в разі фактичного виконання роботи в повний робочий час, встановлений на підприємстві та виплати заробітної плати (винагороди), без начи хування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та податків - в тридцятикратному розмірі мінімальної заробітної плати (у даний час - 36 540 грн.), встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення.
Наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 року №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» затверджено форми первинної облікової документації підприємств, установ, організацій, а саме:
№ П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом на роботу»;
№ П-2 «Особова картка працівника»;
№ П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;
№ П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору»;
№ П-5 «Табель обліку використаного робочого часу»;
№ П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника»;
№ П-7 »Розрахунково-платіжна відомість (зведена)».
У наказі про прийом на роботу працівник повинен зробити запис: «З наказом ознайомлений», поставити свій підпис і дату ознайомлення. У такому наказі також можна відобразити підтвердження проходження вступного інструктажу з охорони праці, оскільки такий інструктаж обов'язковий, а відповідні журнали і необхідна документація з охорони праці не завжди складається на підприємстві в повній відповідності з вимогами нормативних актів.
Кожному з наказом присвоюється відповідний порядковий номер і після підписання наказ реєструється в спеціальному журналі обліку наказів з кадрових питань. Такий журнал (книга) повинен бути прошитий, пронумерований, скріплений печаткою та підписом посадової особи. Заяви працівників та інші документи, які згодом стають підставою для винесення розпорядчих актів також, в обов'язковому порядку, варто реєструвати в загальному журналі вхідної документації або журналі вхідної документації з кадрових питань. В даному випадку форми реєстрації обираються підприємством в залежності від обсягу документообігу.
Далі накази приєднуються до справи згідно з затвердженою номенклатурою справ кадрової служби.
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів затверджений Наказом Мін'юсту України від 12.04.2012 № 578/5.
Реєстрації підлягають накази про звільнення (припинення трудового договору), преміювання, компенсації, відрядження, відпустку, а також документи, на підставі яких вони видані. Крім журналів реєстрації кадрової та нормативно-розпорядчої документації передбачається ведення Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них і штатно-посадової книги. Відповідні дані про відпустки, призначення, переведення, звільнення вносяться до особової картки ф. П-2.
Щодо ведення особових справ працівників нагадаємо, що Постановою Кабінету Міністрів №731 від 25.05.98 затверджено Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади.
Загальноприйнятим є формування особової справи з наступних документів в такій послідовності: опис документів; доповнення до особового листу обліку кадрів; особистий листок обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту; медична довідка про стан здоров'я за формою встановленою МОЗ (в разі проходження особою спеціальної перевірки); заяву про прийом на роботу (контракт); виписка з рішення конкурсної комісії (у разі проходження комісії); наказ про прийом на роботу; згода працівника про включення його даних до бази персональних даних та обробку персональних даних з метою ведення кадрового діловодства з підписом працівника.
У висновку відзначимо, що освітлені в даній статті вимоги до ведення кадрової інформації є узагальненим. Залежно від специфіки роботи і видів економічної діяльності підприємства слід приводити кадровий облік відповідно до діючих спеціальним нормативним актам.
Порядок і повнота кадрової документації, а також допуск до її відання кваліфікованих фахівців стане запорукою успішного проведення кадрової політики компанії в цілому.
