План уроку:
Питання про те, як правильно вести облік касових операцій за допомогою комп'ютера, зустрічається досить часто. Давайте подивимося, які кошти передбачені у типовій конфігурації "1С: Бухгалтерія для України" для автоматизації цієї ділянки роботи.Чинними нормативними документами передбачено ведення обліку готівкових грошових коштів за допомогою комп'ютера. Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджені Наказом №511, допускає ведення первинних касових документів за допомогою комп'ютера. Пункт 3.11 Положення №722 згадує про можливість автоматизованого ведення журналу реєстрації первинних касових документів, а п. 4.4 визначає вимоги до програмного забезпечення, яке використовується для ведення касової книги, а також до зберігання друкованих форм і електронного подання касової книги.
1 Наказ №51 - Наказ Міністерства статистики України від 15.02.96 р №51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій".2 Положення №72 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 19.02.2001 р №72.
У програмі "1С: Бухгалтерія для України" для бухгалтерського обліку готівкової валюти використовуються рахунки 301 "Каса в національній валюті" і 302 "Каса в іноземній валюті".
Аналітичний облік на цих рахунках організований за допомогою субконто "Наши грошові рахунки". Це дворівневий довідник (рис. 1), відкрити який можна через меню Довідники / Рахунки нашої фірми. Крім основної каси, підприємство може мати підрозділи, які здійснюють операції з готівкою з оформленням прибутковими та видатковими касовими ордерами, розташовані окремо від нього, які також зобов'язані мати свою касу і вести окрему касову книгу.
Малюнок 1
Тоді, крім елемента "Основна каса", слід ввести додатково стільки кас, скільки таких підрозділів. Крім того, за кожною іноземною валютою в касі підприємства ведуться окрема касова книга й аналітичні облікові регістри. Тому необхідно ввести в довідник стільки елементів, скільки в касі підприємства валют (наприклад "Каса (GBP)", "Каса (FFR)"). Для кожної каси в довіднику вказується рахунок обліку і валюта з довідника "Валюти". Значення останніх номерів касових документів програма буде заносити в довідник самостійно.
У програмі для оформлення надходження і видачі готівкових коштів, в тому числі валютних, використовуються документи "Прибутковий касовий ордер" і "Видатковий касовий ордер" (нумерація ордерів ведеться по кожній касі незалежно). Для формування касової книги використовується звіт "Касова книга" (може бути сформована за кожною касою окремо і по всіх касах підприємства в національній валюті). Для побудови журналу-ордера №1 і відповідної відомості використовується стандартний звіт "Журнал-ордер по субконто".
Щоб автоматично сформувати касову книгу, в типовій конфігурації константа Проводки по касі тільки касовими ордерами повинна мати значення так. У своїх уроках ми завжди використовували значення немає і дозволяли створення проводок по касі іншими документами. У цьому випадку звіт формується, але не передбачено автоматичне визначення номерів витратних ордерів для проводок, породжених іншими документами. Тому значення константи в навчальних цілях ми поміняли, однак нагадаємо, що воно повинно бути вибрано тільки один раз при початку обліку.
Розглянемо приклад ведення обліку касових операцій.
Приклад: 30.01.2002 р з основного розрахункового рахунку в касу підприємства надійшло 394,94 грн для виплати заробітної плати та 250 USD для видачі під звіт працівникові, що відряджається за кордон.
В цей же день заробітна плата була виплачена і валюта видана під звіт.
Курс USD в цей період склав на дату останньої операції: 22.01 - 5,3262 грн, 30.01 - 5,3222 грн (наведено умовний курс долара США). Залишок на розрахунковому рахунку - 3680 USD, в касі - 20 USD.
Ведення історії курсу валют
При обліку готівкової валюти в касі необхідно відобразити в обліку різниці, що виникають за рахунок коливання курсу. У програмі передбачений автоматичний розрахунок курсових різниць в бухгалтерському обліку та облік доходів (збитків) від зміни курсу іноземної валюти щодо курсу гривні. Інформація про історію зміни курсу за датами зберігається в періодичних реквізитах Курс НБУ і Кратність в довіднику "Валюти". Підготуємо цей довідник.
Щоб внести курс валюти USD за потрібні дати, відкриємо довідник "Валюти" (меню Довідники / Валюти) і виберемо в списку валюту "Долар США". Натискання кнопки Історія в вікні списку (рис. 2) викличе історію курсу валюти. Кнопки Додати, Змінити, Видалити, Видалити на дату використовуються для додавання або виправлення записів. Зверніть увагу, що для долара США встановлюється курс за 100 одиниць, це зазначено в реквізиті Кратність. Таке уявлення зроблено для підвищення точності розрахунків.
малюнок 2
Програма дозволяє завантажити курси валют через Інтернет з сайту finance.com.ua. Для цього призначена обробка Завантаження курсів валют, доступна в меню Сервіс (рис. 3). Викликати її можна натисканням кнопки Завантажити в формі довідника "Валюти".
малюнок 3
У діалогової формі потрібно відзначити валюти, для яких будемо завантажувати курси, і вказати потрібний період. Перед завантаженням переконайтеся, що ваш комп'ютер має встановлений доступ в Інтернет.
При підготовці уроку ми завантажили історію курсу долара з сервера finance, але курс за цікавлять нас дати виявився настільки стабільним, що довелося внести в довідник умовні значення, якими ми користуємося в прикладі. Після підготовки довідника можна приступати до оформлення касових операцій.
Обговорити на форумі Дт-Кт "Автоматизація бухгалтерського обліку"
