- Увага! Ви знаходитесь на професійному сайті зі спеціалізованим юридичним контентом. Для читання статті...
- Статті по темі в журналі «Трудові спори»
- Термінове повідомлення для юриста! В офіс прийшла поліція
- Відносно документів ГОСТ з діловодства вводить в 2018 році нові правила оформлення
- Копії трудових також запевняють за новими правилами
З 1 липня 2018 року оформляти документи потрібно буде за правилами нового ГОСТу з діловодства та документообігу. Стандарт повинен був почати діяти влітку 2017 року, але введення змін відклали.
Увага! Ви знаходитесь на професійному сайті зі спеціалізованим юридичним контентом. Для читання статті може знадобитися реєстрація.
Читайте в нашій статті:
З 1 липня 2018 року набирає чинності новий ГОСТ з діловодства та документообігу, ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Зміни в сфері оформлення документів торкнуться всіх компаній, незалежно від їх роду діяльності. Нові правила будуть діяти замість правил ГОСТ Р 6.30-2003 .
Статті по темі в журналі «Трудові спори»
Відповідно до Держстандарту 2018 року в діловодстві почнуть використовувати нові реквізити і відмовляться від декількох колишніх
За вимогами попереднього стандарту використовували 30 різних реквізитів. Більшість реквізитів не поміняється, і загальне число залишається 30. Але частина їх об'єднали, деякі прибрали і додали кілька нових.
За новим ДСТУ при оформленні документів з 1 липня 2018 року застосовуватимуть:
- «Найменування структурного підрозділу - автора документа» (06). Позначку роблять в документі, який оформляє даний підрозділ, під назвою компанії. Найменування краще писати великими літерами. Наприклад, якщо документ оформляє бухгалтер, вказують: «БУХГАЛТЕРІЯ».
- «Найменування посади особи - автора документа» (07). Під назвою організації вказують творця документа. Наприклад: «ГЕНЕРАЛЬНИЙ ДИРЕКТОР».
- «Гриф обмеження доступу до документа» (14). Таку оцінку будуть ставити, якщо даний документ можуть використовувати тільки деякі особи. Наприклад, якщо він відноситься до комерційної таємниці . Гриф проставляють у верхньому правому куті на першому аркуші документа, на кордоні верхнього поля. Про те, які грифи обмеження доступу використовує компанія, потрібно скласти окремий локальний акт .
- «Відмітка про електронного підпису »(23). Її потрібно поставити в місці, де в паперовій версії поставили б звичайну підпис. У реквізиті обов'язково повинні бути присутні кілька елементів. Це текст «Документ підписаний електронним підписом», номер сертифіката ключа підписи , ПІБ власника і термін дії сертифіката.
Термінове повідомлення для юриста! В офіс прийшла поліція
З ГОСТу прибрали частину реквізитів, з 1 липня 2018 року ці фірми не знадобляться організаціям при оформленні документів
У новому стандарті ряд реквізитів об'єднали, а інші виключили. Змінилося відповідність деяких номерів реквізитами. Наприклад, за колишніми правилами застосовували 04 - «Код організації», 07 - «Код форми документа». Тепер під номером 04 - «Код форми документа». «Код організації», а також свідоцтво про Державну (05) та ІПН / КПП (06) об'єднали зі «Довідковими даними про організацію», номер 08, а не 09, як раніше. Об'єднали колишні реквізити 01 і 02: тепер існує єдиний реквізит «Герб» (01). Сюди віднесли герб РФ, герби суб'єктів РФ, геральдичні знаки та герби муніципальних утворень.
У реквізиту «Віза узгодження документа» був номер 24. Тепер цей реквізит називається «Віза», номер присвоїли 21. Реквізит «Ідентифікатор електронної копії документа» (30) використовувати більше не будуть. Реквізит «Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)» (03) розділили на два різних: «Емблема» (02) і «Товарний знак (знак обслуговування)» (03). Є й інші зміни.
Відносно документів ГОСТ з діловодства вводить в 2018 році нові правила оформлення
Крім списку реквізитів, скоригували їх склад і вимоги до оформлення:
- Реквізит «Адресат» (15). Його склад розширили. Якщо компанія відправляє звичайний лист, в реквізиті все одно проставляють адреса електронної пошти. А ось якщо лист піде по факсу або е-mail, не потрібно відзначати повну адресу одержувача, досить номера факсу або електронної адреси. У листи посадових осіб можна ставити «пану» або «пані».
- Реквізит «Відмітка про виконавця» (25). Тут потрібно прописати повністю прізвище, ім'я, по батькові виконавця, а також вказати номер його телефону. Також відомості про виконавця можна доповнити назвою його посади, зазначенням підрозділу, де він працює, електронною адресою.
- Реквізит «Дата документа» (10). Якщо місяць в документі позначають словом, а не цифрами, день можна написати без нуля. Наприклад: «5 червня 2018 року», а не «05 червня 2018 року».
Також згідно ГОСТ з 01.07.2018 в діловодстві почнуть діяти нові правила щодо оформлення документів. Для тексту переважно використовувати:
- шрифти Times New Roman (розмір 13-14), Arial (розмір 12-13), Verdana (розмір 12-13), Calibri (14);
- інтервал 1-1,5;
- відступ 1,25 см.
Сторінки документів повинні бути пронумеровані, якщо їх більше однієї. Нумерують в середині поля на відстані не менше 1 см від верхнього краю аркуша. Припускають двосторонній друк документа. При цьому ліве поле на лицьовій стороні і праве на зворотному повинні збігатися по ширині.
Копії трудових також запевняють за новими правилами
ГОСТ з діловодства вводить в 2018 році нові правила для посвідчення копій трудових книжок:
- Позначку про завірення ставлять в копії документа під реквізитом «Підпис» або в нижньому краю паперу, якщо документ без підпису.
- На копіях для внутрішнього користування ставлять «Вірно», вказують посаду котрий запевняє і дату засвідчення. Також посвідчує розписується і робить розшифровку підпису.
- На копіях для зовнішнього користування потрібно вказати місце зберігання оригіналу трудової. Позначку про завірення слід підкріпити печаткою або штампом компанії. Штамп виготовляють спеціально для запевнення таких копій: в його тексті вказується той же адресу зберігання оригіналу, що і в самій копії.
- Відбиток печатки в копії не повинен стикатися з підписом. Потрібно, щоб друк «лягла» на частину назви посади (не менше 80%). Відбиток не можна ставити між посадою завірив і його прізвищем.
