Доповідна записка: тонкощі складання та оформлення

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Для чого потрібен документ
3. хто складає
4. Що потрібно писати
5. Як правильно оформити доповідну записку
6. Оформляйте доповідні записки за правилами ГОСТу
7. Чим відрізняється службова записка від доповідній
8. Для чого потрібен документ
9. хто складає
10. Що потрібно писати

У статті розповідається, як скласти і оформити доповідну записку, а також наводяться універсальні шаблони записок.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для чого потрібна доповідна записка

Керівник не завжди може особисто зафіксувати подію або порушення працівником трудової дисципліни. Як правило, про таку ситуацію йому доповідають співробітники, які були присутні при події, або колеги порушника. У деяких компаніях обов'язок повідомляти про інциденти та порушення правил роботодавці закріплюють в локальних актах.

Багато фахівців, особливо працюють на державних підприємствах, вважають доповідні формальністю, відлунням бюрократії, віднімають час і місце. Проте, це поширена думка багато в чому помилково. У деяких випадках дотримання подібних формальностей може захистити співробітника від несправедливості з боку роботодавця, допомогти підстрахуватися від можливих неприємностей. Як показує практика, усні прохання не завжди сприймаються всерйоз і швидко забуваються. Офіційне звернення підтверджує сам факт взаємовідносин. Воно реєструється як вихідний документ, тому менш імовірно, що воно загубиться. Крім того, такий підхід свідчить про серйозність намірів працівника, його відповідальне ставлення до роботи.

Довідка

Для чого потрібен документ

Якщо ситуація вимагає конкретних рішень, наприклад, залучити порушника до дисциплінарної відповідальності, усного повідомлення недостатньо. Співробітник зобов'язаний доповісти про подію в письмовому вигляді. Для цього використовують доповідну записку . Працівники пишуть її як за своїм бажанням, так і на вимогу. Адресують документ керівнику підрозділу або організації.

Уніфікованих форм записок немає. Тому організація може розробити власний шаблон і включити в нього реквізити за рекомендаціями ГОСТ Р 6.30-2003.

хто складає

З позиції відділу кадрів, доповідні діляться на вхідні та вихідні. У першому випадку їх складають співробітники інших відділів, а в другому - записки оформляє сам кадровик. Так, працівники відділу кадрів можуть проінформувати генерального директора про порушення лінійними керівниками встановлених правил, наприклад, про несвоєчасну здачу табелів обліку робочого часу. Однак частіше в відділ кадрів потрапляють доповідні лінійних керівників. Вони повідомляють, що співробітники не дотримуються дисципліни, і вимагають вжити заходів, наприклад, усунути від роботи, винести дисциплінарне стягнення.

Що потрібно писати

текст доповідної записки складається з двох або трьох розділів. У першому викладають причини, обставини, факти або події, які послужили приводом її написати. У другому розділі укладач аналізує ситуацію і призводить можливі варіанти вирішення. Залежно від ситуації, другий розділ може бути відсутнім. У третьому розділі автор вказує висновки і пропозиції про конкретні дії, які, на його думку, необхідно зробити (зразок нижче).

1. Посада керівника, прізвище та ініціали.
2. Посада укладача, прізвище та ініціали.
3. Заголовок документа.
4. Працівник повинен вказати посаду і прізвище учасників події, де відбулася подія, в яких виразилося порушення, до яких наслідків призвело.
5. Співробітникові потрібно перерахувати наслідки, зробити висновки і вписати пропозиції щодо вирішення питання.
6. Найменування посади укладача, підпис, ініціали, прізвище.

Читайте також:

Як правильно оформити доповідну записку

Складають записки на звичайному аркуші паперу формату А4. Обов'язково залишають поля - не менше 10 мм по правому краю і не менше 20 мм - по іншим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Це важливо, тому що документ потім потрібно підшити в справу для зберігання. Якщо документ займе більше однієї сторінки, їх нумерують. Номер сторінки вказують зверху посередині верхнього поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Припустимо писати документ від руки, але частіше використовують друковану форму.

Після того як склали або отримали доповідну, зареєструйте її в журналі обліку внутрішньої документації. Він може бути як в паперовому, так і в електронному вигляді. Вкажіть дату, коли документ надійшов або коли його відправили, а також реєстраційний номер. В інструкції з діловодства роботодавець визначає, де привласнювати реєстраційний номер документа: за місцем, де документ склали або де отримали. Як правило, щоб привласнити номер, використовують хронологічний порядок складання документації, літерне позначення структурного підрозділу.

Пояснювальна записка про запізнення працівника, відсутності його на робочому місці разом з актом, поясненнями співробітника і поясненнями колег служить підставою для дисциплінарного стягнення, в тому числі і звільнення, тому повинна бути складена коректно. Щоб працівники менше допускали помилок в доповідних, розробіть і затвердите шаблон, який вони зможуть використовувати в подальшому.

Оформляйте доповідні записки за правилами ГОСТу

Документ повинен мати в правому верхньому куті шапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Тут потрібно вказати найменування адресата та упорядника. Також при необхідності можна вписати найменування структурного підрозділу, щоб керівник зміг ідентифікувати, звідки надійшов документ. Нижче по центру потрібно вказати назва структурного підрозділу (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Під найменуванням вкажіть місце, де склали документ, дату і реєстраційний номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Нижче впишіть заголовок, який відображає короткий зміст документа. ГОСТ допускає їх розташування як по центру, так і по лівому краю документа. Далі йде текст документа і додатки (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обов'язково повинна стояти підпис (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Корисні поради, як скласти доповідну записку, можна знайти в статті «Що ви тут понаписували». Використовуйте наші шаблони для ідеальних доповідних і служебок

Чим відрізняється службова записка від доповідній

Службова записка за призначенням близька до доповідної, але має виключно внутрішній характер.

Довідка

Для чого потрібен документ

службові записки складають, коли потрібно вирішити внутрішні робочі питання технічного, інформаційного, організаційного або господарського характеру. Наприклад, фахівець відділу кадрів може направити службову записку керівникам структурних підрозділів з пропозицією поліпшити контроль над дотриманням трудової дисципліни працівниками.

хто складає

Службові записки забезпечують зв'язок структурних підрозділів між собою. Цей документ становить працівник або начальник підрозділу на ім'я керівника або фахівця іншого підрозділу. На відміну від доповідної, службову записку працівник може адресувати іншого співробітника, якщо їх посади знаходяться на одному рівні.

Що потрібно писати

Текст службової записки складається з двох розділів. У першому розділі вказують обґрунтування звернення. У другому - суть записки: пропозиції, прохання, заявки. Службові записки оформляють і реєструють так само, як і доповідні (зразок нижче). Щоб працівники не плуталися, що писати в документі, кому адресувати, зрозуміло викладали прохання, затвердите шаблон документа.

1. Посада керівника, прізвище та ініціали.
2. Посада укладача, прізвище та ініціали.
3. Заголовок документа.
4. Працівник повинен вказати причину звернення, наприклад, можливу проблему або ситуацію, яка вже сталася.
5. Співробітникові потрібно перерахувати прохання, побажання, заявки, терміни, коли їх потрібно виконати і які наслідки можливі, а якщо наслідки настали, пропозиції, як їх усунути.
6. Найменування посади укладача, підпис, ініціали, прізвище.

Підведемо підсумки

Доповідну використовують, коли керівник повинен прийняти рішення по ситуації, яку особисто він не може зафіксувати. Документ забезпечує зв'язок між керівництвом і співробітниками по вертикалі від низу до верху.

Якщо ситуація вимагає конкретних рішень, наприклад, залучити порушника до дисциплінарної відповідальності, усного повідомлення недостатньо. Співробітник зобов'язаний доповісти про подію в письмовому вигляді. Для цього використовують доповідну записку .

Складають записки на звичайному аркуші паперу формату А4. Після того як склали або отримали доповідну, зареєструйте її в журналі обліку внутрішньої документації. Пояснювальна записка про запізнення працівника, відсутності його на робочому місці разом з актом, поясненнями співробітника і поясненнями колег служить підставою для дисциплінарного стягнення, в тому числі і звільнення, тому повинна бути складена коректно.

Службова записка допомагає вирішувати господарські, організаційні та інші внутрішні питання, але на відміну від доповідної забезпечує взаємодію в компанії в двох напрямках: інформація йде від низу до верху від працівників до керівництва або між підрозділами.

Читайте також:

1. Доповідна або службова?
2. Основні види документів організації у 2017 році
3. Пояснювальна записка