Ревізія і контроль в бюджетній установі

1. Ревізори перевірять, як установа завершила бюджетний рік
2. Поки ревізія не розпочалася ...
3. Коли йде ревізія, а інформацію приховали ... Даремно
4. Без програми - ревізія не відбудеться
5. Ревізія основних засобів
6. Ревізія за рішенням суду

Те, як установа використовує бюджетні кошти в процесі господарської діяльності, перевіряє Держаудітслужба. Щоб ревізія не злякала бухгалтера, надамо практичні поради і наведемо приблизну програму ревізії фінансово-господарської діяльності установи.

Зміст статті:

Ревізія це звичайне явище для багатьох установ. Тому більшість бухгалтерів знає, який державний орган її проводить.

Так, уряд створив Державну аудиторську службу України (далі - Держаудітслужба), реорганізувавши Державну фінансову інспекцію України. Ця служба повинна забезпечити формування і реалізацію державної політики у сфері державного фінансового контролю. Положення про Державну аудиторської службі України затверджене постановою КМУ від 03.02.2016 № 43 (Далі - Положення № 43).

Державний фінансовий контроль в відповідно до Положення № 43 Держаудітслужба реалізує через:

• державний фінансовий аудит
• перевірку державних закупівель;
• інспектування, тобто ревізії.

Дійсно, інспектування, як зазначено в абзаці першому статті 4 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.1993 № 2939-XII (Далі - Закон № 2939), ревізори проводять у формі ревізій. Для цього і відбувається ревізія і контроль, де ревізори повинні проявити не тільки факти порушення законодавства, але і встановити винних у їх допущенні посадових і матеріально відповідальних осіб.

Ревізори перевірять, як установа завершила бюджетний рік

Бухгалтер повинен підготуватися, щоб правильно і своєчасно скласти річну фінансову та бюджетну звітність. Ще є час проаналізувати діяльність установи за рік і виправити помилки. Пам'ятайте: ще кілька робочих днів, і, як кажуть в народі: «Прожите, що пролите - не повернеш». Як успішно завершити бюджетний рік і що перевіряти ревізори?

Втім, порушення під час ревізії можна уникнути, якщо керівник установи і бухгалтер знати:

• як себе вести;
• документи вимагати у ревізорів;
• що можна говорити ревізорам;
• як правильно діяти при ревізії.

А головне - як ревізори готуються до ревізії, що перевіряють і які порушення вносять в акт ревізії .

Поки ревізія не розпочалася ...

Щоб якісно провести перевірку, ревізор тчательно дотримується послідовності, яку визначає план ревізії. Так, щоб встановити найбільшу кількість порушень, ревізор глибоко і всебічно досліджує матеріали і документи про діяльність об'єкта контролю, який він ревізується. Для цього він обробляє нормативно-правові акти, що регулюють сферу діяльності об'єкта контролю, зокрема відстежує дати їх прийняття, внесення змін, втрату сили.

Такими діями ревізор визначає:

• основні види діяльності об'єкта контролю;
• структуру, особливості порядку використання коштів за окремими бюджетними програмами;
• підстави для надання платних послуг.

На наступному етапі підготовки до ревізії ревізори аналізують матеріали контрольних заходів (акти ревізій, акти перевірок державних закупівель, аудиторські звіти), проведених на об'єкті контролю за попередній ревізійної період. Завдяки такому аналізу ревізія дозволяє виявити типові для зазначеного об'єкта порушення, ризикові напрямки діяльності та визначити стан усунення порушень.

При аналізі матеріалів попереднього контрольного заходу перевірять порушення, які під час попередньої ревізії виявили перевіряючі. Якщо установа їх не усунуло, то ревізори обов'язково візьмуть письмові пояснення у керівника чи інших відповідальних осіб об'єкта контролю.

Також бувають випадки, коли установи навіть після зафіксованих в актах ревізії порушень не роблять висновків і продовжують порушувати зазначені в актах ревізії нормативно-правові акти.

Тому періодично читати акти попередніх ревізій варто не тільки ревізорам, але і посадовим особам установи.

Далі - ревізори опрацьовують інформацію, яку отримали від фінансових органів та органів Казначейства.

Ці органи повинні надати за запитами ревізорів інформацію:

• як об'єкт контролю використовував бюджетні кошти;
• відкриті рахунки, операції на реєстраційних рахунках в органах Казначейства;
• взяті зобов'язання;
• стан дебіторської та кредиторської заборгованості.

Коли йде ревізія, а інформацію приховали ... Даремно

Бухгалтер іноді під час ревізії хоче приховати від ревізорів якісь відомості. Наприклад:

• деякі виписки з реєстраційних рахунків, відкритих в органах Казначейства;
• суму заборгованості, яка була відображена в звітності.

Такі дії бухгалтера не дадуть бажаного результату. важливо правильно усувати порушення під час і після ревізії .

Ревізія бюджетної установи ще не почалася, а ревізори на підставі запитів вже володіють інформацією про те, як виконувався бюджет об'єкта контролю і єдину мережу розпорядників і одержувачів бюджетних коштів. У такій інформації вже є суми отриманих бюджетних коштів та касових видатків установи в розрізі КФКВ і років, які підлягають ревізії за загальним і спеціальним фондами.

Якщо за даними бухгалтерського обліку установи та отриманих запитів ревізія встановить розбіжності, бухгалтеру доведеться надавати пояснення.

Також ревізори під час підготовки до ревізії беруть до уваги інформацію про можливі факти порушень, сумнівні операції:

• з доручень правоохоронних органів;
• звернень громадян (зокрема під час прийому громадян),
• по телефону довіри,
• від підприємств, установ і організацій, що мали відносини з об'єктом контролю в процесі фінансово-господарської діяльності.

Крім того, ревізори досліджують інформацію, яка може стосуватися діяльності об'єкта контролю, на офіційних сайтах державних органів. Також ревізори аналізують інші наявні в відомості в інтернеті або ЗМІ. І можуть дізнатися все про проблеми в діяльності об'єкта контролю, факти порушень i зловживань у фінансовій сфері, про неефективне управління державним майном, щоб ревізія відбулася максимально об'єктивно.

Якщо ж у вільному доступі такої інформації не буде, ревізори озброяться пунктом 6 Порядку проведення інспектування Державною аудиторською службою, її територіальними органами, затвердженого постановою КМУ від 20.04.2006 № 550 і надішлють письмове звернення органам державної влади, місцевого самоврядування, підприємствам, установам і організаціям про надання інформації, що стосується діяльності та фінансового стану об'єкта контролю.

Поради від колишнього ревізора

Рівізор, який отримав направлення на ревізію, йде в бюджетна установа з упевненістю, що зафіксує в акті ревізії досить порушень, щоб встановити винних осіб і застосувати до установи заходи впливу.

Він відчуває себе впевнено, тому що знає все типові порушення, які допускають в роботі бухгалтери бюджетних установ через недотримання норм законодавства. І знає з досвіду попередніх ревізій, як бояться перевірок посадові особи установи. Тому і маємо на практиці численні порушення не тільки через недотримання норм законодавства, а й з-за страху і невміння відстояти свої позиції. Тому не нехтуйте рекомендаціями про те, як відчувати себе впевнено, якщо на носі ревізія .

Без програми - ревізія не відбудеться

Керівник ревізійної групи аналізує діяльність об'єкта контролю і визначає питання, які вносять в програму ревізії. А ще визначає:

• терміни проведення ревізії,
• кількість ревізорів,
• ризикові господарські операції об'єкта контролю, які заслуговують ретельної перевірки під час ревізії.

Програма ревізії складається у двох примірниках. У ній - найменування об'єкта контролю, тема, період та питання, що підлягають ревізії.

Якщо об'єкт контролю - бюджетна установа, програма ревізії повинна бути складена за Примірної програмі ревізії фінансово-господарської діяльності, затвердженої наказом Держфінінспекції від 14.03.2014 № 80 .

Тобто ревізори беруть за основу приблизну програму. Які можуть бути питання в програмі ревізії - см. В зразку.

Так, в програмі ревізії є перелік питань, які досліджують всю фінансово-господарську діяльність установи. Зокрема, контроль за своєчасністю розгляду і затвердження кошторисів, планів асигнувань.

Ревізія основних засобів

На особливу увагу ревізорів заслуговують основні засоби . Ці питання визначають в програмі ревізії.

Ревізори перевіряють:

• призначені чи наказом керівника бюджетної установи особи, відповідальні за збереження основних засобів та інших необоротних матеріальних активів;
• укладені з ними договори про матеріальну відповідальність;
• як установа проводить інвентаризацію, в тому числі основних засобів.

Ревізія за рішенням суду

Якщо ревізію проводять за рішенням суду, прийнятим на підставі клопотання слідчого, прокурора для забезпечення розслідування під час кримінального провадження, питання програми ревізії складають з урахуванням рішення суду (клопотання слідчого, прокурора).

Програма ревізії з ініціативи керівника ревізійної групи може бути відкоригована в ході ревізії за результатами дослідження окремих документів об'єкта контролю.

Резюмуючи

Як бачимо, ревізори ретельно готуються до ревізії:

• вивчають нормативну базу,
• аналізують матеріали контрольних заходів,
• надсилають запити.

Тобто ще не переступивши порога установи, вони націлені виявити найбільшу кількість порушень. Бухгалтери повинні знати, що ревізори, за участю яких відбувається ревізія, всебічно озброєні інформацією. Усвідомлюючи це, бухгалтер повинен також озброїтися знаннями: нормами, фактами, аргументами. А найголовніше - бути обізнаним про типові порушення, які фіксують ревізори в актах ревізії, під час: