Дебет-Кредит № 39 (25.9.2006)
Суть справи :: Бухгалтерський облік
Увага! архівна публікація
Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.
Стаття 121 КЗпП гарантує працівникам право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями, зокрема добових за час перебування у відрядженні, вартості проїзду до місця призначення і назад та витрат по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством. Розглянемо особливості виплати працівникові коштів на відшкодування зазначених витрат (кошти на відрядження) згідно з чинним законодавством на прикладі окремих проблемних питань, що виникають на практиці.
Добові витрати
Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Зразок
Розрахунок витрат на відрядження
Підстава: наказ (Розпорядження) від 13.07.2006 р. №17
Відряджені особи: Іванов І.П., інженер
Термін відрядження: 11.09 - 13.09 (3 дні)
Місце відрядження: м. Санкт-Петербург (Росія)
Сума авансу:
1) добові: 280 грн х 3 дні = 840 грн.
840 грн: 5,05 = 166 дол. США.
2) Авіаквитки: 339 дол. США.
3) готель: 2,5 доби х 100 дол. США = 250 дол. США.
4) на відшкодування других витрат відповідно до законодавства (збори, проїзд до аеропорту ТОЩО): 20 дол. США.
РАЗОМ: 775 дол. США.
Бухгалтер: ________________
(Підпис)
Відомо, що пп. 5.4.8 Закону про прибуток дозволяє включати до валових витрат витрати на відрядження працівників і членів органів управління в складі фактичних витрат на дозволені цілі, а також добові витрати в межах встановлених норм.
Добові витрати - це окремий вид витрат, які не потребують спеціального документального підтвердження, призначених на оплату харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесених у зв'язку з її відрядженням. Так, добові витрати в межах граничних норм, встановлених Постановою №663, включаються до валових витрат платника податку. Зараз діють такі граничні норми добових витрат на відрядження (див. Таблицю 1).
Таблиця 1
Норми добових витрат *, грн
Кількість разів харчування, включених в рахунок в готеліУ межах УкраїниЗа кордон
не включено 25 280 одноразове 20 224 дворазове 15 154 триразове 10 98 * Для державних службовців та працівників бюджетних установ і організацій Постановою №663 встановлено менші розміри добових витрат, а також вказані граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення за добу (в доларах США).
Таблиця 2
Бухгалтерські проводки з обліку витрат на відрядження
№ п / пЗміст операціїБухгалтерський облікПодатковий облікД-тК-т
1. Отримано кошти з рахунку в банку на відрядження: у гривнях 301 311 - в валюті 302 312 - 2. Видано аванс на відрядження: у гривнях 372 301 - в валюті 302 - 3. Перераховано аванс на рахунок для використання із застосуванням корпоративної платіжної картки 313 311 - 4. Відображено зняття (витрачання) коштів підзвітною особою з рахунку корпоративної платіжної картки 372 313 - 5. Затверджено авансовий звіт 23, 91, 92, 93, 94 372 ВР 6. На суму податкового кредиту з ПДВ 641 372 - 7. Повернуто підзвітною особою в касу ост ток коштів, не використаних у відрядженні: в гривнях 301 372 - в валюті 302 - 8. Виплачено з каси перевитрата 372 301 -
Якщо підприємства запроваджують обмеження в розмірах добових витрат (такі обмеження, відповідно до Інструкції №59, можуть вводитися наказом керівника підприємства, незалежно від форми власності), - їх суми не можуть бути нижчими від передбачених для державних службовців і працівників бюджетних установ (п. 11 -1 Постанови №663).
Нагадаємо, що добові виплачуються за кожен день відрядження. День вибуття у відрядження і день прибуття до місця постійної роботи зараховуються при визначенні розміру добових як два дні. Якщо відрядження розпочинається, триває або завершується у вихідний день, добові за ці дні виплачуються на загальних підставах.
Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту (село, селище або місто). Їх сума визначається:
- у разі відрядження в межах України та країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з відмітками сторони, що відряджає та приймаючої сторони на посвідченні про відрядження;
- у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, - згідно з відмітками органів прикордонного контролю у паспорті або його замінює (т. Е. При відрядженнях в такі країни позначки в посвідченні про відрядження не є обов'язковими).
У разі відсутності зазначених відміток, відповідно до Закону про прибуток, добові витрати не включаються до валових витрат, а відповідно до Інструкції №59 - взагалі не виплачуються.
На практиці часом виникають питання щодо порядку розрахунку добових витрат при відрядженнях за кордон у разі пересадки на інший транспортний засіб на території України, а також коли дата вибуття у відрядження і / або дата повернення не збігаються з датами за відмітками в закордонному паспорті. Розглянемо приклади.
Приклад 1 Відрядження зі Львова до Мюнхена з пересадкою на літак в Києві:
- виїзд зі Львова до Києва - 11.09;
- прибуття в Київ - 12.09;
- виліт з Києва до Мюнхена - 12.09 (відмітка в закордонному паспорті);
- повернення з Мюнхена до Києва 13.09 (відмітка в закордонному паспорті);
- виїзд з Києва до Львова - 13.09, прибуття до Львова - 14.09.
Термін відрядження - 4 дня; добові виплачуються за 11 і 14 вересня - як за відрядження в межах України; за 12 і 13 - як за кордон: 2 х 25 + 2 х 280 = 610 грн.
Приклад 2 Відрядження з Києва до Берліна поїздом:
- виїзд з Києва до Берліна - 11.09;
- перетин державного кордону - 12.09 (відмітка в закордонному паспорті);
- прибуття в Берлін - 13.09;
- виїзд з Берліна - 14.09;
- перетин державного кордону - 15.09 (відмітка в закордонному паспорті);
- прибуття в Київ - 16.09.
Термін відрядження - 6 днів; добові виплачуються за 11 і 16 вересня - як за відрядження в межах України; за 12 - 15 - як за кордон: 2 х 25 + 4 х 280 = 1170 грн.
Приклад 3 Відрядження з Сімферополя в Санкт-Петербург з пересадкою в Києві:
- вибуття із Сімферополя - 18.09;
- прибуття в Київ - 19.09;
- вибуття з Києва - 19.09;
- прибуття в Санкт-Петербург - 21.09;
- вибуття з Санкт-Петербурга - 23.09;
- прибуття в Київ - 25.09;
- вибуття з Києва - 25.09;
- прибуття в Сімферополь - 26.09.
Термін відрядження - 9 днів; добові виплачуються за 18, 26 вересня - як за відрядження в межах України; за 19 - 25 - як за кордон (оскільки з Росією не встановлено повний прикордонний контроль, з дня пересадки на останній транспортний засіб на території України добові витрати обчислюються як для відряджень за кордон): 2 х 25 + 7 х 280 = 2010 грн.
Приклад 4 Відрядження з Києва до Москви потягом, без пересадки:
- вибуття з Києва - 25.09;
- прибуття в Москву - 26.09;
- вибуття з Москви - 26.09 (в той же день);
- прибуття в Київ - 27.09.
Термін відрядження - 3 дні; добові виплачуються за всі дні - як за відрядження за кордон: 3 х 280 = 840 грн.
Зверніть увагу, що в посвідченні про відрядження вказуються дати прибуття і вибуття не з підприємства, а з населеного пункту, тому в ньому потрібно вписувати дати відправлення відповідних транспортних засобів (якщо вони відправляються після півночі, - вказувати наступний день).
Забезпечення авансом на відрядження
У підприємств не завжди є можливість завчасно отримати кошти в банку для фінансування витрат на відрядження. Тому на практиці нерідко виникають питання про забезпечення працівника авансом перед його відбуттям у відрядження.
Як зазначалося вище, ст. 121 КЗпП гарантує працівникові відшкодування витрат, проте обов'язкове забезпечення його авансом на поточні витрати в розмірах згідно з установленими нормами встановлено підзаконним актом - п. 4 Постанови №663. Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (в останньому разі не забороняється перераховувати працівнику кошти під час його перебування у відрядженні).
До речі, граничний термін, за який (перед початком відрядження) можна видавати аванс на відрядження, законодавством не встановлено (це визнає Мінфін в листі від 06.06.2002 р №041-407-456 / 13-3991). Не встановлено й реальна відповідальність за незабезпечення працівника авансом на відрядження.
Дійсно, незабезпечення працівника авансом на відрядження - порушення законодавства про працю, що тягне за собою адміністративну відповідальність за ч. 1 ст. 41 КоАП1 (у вигляді штрафу від 15 до 50 н.м.д.г.). Однак протоколи про ці правопорушення мають право складати лише уповноважені на це посадові особи органів Мінпраці (ст. 255), а розглядають ці справи районні суди (ст. 221). Тому при відсутності скарги працівника ймовірність притягнення до відповідальності в межах встановленого законом двомісячного терміну (з моменту вчинення) 2 досить низька.
1 Рішенням Конституційного Суду України від 09.07.98 р №12-рп / 98 роз'яснено, що в КЗпП (хоча йшлося про іншу статтю) під терміном «законодавство» маються на увазі і постанови КМУ.
2 Хоча якщо на момент перевірки посадовцями Мінпраці працівникові не повернуто кошти, - таке порушення буде триваючим, і двомісячний термін давності обчислюватиметься з моменту його виявлення.
Для визначення розміру авансу на відрядження рекомендується складати розрахунок (див. Зразок).
У таблиці 2 на с. 23 наведено бухгалтерський та податковий облік витрат на відрядження.
Перерахунок валют при відрядженні за кордон
У разі відрядження за кордон підприємство зобов'язане забезпечити відрядженого працівника коштами в національній валюті країни, куди він прямує, або у вільно конвертованій валюті. При цьому придбання валютних коштів та бухгалтерський облік іноземної валюти здійснюються згідно із законодавством. Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, Iнструкція №59 дозволяє застосувати арифметичне правило округлення до повної одиниці.
Виникають питання з приводу можливості відшкодування витрат на відрядження на закордонне відрядження в гривнях. Їх актуальність підтверджується тим, що нерідко деякі витрати, пов'язані з такими відрядженнями, оплачуються в Україні (квитки в обидва боки, вартість проїзду в аеропорт і т. П.). Крім того, своєчасне забезпечення працівників авансом у валюті може стати проблемою для підприємств, які не мають валютних рахунків.
Відповіді на питання про можливість видачі авансу на закордонне відрядження в гривнях (крім наведеної норми Постанови №663 щодо забезпечення авансом у валюті) чинне законодавство не містить. Тому радимо все ж уникати видачі авансу в гривнях. При таких умовах, на нашу думку, більш прийнятна невидача авансу з подальшим відшкодуванням витрат працівникові (після повернення з відрядження), яке, згідно з пп. 1.2.4 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою Правління НБУ від 26.03.98 р №119, здійснюється в гривнях.
У разі перевитрати коштів (тобто. Е. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти) виплата здійснюється в гривнях за офіційним курсом НБУ на день погашення заборгованості, але не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження (п. 1.17 розділу ІІ Інструкції №59).
Інструкція №59 не передбачає випадків, коли в зазначений термін провести остаточний розрахунок немає можливості (наприклад, відсутність коштів, що може бути, обумовлено недостатністю кошторисних призначень (у бюджетних установ) або іншими обставинами. На нашу думку, виплата працівникові в таких випадках проводиться за курсу НБУ на день фактичного погашення заборгованості. Якщо зміною курсу працівникові завдано збитків, підприємство може (хоча й не зобов'язане) відшкодувати їх в інший спосіб. Увага бухгалтера в такій ситуації сл дме акцентувати на тому, що триденний термін в цьому випадку встановлено не законодавством, а інструкцією, а також що він повинен обчислюватися з дня затвердження авансового звіту керівником (а термін для такого твердження не визначено).
Збереження середнього заробітку
Трудове законодавство (ч. 3 ст. 121 КЗпП) гарантує збереження за відрядженими працівниками місця роботи (посади) і середнього заробітку.
Але в період відрядження працівникам не слід нараховувати заробітну плату (як це нерідко відбувається на практиці) - згідно з Порядком №1001 за цей період йому виплачується середній заробіток виходячи із середньомісячної заробітної плати за останні два календарні місяці роботи, що передують відрядженню. Зазначена виплата належить до фонду оплати праці згідно з пп. 2.1.6 Інструкції зі статистики заробітної плати і відповідним чином оподатковується.
Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається за всі робочі дні тижня (за вихідні дні середній заробіток не виплачується, хоча добові - відшкодовуються в загальному порядку) за графіком, установленим за місцем постійної роботи.
Збереження за працівником посади не виключає можливості в установленому порядку (в разі виробничої необхідності) тимчасового переведення на його посаду іншого працівника або найму тимчасових працівників (на період відрядження) - за строковим трудовим договором.
Оподаткування та відповідальність
Згідно з пп. 4.3.2 Закону про доходи, сума коштів, отриманих на відрядження або під звіт, не включається до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу працівника.
Згідно з пп. 9.10.2 зазначеного Закону, звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою наказом ДПАУ від 19.09.2003 р №440, до закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем, в якому платник податків завершує таке відрядження.
Нагадуємо, що видача під звіт коштів особам, які не відзвітували за раніше видані кошти, забороняється. Порушення цього правила тягне за собою адміністративну відповідальність за ст. 164-2 КпАП України (штраф від 8 до 15 н.м.д.г., а в разі повторного протягом року після притягнення до адмінвідповідальності - від 10 до 15 н.м.д.г.). Справи про правопорушення за цією статтею розглядають посадові особи органів ДКРС (ст. 234-1 КпАП).
Крім цього, Указом №436 / 952 передбачена відповідальність за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у вигляді штрафу в розмірі 25% виданих під звіт сум.
Тому вважаємо за необхідне звернути увагу на той факт, що згідно з п. 22 ч. 1 ст. 92 Конституції, засади цивільно-правової відповідальності, діяння, які є адміністративними або дисциплінарними правопорушеннями, та відповідальність за них визначаються виключно законами України. З урахуванням рішення Конституційного Суду від 30.05.2001 р №7-рп / 2001, а також ст. 217 Господарського кодексу можна зробити висновок, що зазначені питання не можуть регулюватися підзаконними актами.
Крім того, слід звернути увагу, що Закон про доходи розмежовує видачу коштів на відрядження та під звіт, а Указ №436 / 95 встановлює відповідальність тільки в відношенні засобів, виданих під звіт.
Отже, на думку автора, залучення до відповідальності і застосування адміністративно-господарських санкцій на підставі Указу №436 / 95 не законно.
1 Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р №100.
2 Указ Президента України від 12.06.95 р №436 / 95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
Нормативна база
КЗпП - Кодекс законів про працю України.
Закон про доходи - Закон України від 22.05.2003 р №889-IV «Про податок з доходів фізичних осіб».
Закон про прибуток - Закон України від 28.12.94 р №334 / 94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємств».
Постанова №663 - Постанова КМУ від 23.04.99 р №663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».
Інструкція №59 - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р №59.
Олексій КРАВЧУК, юрист, аудитор
Імпортуємо без ПДВ: вексель допоможе 
Суть справи :: Бухгалтерський облік
У світлі новопосталих проблем з бюджетним відшкодуванням можливість «закривати» суми бюджетного відшкодування з ПДВ в рахунок сплати імпортного ПДВ стає все більш актуальною. Ми вже розповідали1 про деякі аспекти обліку податкових векселів, які можна ...
Питання обліку запасів
№ 20 (18.5.2015) :: Суть справи :: Бухгалтерський облік
З початку 2015 року сума податку на прибуток визначається на підставі даних
бухгалтерського обліку. У зв'язку з цим податківці отримали право перевіряти
правильність ведення бухобліку, правильність і повноту визначення доходів,
витрат і фінансовог ...
Продаж автомобіля фізособі
№ 20 (18.5.2015) :: Суть справи :: Бухгалтерський облік
Звичайна господарська операція: юрособа продає легковий автомобіль -
основний засіб - фізособі. Але в зв'язку з нею у бухгалтерів виникає
безліч питань, особливо в світлі постійно мінливого законодавства.
Відповіді на багато з таких в ...
