15 років роботи над оптимізацією і зростанням ефективності відділів продажів дають право помітити, що майже у всіх компаніях менеджери відчувають себе дуже розслаблено: мають час на тривалі чаювання і перекури, спілкування з колегами. При цьому вони продовжують скаржитися, що нічого не встигають. Доходить до того, що керівник не може поставити менеджеру норматив навіть в 1 зустріч в день, тому що купує ідею менеджера про дефіцит часу. Про мотивацію і KPI сьогодні не будемо говорити, мова піде про реальність виконання нормативів і вірі менеджерів в поставлені плани по щоденної активності.
У статті представлений кейс компанії-лідера на ринку в своєму сегменті (послуги b2b, холодні продажу, високо-конкурентний ринок, неочевидне УТП). У той час як менеджери конкурентів скаржаться на дефіцит часу, менеджери цієї компанії працюють за таким графіком, займаючись при цьому тільки активними продажами, не маючи жодної входить заявки:
На ранковій планерці менеджеру необхідно коротко розповісти про результати вчорашнього дня і планах на сьогоднішній день. За погодженням з керівником, в залежності від пріоритетів і планів компанії, менеджер корегує плани на день. Також на ранковій планерці керівник організовує обговорення складних моментів вчорашнього дня і влаштовує ділову гру на відпрацювання складних ситуацій з клієнтом (при цьому менеджер, який зіткнувся зі складнощами, виступає в ролі клієнта).
День - це час тільки для контактів з клієнтами, тільки дзвінки та зустрічі, більше нічого! Вся текучка переноситься на вечір. Ніяких табличок і звітів днем не може бути. Ділова активність менеджера повинна збігатися з активністю його клієнтів. До виконання нормативу (рекомендовані нормативи - 3 зустрічі в день, 30 дзвінків по новим клієнтам в день) менеджер не переходить до «вечірнім» завданням.
Увечері менеджер займається «плинністю», тобто такими справами, які не вимагають спілкування з клієнтами: вносить результати зустрічей з клієнтами в CRM, готує розрахунки та комерційні пропозиції для клієнтів, відвіданих днем, збирає інформацію про клієнтів, до яких поїде завтра, готується до зустрічам, готує і передає на підпис директору договори і рахунки, займається підготовкою та узгодженням технічних завдань для інших відділів компанії; здійснює пошук клієнтів в доступних джерелах, вносить в CRM план дзвінків на наступний день, заповнює щоденний звіт менеджера.
На перший погляд може здатися, що за один день все це неможливо встигнути одній людині. Але, як показує практика, менеджери встигають. Питання в тайм-менеджменті. На підтвердження - реальна фотографія робочого дня менеджера з продажу:
Наведено приклад дня, в якому менеджер проводить 5 тривалих зустрічей. На практиці така кількість тривалих зустрічей зустрічається рідко, але для прикладу візьмемо цей самий найскладніших випадок.
Така ситуація швидше за форс-мажорна, але це показник того, скільки дій реально може менеджер здійснити за 1 робочий день. Компанія з цього кейса ставить менеджерам план 2,5 зустрічі в день і 30 холодних дзвінків по новим клієнтам. І менеджери його роблять.
Логіка дуже проста: не встиг? Шукай проблеми в плануванні - або кульгає логістика, або таймінг зустрічей, або приоритезация завдань, або щось ще. Вся справа в самоорганізації, але така активність - реальна.
- Менеджер планує і призначає зустрічі з клієнтами за принципом «сьогодні на завтра». Призначати зустріч на сьогоднішній день недоцільно: при подібному підході менеджер не зможе повноцінно підготуватися до зустрічі, не зможе грамотно побудувати маршрут, не матиме планів роботи на наступний день.
- Домовившись про одну зустріч, менеджер призначає наступні зустрічі тільки довколишнім клієнтам.
- Для того, щоб провести 3 зустрічі завтра, потрібно мати 6 призначених на завтра зустрічей вже сьогодні.
- Призначайте зустрічі за принципом: 3 зустрічі з чітким часом, 3 - з плаваючим ( «якщо буду встигати» - на певний вікно за часом, наприклад, з 10 до 14, з 15 до 17 та ін.
- Останню зустріч дня призначайте першої. Наприклад: менеджер дзвонить сьогодні вранці з метою призначити зустрічі на завтра. Перший клієнт погодився зустрітися. Менеджер призначає першу зустріч на 16.30. Для чого: буває таке, коли менеджер не може призначити потрібну кількість зустрічей. Якщо перша зустріч буде в 11 (або взагалі в середині робочого дня), то весь день буде «порваний», його складно буде спланувати.
- Якщо єдина зустріч призначена на кінець робочого дня, то менеджер сфокусується на призначення зустрічей на завтра, встигне призначити потрібну кількість.
- «Плаваючі» зустрічі потрібні менеджеру для того, щоб підстрахувати його на випадок перенесення зустрічі клієнтом або відмовою від зустрічі. Тоді він може зателефонувати «запасному» клієнту і зустрітися з ним.
- Якщо все «чіткі» зустрічі сьогодні відбулися, то необхідно всіх «плаваючих» перенести на завтра, але вже з чітким часом, і в першу чергу завтра поїхати саме до цих клієнтам.
- Маючи завжди 6 призначених зустрічей (3 чітких і 3 плаваючих), менеджер буде завжди виконувати норматив в 3 зустрічі в день.
- Вранці РОП контролює процес призначення зустрічей клієнтам, коригує графік робочого дня, виходячи з результатів ранкових дзвінків.
- Роздрукуйте менеджерам графік призначення зустрічей, для того, щоб він ставив галочки ( «час зайнято») під час дзвінків. Маючи такий графік перед очима, менеджеру буде простіше планувати свій день з урахуванням району проведення зустрічі.
приклад: 
Відділ продажів - це армія, успіх якої стоїть на трьох китах - це дисципліна, цілепокладання і тайм-менеджмент. Успіхів вашому бізнесу і ефективних бійців у відділі продажів!
Тетяна Примак
СЕО компанії IQS .
Логіка дуже проста: не встиг?
