Доповідна записка про невиконання посадових обов'язків: зразок форми і приклад заповнення бланка

1. Посадові обов'язки співробітника
2. Доповідна записка про невиконання посадових обов'язків - загальні положення
3. Правила оформлення доповідної про невиконання обов'язків
4. Специфічні особливості доповідних записок
5. Службова записка про зняття дисциплінарного стягнення
6. висновок

Доповідна записка про невиконання посадових обов'язків: зразок форми і приклад заповнення бланка - тема нашого сьогоднішнього огляду. З такою ситуацією, як неналежне виконання обов'язків співробітниками, стикається кожен роботодавець. Тому потрібно знати як можна боротися з такими ситуаціями, як не допускати ігнорування трудової дисципліни і підтримувати злагоджену робочу обстановку в колективі. Адже для цього потрібно, щоб кожен співробітник якісно і своєчасно виконував всі свої професійні обов'язки, від цього залежить результат спільної роботи.

Найпростішим і дієвим методом для таких проблемних ситуацій, є службова (доповідна) записка, яка дозволяє виставити працівникові аргументовані офіційні претензії, змусити нести відповідальність за неналежне виконання професійних обов'язків. За допомогою такої записки можна змусити працівника задуматися про своє неналежну поведінку, наприклад, оголосивши йому зауваження або догану. Також, такий документ може бути підставою для звільнення співробітника з відповідних підстав, однією зі статей трудового кодексу.

Доповідна записка, служить інструментом офіційного інформування керівника організації про неналежне виконання конкретним працівником своїх обов'язків, мають найчастіше серйозні наслідки для організації, нерідко у вигляді істотного матеріального збитку, а також накладенням дисциплінарної відповідальності на працівника. У таких випадках, нерідко проводяться службові перевірки. А при наявності збитку, хтось повинен нести за це відповідальність, таким чином, за допомогою доповідної записки, можна офіційно проінформувати керівництво про вино конкретного співробітника за те, що сталося. На підставі цього документа, вже виноситься наказ про накладення дисциплінарної або іншої відповідальності на винного працівника.

Таким чином, цей папір є підставою для рішення про відповідальність конкретної особи, яке допустило серйозну помилку. Розглянемо докладно, як правильно оформити таку доповідну, і які нюанси повинні бути враховані при її складанні.

Посадові обов'язки співробітника

При прийомі нового працівника, його безпосередній керівник або співробітник кадрового відділу, зобов'язані ознайомити працівника, з усіма діючими в організації правилами. Крім цього, в деяких організаціях є також додатковий внутрішній порядок або правила корпоративної етики. В організаціях, де прийом на роботу було здійснено з дотриманням усіх необхідних процедур, в процесі роботи виникає менше питань і неприємних ситуацій щодо посадових обов'язків працівників і дотримання ними трудової дисципліни.

У посадовій інструкції працівника і загальних правилах корпоративної етики або інших подібних документах чітко прописуються всі обов'язки співробітників і їх права. Працівник організації повинен дотримуватися встановлених правил і розуміти, що їх недотримання, в кінцевому рахунку, може призвести до матеріальних збитків організації, за який він повинен буде відповідати. Але такі випадки, коли працівники не приділяють належної уваги своїх прямих обов'язків, все ж бувають, це може негативно відбиватися на діяльності якогось відділу або підрозділу організації, компанія може зазнати збитків. І тоді, безпосередній керівник винного працівника повинен проінформувати вище керівництво про те, що сталося факт, вказати, чиї саме дії привели до виникнення неприємної ситуації, і хто повинен нести відповідальність за негативні наслідки.

У таких випадках безпосередній керівник подає вищому керівництву доповідну записку, в якій описує факт події і вказує особа, яка не виконала свої обов'язки належним чином. Може також бути ситуація, коли якийсь співробітник систематично не виконує свої обов'язки належним чином і інші працівники, повинні виконувати частину його обов'язків або виправляти його помилки, такі випадки так само повинні бути доведені до керівництва.

Розглянемо далі докладно, як правильно скласти доповідну записку.

Доповідна записка про невиконання посадових обов'язків - загальні положення

Доповідна (службова) записка - по суті, інформаційний документ, в якому керівнику повідомляється про неналежне виконання працівником своїх професійних обов'язків, також ця записка є підставою для накладення дисциплінарного стягнення на винного. У доповідній записці зазвичай викладаються факти, що підтверджують неналежне виконання співробітником своїх профобов'язків і висловлюється прохання застосувати до винному міри відповідальності. Як заходи відповідальності можуть бути: зауваження, догану, а іноді навіть звільнення з відповідних підстав труд.кодекса.

Відзначимо, що доповідна складається лінійним менеджером (керівником підрозділу), лише за наявності вагомих підстав і доказів про навмисне небажання працівника виконувати свої посадові обов'язки або про факти грубого неодноразового невиконання ним своїх обов'язків і відсутності у працівника вагомих аргументів на своє виправдання - вагомої причини. Саме ці докази і служать підставою складання доповідної записки.

Тому, до з'ясування всіх обставин інциденту, доповідна не складається.

І особливо відзначимо, що тільки після аналізу всіх фактів події, саме безпосередній керівник винного, а ніяке-то інша особа, приймає рішення про складання доповідної, її складає і подає керівникові або директору організації, зазвичай через секретаря. На підставі доповідної провинився працівника можуть покарати штрафом, оголосити догану або застосувати інше покарання. Якщо співробітник, вже має кілька доповідних, він може бути звільнений за непривабливою статті трудкодекса.

Правила оформлення доповідної про невиконання обов'язків

Чинне законодавство не передбачає уніфікованої форми для доповідних записок подібного роду. Однак, при складанні документа, слід дотримуватися загальних положень з діловодства. Записка оформляється вручну, або на комп'ютері. Загальні правила оформлення:

1. Справа вгорі, спочатку вказується повне найменування адресата, а саме: посада особи та найменування організації, ПІБ;
2. ПІБ та посада заявника;
3. Далі по центру аркуша заголовок «Службова записка» і зазвичай коротко вказується суть у другому підзаголовку - «про невиконання посадових обов'язків»;
4. Далі, слід текст, з перерахуванням невиконаних обов'язків;
5. приведення доказів і аргументів про винність співробітника, висновки;
6. пропозиції заходів відповідальності для винного працівника;
7. підпис, посада заявника, ПІБ, дата складання паперу.

Так як, чітко прописаної і уніфікованої єдиної форми документа на даний момент немає, то можливі деякі відступи від наведеного шаблону. Такий папір теж може вважатися дійсною.

Зразок доповідної можна скачати тут: http://sovetnik.consultant.ru/files/20160226dokladnaya.doc

Зазвичай складену папір передають секретарю, який реєструє її та ставить на ній порядковий номер документа і дату прийняття. Потім документ передають директору або іншому вищому керівному особі.

Подібні документи повинні реєструватися в організації, так як записка містить офіційну інформацію, яка має правові наслідки. Розповімо про способи і порядок реєстрації трохи детальніше.

Зазвичай для реєстрації важливих документів в організації використовується одна з наступних форм:

• Журнальна форма. В організації існує спеціальний обліковий журнал, в який заносять відомості про всі внутрішні офіційних документах організації. З новим документом привласнюють порядковий номер, потім в журналі в ручну роблять построкові записи в хронологічній порядку із зазначенням коротких реквізитів документів. Автоматична форма. Документ складається на комп'ютері і відразу заноситься в базу даних електронного документообігу.
• Карткова форма. Для кожного документа відкривається окрема картка з реєстраційним номером і зазначенням реквізитів записки. Потім картка поміщається в класифікатор. Такий спосіб зазвичай використовується в відомчих установах.

Специфічні особливості доповідних записок

Мета доповідній (службової) записки - донести до вищого керівництва прохання про застосування заходів дисциплінарної відповідальності до провинився співробітнику. У доповідній обов'язково вказуються підтверджені факти, що відображають неналежне невиконання працівником його прямих професійних обов'язків.

До записки можна додати документи, що підтверджують аргументи заявника. Такими можуть бути, наприклад, неправильно складені співробітником паперу, записи системи відеоспостереження та інші докази. За вказаними у записці фактами може бути проведена службова перевірка. За підсумками розгляду записки і проведеним перевірочним дій приймається рішення про заходи відповідальності винного працівника, у вигляді дисциплінарної відповідальності (зауваження, адміністративного догани) або навіть звільнення співробітника за відповідною статтею трудового кодексу. Це рішення оформляється у вигляді наказу керівника організації.

Як було зазначено раніше, записка складається і розглядається вищим керівництвом організації, тільки якщо співробітник не виконав прямої вказівки свого лінійного начальника або свої поточні профобов'язків, без будь-якої поважної причини. У разі виникнення спірних ситуацій повинна бути проведена внутрішня службова перевірка.

Якщо в організації вже є розроблені спеціальні бланки або шаблони для подібних документів, в цьому випадку вони повинні бути використані. Записку можна заповнювати від руки на бланку, на комп'ютері або повністю написати від руки.

Іноді у внутрішніх положеннях організації буває зазначено, що доповідна про невиконання профобов'язків повинна узгоджуватися з певними посадовими особами. Необхідно дотримуватися встановленого внутрішній порядок, інакше записка не буде прийнята директором або іншим вищим посадовою особою.

Службова записка про зняття дисциплінарного стягнення

Як ми вже говорили, доповідна про невиконання профобов'язків, фактично містить прохання про накладення заходів відповідальності на винного працівника. Якщо вищий керівник прийняв позитивне рішення про те, що співробітник компанії повинен нести відповідальність за свою помилку, то працівник несе певне покарання за свій вчинок, яке йому призначається керівництвом організації з метою запобігання подібних повторних ситуацій.

Але буває, що провинився працівник розуміє і визнає помилковість своєї поведінки або скоєних ним дій, внаслідок чого швидко виправляється, прагне не допускати таких помилок надалі, намагається докладати більше зусиль до виконання своїх обов'язків, намагаючись реабілітуватися і повернути довіру. У подібних випадках, лінійний менеджер (начальник) винного працівника цілком може подати служебку про зняття стягнення чи інших послаблення в покаранні працівника. Такий документ оформляється подібно доповідній про невиконання обов'язків.

Розглянемо докладно, що саме потрібно вказати:

1. посаду керівника і назва організації, ПІБ;
2. посаду упорядника записки, ПІБ;
3. заголовок «Службова записка»;
4. далі наводиться посилання на наказ про призначення стягнення з працівника, із зазначенням дати і номера цього наказу;
5. привести факти, про нові трудові успіхи працівника і причини для скасування покарання;
6. прохання скасувати заходи дисциплінарної відповідальності раніше терміну або пом'якшити покарання;
7. ім'я та посаду упорядника службової записки;
8. дата складання документа, підпис заявника.

Зразок служебкі про зняття дисциплінарних стягнень можна скачати тут: http://bizakon.ru/wp-content/uploads/2017/01/obrazets-dokladnoj-zapiski-ob-snyatii-vziskaniya.docx

висновок

На даний момент в російському законодавстві не передбачено якоїсь певної уніфікованої форми чи бланка для подібних службових записок, але організації можуть заповнювати бланки (шаблони) для таких цілей.

При складанні таких документів слід керуватися загальноприйнятими правилами діловодства, вказувати всі необхідні реквізити. Дотримання цих простих норм, допоможе уникнути виникнення спірних або навіть конфліктних ситуацій.

У тексті документа, треба чітко вказувати які посадові обов'язки працівник не виконав, привести докази цього факту і наявні наслідки його дій, запропонувати заходи відповідальності для винного працівника.

Відзначимо, що без порушень обов'язків або трудової дисципліни не обходиться жоден колектив, тому керівному складу слід знати основні правила складання подібних документів, а працівники повинні знати про заходи відповідальності, в разі не виконання, своїх посадових обов'язків.

Ми розібрали основні правила і оформлення доповідної про неналежне виконання обов'язків, розглянули різні нюанси, що виникають в таких ситуаціях. Сам документ є не складним для складання, можна сказати, оформляється в довільній формі. Однак, деякі моменти потрібно знати і враховувати. Ми також розповіли, які важливі обставини події необхідно врахувати, перш ніж взагалі складати таку служебку.

Адже в більшості випадків буває досить, простого грамотно зробленого зауваження співробітникові. Або може бути, потрібно просто розібратися в причинах, через які працівник не зміг, в достатній мірі виконати свої обов'язки, таке теж часто буває і не завжди причини лежать на поверхні. Іноді потрібно змінити схему роботи на даному трудовому ділянці, внести корективи в сталій порядок, в зв'язку зі зміною економічної ситуації або може бути, виробничий процес вимагає коректування.