Як написати доповідну записку

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Цілі написання доповідної записки
3. Атестація працівників освіти в 2017 році буде добровільною і обов'язковою:
4. Зміст і призначення
5. Доповідна записка про поведінку співробітника: зразок бланка
6. Як написати доповідну записку. зразок оформлення
7. обов'язкові реквізити
8. Доповідна записка на працівника: зразок переліку реквізитів
9. структура доповідній
10. Зразок доповідної записки на співробітника
11. Про прогул
12. Доповідна записка про поведінку співробітника. Зразок.
13. Зразок доповідної записки про невиконання обов'язків
14. Оформлення доповідної записки про невиконання трудових обов'язків. Зразок.

У багатьох компаніях складні ситуації прийнято вирішувати звичайної бесідою з керівництвом. Однак в деяких випадках звернення до роботодавця має бути оформлено офіційно: у вигляді доповідної. У більшості співробітників виникають сумніви в тому, як написати доповідну записку і чи варто її писати? У багатьох вона викликає негативні асоціації з доносом. Проте, це важливий інструмент внутрішньої комунікації, що дозволяє вирішити багато проблем компанії ще на рівні їх зародження.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Оформлення доповідної записки: види і зразки

Щоб написати доповідну записку правильно, потрібно, перш за все, мати уявлення про місце даного документа в загальному документообігу організації. Він відноситься до інформаційно-довідкової документації і, незважаючи на наявність спільних рис з іншими видами записок, має ряд характерних особливостей.

Доповідна записка належить групі інформаційних документів, які направляються підлеглими працівниками вищестоящому керівництву. У класифікаторі управлінської документації їй присвоєно код 0286041. Це оформлене відповідно до правил діловодства звернення співробітника до керівника, яке забезпечує зв'язок адміністративних об'єктів на вертикальному рівні, за принципом "знизу вгору".

Посадова особа може звертатися до безпосереднього керівника з метою докладно інформувати його про сформовану ситуацію, викласти власні висновки і пропозиції і спонукати вищестояще особа оперативно прийняти управлінське рішення по даному питанню. Крім того написати посадову записку необхідно, якщо потрібно ознайомити керівництво з ходом виконання будь-якої роботи. Подібний звіт повідомляє про реалізацію планів і виконанні доручень.

Скачайте документи по темі:

Цілі написання доповідної записки

Багато фахівців, особливо працюють на державних підприємствах, вважають доповідні формальністю, відлунням бюрократії, віднімають час і місце. Проте, це поширена думка багато в чому помилково. У деяких випадках дотримання подібних формальностей може захистити співробітника від несправедливості з боку роботодавця, допомогти підстрахуватися від можливих неприємностей.

Як показує практика, усні прохання не завжди сприймаються всерйоз і швидко забуваються. Офіційне звернення підтверджує сам факт взаємовідносин. Воно реєструється як вихідний документ, тому менш імовірно, що воно загубиться. Крім того, такий підхід свідчить про серйозність намірів працівника, його відповідальне ставлення до роботи.

Кожен член колективу може написати доповідну записку, переслідуючи наступні цілі:

Довідка

Атестація працівників освіти в 2017 році буде добровільною і обов'язковою:

1. Підвищення власної ефективності (підлеглому щось заважає виконувати свою роботу якісно, і він шукає шляхи вирішення проблеми);
2. Дозвіл проблемної ситуації (людині відомі факти, що заважають стабільній роботі, але не стосуються його особисто);
3. Зняття претензій (співробітник інформує вищих посадових осіб, щоб зняти з себе відповідальність за проблемне питання);
4. Мирне врегулювання суперечок (працівник хоче захиститися від необгрунтованих претензій, не допустити обмеження власних прав, викласти власну точку зору, він робить спробу врегулювати інцидент);
5. Отримання інформації (фахівець хоче отримати відомості про незрозуміле або спірному питанні з перших рук);
6. Вираз незгоди (підлеглий не згоден з рішенням свого начальника і намагається внести пропозиції щодо поліпшення ситуації);

види доповідних

Кожен співробітник може написати доповідну записку з власної ініціативи. Разом з тим, він зобов'язаний зробити це за відповідним розпорядженням керівництва.

У практиці діловодства прийнято класифікувати доповідні записки з таких підстав:

адресат звернення

• Внутрішні - направляються безпосереднім керівникам упорядника в порядку прямого підпорядкування або безпосередньо першій особі компанії, її директору.
• Зовнішні - адресуються особам за межами установи: керівництву вищих органів або головних філій.

Зміст і призначення

Інформаційні

Складаються систематично з метою сповістити про деталі виконання завдання і способи проведення робіт.

ініціативні

Містять прохання про прийняття адміністративного рішення стосовно проблемної ситуації, рекомендації та пропозиції укладача. Спонукають до винесення резолюції.

звітні

Інформують про результати робіт в конкретний період, виконання доручень, реалізації вказівок.

Як написати доповідну записку? Зразок змісту різних видів звернень.

інформаційна

Короткий зміст: Про завершення першого етапу відбору претендентів на посаду головного технолога.

В рамках проведення професійного конкурсу серед кандидатів на посаду головного технолога пройшов перше відбірковий тур, в якому брали участь 8 спеціалістів. Випробування успішно завершили 4 людини. Другий етап професійного відбору в формі ділової гри відбудеться 19 червня 2017 року.

ініціативна

Короткий зміст: Про збільшення штату

У зв'язку зі значним зростанням обсягу продажів рекламних площ і виниклимитруднощами з оперативної обробкою замовлень, прошу розглянути питання про розширення відділу на одну штатну одиницю менеджера з продажу

звітна

Короткий зміст: Про завершення тестування

Інформую про те, що заплановане на 22.05.2017 тестування дослідного зразка радара в умовах знижених температур пройшло успішно. Запитаний звіт технологічного відділу додається.

Читайте також:

Доповідна записка про поведінку співробітника: зразок бланка

Негативне ставлення до доповідних у багато сформовано тим, що при виникненні позаштатних ситуацій працівникам доводиться просити втручання керівництва. написати доповідну записку про неналежну поведінку працівника, хамство, нехтуванні службовими обов'язками може як безпосередній керівник, так і колега провинився. Це багато в чому нагадує донос, проте, може допомогти уникнути неприємних наслідків в подальшому.

Подібне звернення повинно бути складено максимально точно, тому що воно може бути приводом для фінансового або дисциплінарного стягнення.

Як написати доповідну записку. зразок оформлення

обов'язкові реквізити

Внутрішня доповідна записка може бути оформлена на звичайному аркуші формату А4, якщо правила діловодства в компанії не говорять про інше. Тоді може використовуватися загальний бланк внутрішніх службових записок. Якщо ж документ призначений для відправки за межі організації, він відноситься до категорії зовнішніх і оформляється, відповідно, на окремому бланку, що має інший склад реквізитів.

Доповідна записка на працівника: зразок переліку реквізитів

структура доповідній

Що того щоб написати доповідну записку, в повній мірі відображає суть питання і, разом з тим, зробити її легко читається для адресата, рекомендується в основному тексті дотримуватися такої структури:

Реєстрація розірвання

Пояснити причини написання, докладно описати обставини і факти, аспекти питання, який вимагає прийняття управлінських рішень;

аналітична частина

Провести аналіз ситуації, позначити можливі в даних обставинах наслідки, запропонувати варіанти вирішення проблеми;

рекомендаційна частина

Запропонувати і обгрунтувати оптимальний варіант виходу з ситуації, дати рекомендації щодо вирішення питання, сформулювати висновки;

Зразок доповідної записки на співробітника

У діловодної практиці зустрічаються два найпоширеніші види доповідної записки на співробітника. Їх можуть написати як безпосередні керівники, так і колеги одного з працівником рівня службової ієрархії. Подібні документи інформують роботодавця:

Довідка

Про прогул

Прогулом вважається відсутність на робочому місці більше трьох годин. Якщо відсутність було коротшим, людині достатньо написати пояснювальну. До роботодавцю необхідно звертатися тільки після отримання від прогульника письмових пояснень і документів, що підтверджують прогул. Про них потрібно згадати в основному тексті. Укладач вправі звернутися до керівника з вимогою покарання для недбайливого колеги або, навпаки, попросити пом'якшити його (якщо провина була першим за всю трудову діяльність);

Про порушення дисципліни

Цей вид записки використовується всередині організації. Його призначення - інформувати про факт порушення дисципліни безпосереднього керівника або директора установи. Необхідно максимально точно описати вчинені, на думку упорядника, проступки. Попередньо потрібно вимагати пояснення того, що сталося від винного працівника, про що згодом написати в основному тексті.

Доповідна записка про поведінку співробітника. Зразок.

Зразок доповідної записки про невиконання обов'язків

Даний документ інформує про невиконання або неналежне виконання трудових обов'язків певним посадовою особою. Як правило, в якості адміністративного рішення укладач пропонує залучити працівника до дисциплінарної відповідальності.

Оформлення доповідної записки про невиконання трудових обов'язків. Зразок.

Відзначимо, що написати подібну скаргу може кожен член колективу, однак, велика кількість доповідних записок, що надходять до начальника на стіл, свідчить про нездорову атмосферу в колективі. Завдання керівника, в даному випадку, уважно поставитися до проблеми і спробувати налагодити стосунки між колегами.

Читайте також: