Топ новостей
Вчера в коворкинге бизнес-инкубатора «Молодёжный» состоялось традиционное мероприятие Агентства инновационного развития РМ – стартап-посиделки на тему «Юридические основы работы проекта"
Спикером выступила старший преподаватель кафедры гражданского права и процесса НИУ "Высшая школа экономики" (г. Нижний Новгород), практикующий юрист по сопровождению бизнеса – Ксения Кочкурова. Ксения

Рекламне агентство "ITMG"
Рекламне агентство «ITMG» надає повний перелік рекламних послуг у Черкасах. РА має у своєму розпорядженні широку мережу рекламних поверхонь для розміщення зовнішньої реклами, співробітничає з мережними

Рекомендации наших клиентов |Агентство копирайтинга и контент-маркетинга – АПТекст
Шановні друзі, мене звати Василь Вовк і я не вигаданий персонаж у цьому відгуку, а реальний клієнт компанії АПТекст, який співпрацює з ними більше року (роботи, виконані для мене, працівники компанії можуть

Антиколекторське агентство
Коли криза «вдарила» по жителям, багато з яких залишилися без джерела доходу і не змогли виконувати взяті на себе фінансові зобов’язання перед банками, в результаті чого хтось за рішенням суду позбувся

Для бизнеса - Туристическое агентство Saya Travel
От имени ТОО "Saya Travel" приветствуем Вас и надеемся на сотрудничество!          ТОО «Saya Travel» начало свою деятельность с 29.01.2015г.  Несмотря на

Дива Країни - об агентстве
«Дива Країни» — это удивительные путешествия, экскурсии по Киеву и самым красивым городам Украины, уникальные туры по местам Силы Украины и встречи с необыкновенными людьми, которыми богата наша земля.

Принцип Роботи Агентства Нерухомості з оренди житла. |
Багато людей, які не мають свого власного житла, дуже часто стикаються з проблемою оренди квартири. Причому у кожного з них завжди виникає велике бажання знайти хороше житло за короткий період на тривалий

15 лучших печатных реклам 2013 года
Креативные агентства разрабатывают огромное количество разных рекламных кампаний: одни удивляют своей оригинальностью и свежими идеями, другие — шокируют эпатажными образами. Но несмотря на разнообразие

PHD: "Мы очень открытая компания"
   Читать оригинал публикации на sostav.ru     Одной из крупнейших глобальных медийный сетей - PHD - в прошлом году исполнилось 25 лет, а в этом году она празднует 10-летие выхода на российский рынок.

Как я создал digital агентство с smm специализацией - Дневники предпринимателей, истории успеха - Бизнес форум
Бренд-01 Я очень хорошо понимаю что такое бренд. И к построению оного и сведутся мои усилия. При этом для меня построение бренда это не только создание сайта и придумывание названия предприятию,



РЕКЛАМА



Календарь

Архіву немає, а документи є: як секретарю організувати систему зберігання документів в молодої компанії

  1. НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА НЕНАЛЕЖНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
  2. АНАЛІЗ СКЛАДУ ДОКУМЕНТІВ
  3. ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
  4. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
  5. «Спеціальні» ДОКУМЕНТИ: КАДРИ І БУХГАЛТЕРІЯ
  6. ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ
  7. ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ - централізованого ПРОЦЕС!
  8. РЕЗЮМЕ

Навіть якщо про архів як про структурний підрозділ директор і чути не бажає, то це не означає, що в компанії його немає. Архів є, але поки має форму розсіяного по шафах і кабінетах складу макулатури з повною відсутністю будь-якого єдиного порядку і системи. У цій статті ми розповімо про те, як організувати зберігання документів в організації, в якій архіву як такого ще немає, а документи, яким необхідно забезпечити належні умови збереження, вже є, і більше того, з'являються щодня. Адже, погодьтеся, набагато легше почати формувати архів, коли організація невелика і паперів, збереження яких належить забезпечити, не так багато. Якщо взятися за цю роботу через пару років, коли обсяги документообігу почнуть обчислюватися десятками тисяч одиниць, сформувати архів буде набагато складніше.

НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА НЕНАЛЕЖНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Процес зберігання документів організації регламентований на федеральному рівні.

Існує два головних документа по роботі архіву в компанії:

  1. Основні правила роботи відомчих архівів, затверджені наказом Головархіву СРСР від 05.09.1985 № 263. Документ носить нормативний (обов'язковий) характер.
  2. Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 (далі - Основні правила роботи архівів організацій). Документ носить методичний (необов'язковий) характер.

Рекомендуємо секретарю вивчити ці досить схожі документи. У них описані основні принципи зберігання ділових паперів в компанії, вимоги до зберігання, наведено безліч форм документів, що забезпечують процес зберігання, на чолі з номенклатурою справ організації.

Відповідальність за неналежне зберігання документів

Відповідно до ст. 13.25 Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення порушення встановлених порядку та строків зберігання документів акціонерним товариством і товариством з обмеженою (додаткової) відповідальністю тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від двох тисяч п'ятисот до п'яти тисяч рублів; на юридичних осіб - від двохсот тисяч до трьохсот тисяч рублів. Практика використання цієї статті досить обширна, про що має сенс повідомити керівника, який відмовляється виділяти ресурси на зберігання документів компанії.

АНАЛІЗ СКЛАДУ ДОКУМЕНТІВ

В першу чергу потрібно розібратися зі складом документів, які в даний момент знаходяться в організації. Всі вони діляться на дві групи:

- документи, які вже завершені діловодством;

- документи, які утворюються в результаті діяльності організації і перебувають на тому чи іншому етапі свого життєвого циклу.

Робота буде йти відразу в двох напрямках. Документи з першої групи потрібно переглянути, розібрати за видами і визначити склад справ. Документи другої групи відразу по завершенні діловодством теж потрібно буде розподілити по справах.

Діяти потрібно послідовно, по черзі звертаючись до кожного відділу організації. Тут на допомогу секретарю повинні прийти працівники цих відділів. Тільки вони - люди, які знають свої робочі процеси зсередини, - можуть коректно сформулювати заголовки справ і склад документів в них. Одержаний в результаті цієї роботи перелік справ кожного структурного підрозділу ляже в основу номенклатури справ організації.

ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Кожен документ має свій термін зберігання, який визначає не організація - автор документа, а держава. Знищення документа раніше того, як закінчиться термін його зберігання, не допускається.

На сьогоднішній день діють три нормативних акти, що регламентують терміни зберігання документів, що називається, в масовому порядку. Перерахуємо ці нормативні акти:

  • Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 (зі зм. Від 04.02.2015);
  • Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Мінкультури Росії від 31.07.2007 № 1182 (в ред. Від 28.04.2011);
  • Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Головархівом СРСР 15.08.1988 (в ред. Від 31.07.2007).

Акціонерним товариствам слід керуватися також Положенням про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств, затвердженим постановою ФКЦБ Росії від 16.07.2003 № 03-33 / пс.

Крім вищевказаних типових переліків, термін зберігання тих чи інших документів може бути вказаний в галузевих нормативних актах. Тому слід бути дуже уважним при визначенні термінів і обов'язково вдаватися до допомоги керівників і працівників тих підрозділів, до яких належать документи.

Зверніть увагу

Термін зберігання документів обчислюється з першого січня року, який слідує за роком закінчення їх діловодством. Так, якщо документ був виконаний в січні 2015 року і має термін зберігання 5 років, то ці 5 років будуть відраховуватися з 01.01.2016. Виходить, що знищити цей документ можна тільки після 31.12.2020.

На етапі визначення термінів зазвичай виявляється, що при організації системи зберігання документів кожна дія тягне за собою інше. Якщо ми задаємося питанням, скільки років зберігається той чи інший документ, то відразу ж виникає необхідність десь це записати - можна ж тримати всі ці цифри в голові. Перелік, в якому вказані всі документи організації, в т.ч. тривалість їх зберігання, не що інше, як номенклатура справ.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Процес зберігання документів організації починається з номенклатури справ.

наш словничок

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, за встановленою формою [1] .

Іншими словами, всі отримані в результаті аналізу документів заголовки справ зводяться в єдиний список, і для них встановлюються терміни зберігання.

Форма номенклатури справ наведена в Додатку 7 до п. 3.4.6 Основних правил роботи архівів організацій.

Зверніть увагу: назва розділу в номенклатурі справ - найменування структурного підрозділу.

Індекс справи складається з двох частин. Перша - порядковий номер структурного підрозділу, друга - порядковий номер справи всередині структурного підрозділу.

Наведемо приклад. Припустимо, в організації відділ реклами отримав порядковий номер 04. Фрагмент номенклатури справ наведено нижче.

Фрагмент номенклатури справ наведено нижче

Зверніть увагу

Якщо організація настільки невелика, що роль відділів в ній виконують працівники, кожен з яких має власний функціонал, то все індекси справ краще починати з 01 і виключити з номенклатури рядок «Назва розділу».

Графа «Кількість справ» заповнюється після закінчення календарного року. У ній вказується кількість одиниць зберігання кожної справи, яке накопичилося на підприємстві за рік.

Номенклатуру справ стверджує і вводить в дію з нового робочого року керівник організації. Але не потрібно чекати січня, щоб спробувати формувати документи компанії по номенклатурі, тому що перша в історії організації номенклатура справ може з'явитися і в середині року.

Документи розподіляються у справах відразу після того, як закінчені діловодством. Не можна збирати їх цілий рік, а потім присвятити кілька тижнів підшивання в папки. Як тільки документ виконаний і знятий з контролю, його потрібно помістити в справу.

Колег потрібно поступово привчати до того, що документами компанії завідує секретар. Якщо в підрозділі з'являється нова справа, то про це треба повідомити секретарю, який внесе справа в номенклатуру і спільно з компетентним працівником встановить для нього термін зберігання. Так в молодої організації формується система централізованого діловодства.

«Спеціальні» ДОКУМЕНТИ: КАДРИ І БУХГАЛТЕРІЯ

Кадрові документи. Якщо секретар додатково займається в компанії і кадровим діловодством, то зберігання цього пласта корпоративної документації слід приділяти особливу увагу з наступних причин:

- кадрові документи піддаються перевіркам набагато частіше, ніж управлінські;

- термін зберігання багатьох документів кадрового діловодства вимірюється десятиліттями;

- документи по кадрам містять персональні дані працівників, і тому вимагають не тільки скрупульозного обліку, а й особливих умов зберігання і допуску до них.

Справи по роботі з персоналом входять в номенклатуру справ на загальних підставах, а ось тримати їх потрібно в шафі, закривається на ключ, найкраще залізному, ідеальний варіант - в особливому приміщенні, яке теж закривається на ключ.

Бухгалтерські документи. Оскільки головний бухгалтер несе особисту відповідальність за збереження своїх документів, то на ранніх етапах розвитку організації він займається цим сам. Мабуть, бухгалтерія - єдиний відділ, за порядок в документації якого можна бути відносно спокійним.

Поступово архів бухгалтера виходить за межі індивідуального сейфа, і виникає питання про включення паперів бухгалтерської та податкової звітності в загальний масив документів компанії для зберігання і подальшого знищення. Документи бухгалтерії теж включаються в номенклатуру.

Що стосується режиму зберігання, то, на відміну від кадрових документів, особливих вказівок на цей рахунок законодавство не містить. Втім, якщо запитати думку бухгалтерів, то практично кожен з них скаже, що ці справи теж краще тримати в окремому приміщенні.

ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ

Ще один особливий вид документів організації - електронні. Небезпека не дізнатися про них досить велика, адже якщо папери в папках стоять на увазі і врахувати їх нічого не варто, то електронні «живуть» в комп'ютерах колег. Йдеться про тих документах, життєвий цикл яких відбувається в електронному вигляді. Хрестоматійний приклад - журнали реєстрації, які секретар веде в MS Excel. Коли прийде пора відправляти журнал на зберігання, не потрібно його роздруковувати: це електронний документ, і зберігатися він повинен теж в електронному вигляді.

Підрозділи повинні надати інформацію про електронні документи на вимогу секретаря.

На жаль, в Росії до цих пір немає чітко сформульованих інструкцій по зберіганню електронних документів, і це не дивлячись на те, що в деяких областях діяльності (наприклад, інтернет-маркетингу) обсяг електронних документів організації прагне до 100%. Єдине, чим можна керуватися, - проект Рекомендацій щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в архівах організацій, розроблений ВНИИДАД ще в 2012 р

Електронні документи вносяться в номенклатуру справ поряд з паперовими і зберігаються протягом установлених переліками термінів.

ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ - централізованого ПРОЦЕС!

У перші місяці роботи системи зберігання документів секретарю буде не до знищення, а якщо організація молода, то до цього і зовсім потрібно почекати кілька років. Якщо все ж виявляться документи, термін зберігання яких закінчився, то процес знищення організовується відповідно до Основних правил роботи архівів організацій.

Головне, що слід пам'ятати: знищення документів - централізований процес, в якому задіяні багато працівників компанії, включаючи її керівника. Порвати документ і викинути його в кошик для сміття - це не знищення. Так робити не можна.

Неважливо, чи з'явиться в майбутньому в організації структурний підрозділ «архів» або зберіганням документів буде займатися спеціально уповноважений співробітник канцелярії, однак зберігати документи потрібно, і цей обов'язок, як ми з'ясували на початку статті, закріплена на законодавчому рівні.

РЕЗЮМЕ

  1. Зберігання документів - обов'язок організації, закріплена на законодавчому рівні.
  2. Організація системи зберігання документів компанії починається з аналізу складу документів.
  3. Список справ організації, для яких визначені терміни зберігання відповідно до спеціальних переліками, збудований за спеціальною формою, утворює номенклатуру справ організації.
  4. Системам кадрової та бухгалтерської документації, а також електронним документам приділяється особлива увага.
  5. Знищення документів - організований, централізований процес, що вимагає системного підходу. Просто позбутися документа не можна.

[1] Пункт 3.4.1 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002.

Е.Н. Кожанова, фахівець з ДОУ і кадрового діловодства


Реклама



Новости