- Які документи потрібно зберігати в організації
- Документи, які зберігати не потрібно
- Терміни зберігання документів
- Архівна і поточне зберігання документів в організації
- Типові помилки при зберіганні документів
Підкажемо, як і де правильно зберігати документи в організації. У матеріалі ви знайдете корисні пам'ятки від експертів і таблиці, які допоможуть в роботі.
Скачайте корисні документи:
Які документи потрібно зберігати в організації
Документи, якими супроводжується діяльність будь-якої організації - це підстава і підтвердження її діяльності. Тому, навіть після виконання, документи якийсь час знаходяться на поточному зберіганні в структурному підрозділі, куди були одписано. Частина документів з часом передають в архів організації на постійне зберігання.
Основні нормативно-правові документи, які регулюють порядок і терміни зберігання
- Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях, затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526 (далі - Правила).
- Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 (далі - Перелік).
- Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Росархіву від 06.02.2002.
Згідно з цими регламентам, зберігання підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи, що пройшли реєстрацію, а також документи первинного кадрового, адміністративно-господарського, бухгалтерського, фінансового та податкового обліку.
Документи, які зберігати не потрібно
До них відносять ті документи компанії, які втрачають свою цінність відразу після прочитання. До них, наприклад, відносять:
- комерційні пропозиції, рекламні буклети і каталоги;
- вітальні адреси та листівки;
- запрошення на презентації, відкриття, виставки.
Про те, які документи можна зберігати в особистих справах працівників , Не порушуючи при цьому закон про персональні дані, розповість експерт «Системи Кадри» Ніна Ковязіна, заступник директора департаменту медичної освіти і кадрової політики в охороні здоров'я МОЗ Росії.
Корисна таблиця. Терміни зберігання кадрових документів в організації
Завантажити таблицю повністю
Терміни зберігання документів
Залежно від ступеня важливості, історичної, наукової або практичної цінності, документи, що супроводжують діяльність підприємства мають різні терміни зберігання.
За термінами зберігання документи поділяють на три групи:
- тимчасового терміну зберігання, які зберігаються від 1 до 10 років;
- довготривалого терміну зберігання, які зберігаються понад 10 леї;
- постійного терміну зберігання, які можуть зберігається вічно.
Те, як довго зберігається той чи інший документ, можна встановити, керуючись Переліком. У таблиці наведено деякі документи, які відносяться до різних груп:
Група по терміну зберігання
тимчасового зберігання
довготривалого зберігання
постійного зберігання
- доручення структурним підрозділам, документи щодо їх виконання;
- накази з адміністративно-господарської діяльності;
- проекти наказів, розпоряджень, документи до них;
- довідки, звіти про виконання наказів;
- листування про реалізацію рішень нарад, конференцій;
- проекти регламентів і документи по їх розробці;
- листування про реорганізацію, зміну найменування організації
- накази по особовому складу, що стосуються прийому на роботу, перекладів, атестацій, підвищення кваліфікації тощо;
- документи про держреєстрацію або припинення діяльності підприємства;
- техніко-економічний паспорт підприємства;
- штатні розстановки працівників;
- документи по сертифікації;
- документи про стан захисту інформації в організації;
- переліки робіт з резервного копіювання інформації
- накази по основній діяльності і журнали їх реєстрації;
- номенклатура посад;
- структура організації;
- номенклатура справ;
- опис справ;
- акти про знищення справ і втрати документів;
- прейскуранти, цінники, тарифи на продукцію і послуги;
- річні плани і звіти;
- річні бухгалтерські баланси;
- річні звіти в фонди і ФНС;
- статутні документи;
- паспорта угод;
- сертифікати ключа електронного підпису;
Увага! Якщо на документі стоїть позначка «до відпадання потреби», це означає що він має тільки практичне значення. Але таку документацію теж необхідно зберігати якийсь час, як правило, не менше року.
Архівна і поточне зберігання документів в організації
Забезпечити цілісність і збереження документів до того, поки не закінчаться терміни їх зберігання, зобов'язаний роботодавець. Документи первинного обліку, крім того, повинні бути захищені і від внесення в них змін. При цьому місце зберігання документів, ще не переданих до архіву, не регламентоване, за винятком особливо застерігаються випадків.
Документи тимчасового зберігання до того, як будуть передані в архів, можуть перебувати в поточному користуванні в структурних підрозділах підприємства. Якщо встановлені Переліком терміни їх зберігання закінчуються, після проведення експертизи цінності такі документи утилізують за актом.
Акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню
завантажити зразок на початку статті >>>
Для зберігання поточної документації використовують стелажі і полиці, що оберігають паперові носії від пилу і впливу сонячних променів. Допускається зберігання документів, що знаходяться в роботі, в столах виконавців. Співробітник, у якого документ знаходиться на виконанні, несе відповідальність за його збереження, так само, як і керівник організації.
Поточні документи можна зберігати як в підрозділах і кабінетах виконавців, так і в спеціальному, відведеному для цієї мети приміщенні - архіві. Це приміщення обладнують не тільки звичайними стелажами, а й вогнетривкими шафами. У них зберігають документацію, термін зберігання якої не обмежений або ту, яка містить конфіденційну інформацію. Такі шафи замикають на ключ, доступ до якого мають тільки ті співробітники, які будуть призначені наказом керівника.
Таблиця. Як оформити справи з різними термінами зберігання
На архівне зберігання документи здаються підшитими в папки - справи. Кожна така папка містить документацію одного виду і має унікальний реєстраційний номер, скомбінована з цифр і букв відповідно до номенклатури справ, затвердженої в організації.
Корисна підказка. Внутрішній опис документів справи
Дивитися інтерактивні підказки
Роботодавець самостійно розробляє локальні нормативні документи, що регламентують зберігання документів. Такий локальний регламент, затверджений керівником, встановлює місця зберігання документів і правила організації документообігу, які закріплюються в обліковій політиці компанії. Локальним нормативним актом, наприклад, Положенням або Інструкцією про документообіг, роботодавець має право встановити терміни зберігання в підрозділах поточної документації, робота з якої вже завершена.
Корисна підказка. Алгоритм оформлення справи в архів
Детальніше про кожен крок тут
Типові помилки при зберіганні документів
Основна помилка, яку допускають при зберіганні документів в організації - недотримання термінів, встановлених Переліком. Слід пам'ятати, що зменшувати їх підприємство не має права, а збільшити може тільки обґрунтувавши необхідність особливостями своєї виробничої діяльності.
Ще одне порушення, які допускають співробітники архівів - вилучення і видача документів, вже підшитих в справи постійного зберігання. Це категорично заборонено і, якщо такий документ потрібен був, виконавець отримує на руки вся справа, в яке він підшитий.
Архіваріуса потрібно враховувати, що статутні та реєстраційні, а також деякі інші види документації підприємства повинні зберігатися тільки в оригіналі. При втраті або пошкодженні оригіналу можна просто замінити втрачений документ його копією - про це необхідно скласти акт.
Щоб уникнути втрати або пошкодження документів, зданих на зберігання, радимо використовувати сучасні технології і, по можливості, видавати з архіву за запитами виконавців тільки відскановані копії.
підсумок:
Правильна організація зберігання документів дозволить уникнути їх втрати або порушення цілісності. Порядок поточного та архівного зберігання документації необхідно розробити з урахуванням організаційної специфіки підприємства і затвердити локальним нормативним актом.
