станом на 25 січня 2005 року
<<< Головна сторінка | <Назад
Порядок зберігання документів з особового складу
<<< Законом Республіки Білорусь від 6 січня 1999 № 230-З «Про індивідуальному (персоніфікованому) обліку в системі державного соціального страхування» >>> (в редакції За-кону від 25 жовтня 2000 № 438-3) введена система індивідуального (персоніфікованого) обліку, яка покликана захищати права громадян, перш за все право на пенсійне забезпечення. Постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 13 квітня 2000 № 502 «Про внесення змін і доповнень до Правил індивідуального (персоніфікованого) обліку застрахованих осіб в системі державного соціального страхування» та постановою Міністерства праці та соціального захисту Республіки Білорусь від 27 вересня 2000 № 16 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення форм документів персоніфікованого обліку» зі змінами і доповненнями, внесеними постановою Міністерства праці та соціального захисту від 23 травня 2002 № 80, оп Едель порядок організації відповідного обліку, заповнення необхідних облікових форм.
Впровадження зазначеної системи є кроком вперед в області захисту законних прав та інтересів громадян, проте, на жаль, в найближчі десятиліття це не позбавить громадян від необхідності звертатися за місцем роботи, в тому числі і колишньої, за довідками, що підтверджують їх трудовий стаж, розмір заробітної плати і т.п.
Нагадаємо, що в разі звернення громадян з запитами соціально-правового характеру (про трудовий стаж, заробітну плату, освіті, службі в Збройних Силах і т.п.) організації, установи, підприємства (далі - організації) зобов'язані видати їм необхідну інформацію, яка оформляється у вигляді архівних довідок (про правила складання та оформлення архівних довідок см. «Відділ кадрів» № 3 за 2003 р, с. 90-96, № 4 за 2003 р, с. 64-70, № 5 за 2003 р ., с. 66-74). Якщо організація, за документами якої готується архівна довідка, продовжує свою роботу, то проблем з отриманням необхідної інформації у громадян зазвичай не виникає - головне, щоб в організації збереглися відповідні документи з особового складу. <<< Законом Республіки Білорусь від 6 жовтня 1994 № 3277-ХІІ «Про Національний архівний фонд та архівах в Республіці Білорусь» >>> , Зі змінами і доповненнями від 6 січня 1999 № 236-3, для документів з особового складу встановлений термін зберігання в 75 років.
Набагато складніше йде справа в тому випадку, якщо організація припинила своє існування, була ліквідована. Термін зберігання документів з особового складу такої організації залишається незмінним - 75 років, однак при цьому виникають питання: куди повинні бути передані на зберігання документи ліквідованої організації? І куди, відповідно, слід звертатися громадянину за отриманням архівної довідки?
У Республіці Білорусь питання зберігання документів ліквідованих організацій, в тому числі документів з особового складу, досить повно врегульовані на законодавчому рівні. Однак необхідно мати на увазі, що склалася система зберігання документів ліквідованих організацій протягом останніх років зазнала чимало змін. Крім того, при вирішенні питання про те, куди повинні передаватися на зберігання документи з особового складу ліквідованих організацій, необхідно враховувати ряд факторів: форму власності організації, її статус, відомчу підпорядкованість і ін.
Тому для того щоб визначити, в яку організацію слід звертатися за отриманням архівної довідки, необхідно знати порядок зберігання документів суб'єктів господарювання (в тому числі ліквідованих) як діючий в даний час, так і діяв на момент ліквідації організації.
Основними документами, регулюючими дане питання, є <<< Закон Республіки Білорусь «Про Національний архівний фонд та архівах в Республіці Білорусь» >>> (далі - Закон про НАФ) і <<< Положення про Національний архівний фонд Республіки Білорусь (далі - Положення про НАФ), затверджене Указом Президента Республіки Білорусь від 20 вересня 1996 р >>> .
№ 373 зі змінами і доповненнями, внесеними Указом від 4 жовтня 2002 № 513.
Відзначимо, що в разі реорганізації організації незалежно від форми власності документи, що утворилися в процесі її діяльності, передаються правонаступнику.
Зазначеними вище нормативними документами встановлено різний порядок зберігання документів при ліквідації організації, який залежить від її форми власності.
Статтею 16 Закону про НАФ та п. 9 Положення про НАФ визначено, що в разі ліквідації державних організацій документи, що відносяться до Національного архівного фонду Республіки Білорусь (тобто документи постійного терміну зберігання), передаються до відповідного державного архіву, а архівні документи з ще не скінчився термін тимчасового зберігання та документи з особового складу - в архів вищестоящої організації. Отже, якщо державна організація була ліквідована, то її документи з особового складу повинні знаходитися в архіві вищестоящої організації.
Однак це не означає, що для отримання архівної довідки громадянину буде достатньо звернутися в організацію, в якій він працює (працював), або в архів вищестоящої організації в разі, якщо ця організація була ліквідована. Відповідно до законодавства всі організації зобов'язані самостійно забезпечувати збереження документів з особового складу протягом встановленого 75-річного терміну зберігання. Чинне законодавство в цьому відношенні лише закріпило існуючий раніше порядок: згідно з Положенням про Державний архівний фонд СРСР, затвердженого постановою Ради Міністрів СРСР від 4 квітня 1980 р № 274, для документів з особового складу встановлювався 75-річний термін зберігання у відомчих архівах (т. е. в архівах організацій). Разом з тим необхідно пам'ятати, що до 1980 р діяло Положення про Державний архівний фонд Союзу РСР, затверджене постановою Ради Міністрів СРСР від 13 серпня 1958 р № 914. Відповідно до даного Положення для матеріалів з особового складу встановлювався 40-річний термін зберігання у відомчих архівах. Після закінчення цього терміну документи з особового складу поряд з документами постійного зберігання підлягали передачі в державні архіви, і в ряді випадків знаходяться там до теперішнього часу.
Таким чином, до 1980 р документи з особового складу після 40-річного терміну їх зберігання у відомчих архівах передавалися на зберігання до державних архівів. Однак з огляду на погану збереженість документів з особового складу в організаціях в той час, відповідні документи приймалися на зберігання до державних архівів і до закінчення 40-річного терміну їх відомчого зберігання. Тому в державні архіви потрапили на зберігання документи з особового складу не тільки 30-40-х рр., А й 50-70-х рр. XX ст.
Після того як обов'язок по збереженню документів з особового складу протягом всього терміну їх зберігання (75 років) була покладена на організації, в діяльності яких вони утворилися, в деяких випадках було здійснено повернення раніше виданих документів з особового складу з державних архівів в відомчі. Подібна процедура була здійснена насамперед в тих державних архівах, які не мали вільних площ для комплектування документами постійного зберігання.
Таким чином, документи з особового складу державної організації можуть перебувати на зберіганні:
· В самій організації, якщо вона продовжує діяти до теперішнього часу;
· В архіві вищестоящої організації, якщо державна організація була ліквідована;
· В державному архіві, що обслуговує відповідну зону, якщо мова йде про документи, що утворилися до 1980 р
У зв'язку з цим виникає питання: в якому державному архіві можуть перебувати на зберіганні документи конкретної організації?
Відповідно до Закону про НАФ всі державні архіви поділяються на три основні категорії: республіканські, обласні та зональні. Республіканські державні архіви приймають на зберігання документи від організацій республіканського значення, обласні та зональні - від організацій обласного, районного та міського підпорядкування. За кожним обласним та зональним державним архівом закріплена так звана зона обслуговування: він приймає на зберігання документи від організацій, розташованих на відповідній території. Мережа державних архівних установ Білорусі та склад обслуговуються ними зон закріплені в Указі Президента Республіки Білорусь від 20 вересня 1996 № 373. По областях вони розподіляються наступним чином:
Брестська область
· Державний архів Брестської області - м Брест, Брестський, Жабінковський, Каменецький, Малоритський райони;
· Зональний державний архів у м Барановичі - м Барановичі, Барановичский, Ганцевицький, Івацевічської, Ляховічскій райони;
· Зональний державний архів у м Кобрині - рр. Береза, Кобрин, Березовський, Кобринський, Пружанскій райони;
· Зональний державний архів у м Пінську - рр. Лунинець, Пінськ, Дрогичинського, Іванівський, Лунинецький, Пінський, Столінський райони;
Вітебська область
· Державний архів Вітебської області - м Вітебськ, Бешенковічскій, Вітебський, Городоцький, Ліозненскій, Чашнікскій, Шумлянський райони;
· Зональний державний архів у м Глибоке - м Глибоке, Браславський, Глубокський, Докшицький, Міорского, Поставський, Шарковщінском райони;
· Зональний державний архів у м Орші - м.Орша, Дубровенского, Оршанський, Сенненского, Толочінскій райони;
· Зональний державний архів у м Полоцьку - рр. Лепель, Новополоцьк, Полоцьк, Верхньодвінськом, Лепельський, Полоцький, Россонском, Ушачской райони;
Гомельська область
· Державний архів Гомельської області - рр. Гомель, Добруш, Буда-кошелівська, Ветковський, Гомельський, Добрушський, Кремінський, Чечерськ райони;
· Зональний державний архів у м Жлобіні - рр. Жлобин, Рогачов, Світлогорськ, Жлобинський, Жовтневий, Рогачевський, Светлогорский райони;
· Зональний державний архів у м Мозирі - рр. Калинковичі, Мозир, Єльський, Житковичский, Калинковицького, Лельчицький, Лоєвський, Мозирський, Наровлянський, Петриківський райони;
· Зональний державний архів у м Річиці - м Річиця, Брагінський, Речицький, Хойнікскій райони;
Гродненська область
· Державний архів Гродненської області - рр. Волковиського, Гродно, Берестовіцкій, Волковиський, Гродненський, Зельвенська, Мостовський, Свислоцьку, Щучинський райони;
· Зональний державний архів у м Ліді - рр. Ліда, Сморгонь, Вороновський, Івьевскій, Людський, Островецький, Ошмянського, Сморгонский райони;
· Зональний державний архів у м Новогрудку - рр. Новогрудок, Слонім, Дятловський, Корелічскій, Новогрудский, Слонімський райони;
Мінська область
· Державний архів Мінської області - рр. Дзержинськ, Заславль, Мінськ, Березинський, Дзержинський, Галушки, Мінський, Несвижский, Пуховічскій, Смолевічского, Столбцовському, Узденський, Червенський райони;
· Зональний державний архів у м Борисові - рр. Борисов, Жодіно, Борисовський, Крупський, Логойський райони;
· Зональний державний архів у м Молодечно - рр. Вилейка, Молодечно, Вілейський, Воложинської, Молодечненский, Мядельскій райони;
· Зональний державний архів у м Слуцьку - рр. Слуцьк, Солігорськ, Копильський, Любанський, Слуцький, Солігорськ, Стародорожскій райони;
Могилевська область
· Державний архів Могилевської області - рр. Гірки, Могильов, Белинічскій, Биховський, Горецький, Дрібінского, Круглянский, Могилевський, Славгородський, Чаусскій, Шкловський райони;
· Зональний державний архів у м Бобруйську - рр. Бобруйськ, Осиповичі, Бобруйський, Глусскій, Кіровський, Клічевскій, Осиповичської райони;
· Зональний державний архів у м Кричеві - м Крічев, Климовицький, Костюковічського, Краснопільський, Кричевський, Мстіславльскій, Хотимський, Черіковскій райони.
Наприклад, якщо організація місцевого значення розташовується (розташовувалася) в м Добруші, то її документи повинні зберігатися в Державному архіві Гомельської області; якщо організація розташовується в Світлогірському районі, то її документи повинні зберігатися в Зональному державному архіві в м Жлобіні і т.д.
Дещо інший порядок встановлено для зберігання документів ліквідованих організацій недержавної форми власності.
Пунктом 19 Положення про НАФ визначено, що в разі ліквідації недержавних організацій, що є джерелами формування Національного архівного фонду, і при відсутності правонаступника органи, які зареєстрували їх в якості таких джерел, зобов'язані вжити заходів щодо збереження документів цих організацій, спільно з архівними установами, що обслуговують відповідну зону, визначити порядок їх подальшого зберігання. Аналізуючи це положення, необхідно звернути увагу на два аспекти. По-перше, відповідно до чинного законодавства до числа джерел формування НАФ відносяться всі недержавні організації (в діяльності всіх недержавних організацій утворюються документи постійного терміну зберігання). Це закріплено також у Положенні про порядок застосування <<< Переліку типових документів органів державної влади і управління, установ, організацій і підприємств Республіки Білорусь щодо організації системи управління, ціноутворення, фінансів, страхування та управління державним майном, приватизації, зовнішньоекономічних зв'язків із зазначенням термінів зберігання , затвердженому постановою Державного комітету з архівів та діловодства Республіки Білорусь від 6 серпня 2001 № 38 >>> . Отже, встановлений порядок є єдиним для всіх без винятку недержавних організацій. По-друге, під органами, які зареєстрували недержавні організації в якості джерел формування Національного архівного фонду, розуміються структури виконавчої влади, які здійснили реєстрацію недержавних організацій як суб'єктів господарювання (головним чином обласні, міські і районні виконавчі комітети).
Таким чином, забезпечення схоронності документів недержавних організацій є обов'язком цих організацій, які створюють відповідні архіви (архіви юридичних осіб недержавної форми власності). У разі ліквідації недержавних організацій збереження їх документів покладається на які зареєстрували їх місцеві виконавчі і розпорядчі органи.
Відповідно до постанови Ради Міністрів Республіки Білорусь від 23 квітня 1997 році було розроблено та наказом Голови Держкомархіву від 22 травня 1997 № 13 затверджено Порядок зберігання архівних документів ліквідованих суб'єктів господарювання. Згідно з цими нормативними актами в разі ліквідації недержавних суб'єктів господарювання їх документи постійного терміну зберігання, а також документи тимчасового терміну зберігання ще не скінчився термін зберігання, включаючи документи з особового складу, повинні були передаватися на зберігання в зареєстрували їх органи, тобто в обласні, районні та міські виконавчі комітети. В даний час в ряді місцевих виконкомів зберігаються документи ліквідованих недержавних структур.
Відсутність в місцевих виконавчих органах достатніх умов для зберігання архівних документів, а також необхідного штату професійно підготовлених працівників для їх обробки і використання потребував спеціальних підрозділів, якими з'явилися районні та міські архіви по особовому складу. Постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 26 березня 1998 № 464 облвиконкомам і Мінському міськвиконкому було рекомендовано поетапно утворити зазначені архіви. Потреба в їх створенні була продиктована необхідністю збереження документів, перш за все по особовому складу, і в першу чергу ліквідованих комерційних та інших організацій з метою забезпечення прав і законних інтересів громадян. Слід зазначити, що раніше в БССР існували районні та міські архіви, які були ліквідовані в 60-і рр. в зв'язку зі створенням філій обласних державних архівів, перетворених пізніше в зональні державні архіви.
Остаточний статус районних і міських архівів визначено <<< Декретом Президента Республіки Білорусь від 17 грудня 2002 № 29 «Про внесення змін і доповнень до Декрети Президента Республіки Білорусь від 16 березня 1999 № 11 і від 16 листопада 2000 № 22 »>>> . Зазначеним Декретом Положення про державну реєстрацію та ліквідації (припинення діяльності) суб'єктів господарювання викладено в новій редакції.
Відповідно до п. 63 Положення визначено, що ліквідаційна комісія зобов'язана представити у реєструючий орган довідку відповідного територіального (міського або районного) архіву відповідного місцевого виконавчого і розпорядчого органу про здачу на зберігання документів.
Таким чином, за отриманням архівної довідки за документами, що утворився в процесі діяльності недержавної організації, необхідно звернутися в саму цю організацію, а в разі її ліквідації - до відповідного територіального (міського або районного) архів місцевого виконавчого і розпорядчого органу.
В даний час районні та міські архіви діють не в усіх містах і районах, процес їх створення триває. Станом на 1 січня 2003 р в країні функціонувало 125 районних і міських архівів з особового складу (у Вітебській області - 18, Брестської - 19, Гомельської - 22, Гродненської - 17, Мінської - 27, Могилевської - 21, м Мінську - 1). Повний список районних і міських архівів можна отримати у відділі з архівів та діловодства відповідного облвиконкому.
Слід звернути увагу, що особлива ситуація зі зберіганням документів ліквідованих недержавних організацій склалася в місті Мінську, де тривалий час був відсутній міський архів. У зв'язку з цим вже після прийняття постанови Ради Міністрів і Декрету Президента Республіки Білорусь про створення районних і міських архівів тривалий час документи ліквідованих організацій приймалися на зберігання самим Мінміськвиконкому, де знаходяться аж до теперішнього часу. Лише в грудні 2002 року рішенням Мінміськвиконкому № 1 792 «Про створення та реєстрації державної установи" Мінський міський архів "» був затверджений і зареєстрований статут цієї установи. В даний час завершується організаційне облаштування архіву, переобладнання приміщень і т.д., після чого в архів будуть передані документи ліквідованих організацій, що знаходяться на зберіганні в Мін-міськвиконкомі. До цього з запитами соціально-правового характеру колишнім працівникам ліквідованих недержавних організацій, зареєстрованих в м Мінську, слід звертатися безпосередньо в Мінгорісполком.
Говорячи про зберігання документів з особового складу недержавних організацій, не можна не звернути увагу ще на один аспект проблеми. Відповідно до Закону про НАФ та Положенням про НАФ документи недержавних організацій можуть бути передані на тимчасове зберігання до державного архіву за згодою останнього і з компенсацією державі витрат по їх зберіганню та використанню. Постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 31 січня 2000 № 125 затверджено Положення про порядок участі організацій у відшкодуванні витрат по зберіганню документів в державних архівах. Необхідно відзначити, що багато ліквідовані організації, головним чином розташовані в м Мінську, в умовах відсутності Мінського міського архіву скористалися відповідним правом і передали свої документи за гроші на зберігання до державних архівів.
У Брестській області можливим місцем зберігання документів недержавних організацій, ліквідованих до створення районних і міських архівів, деякий час також будуть залишатися відповідні державні архіви області. Рішення про створення районних і міських архівів тут було прийнято із запізненням - наприкінці 2002 р У зв'язку з цим за рішенням Брестського облвиконкому остаточно 2002 р документи ліквідованих недержавних організацій на зберігання брали державні архіви області (згідно зонам обслуговування). До тих пір поки відповідні документи не будуть передані з них у новостворені районні та міські архіви, з соціально-правовими запитами звертатися доведеться саме в державні архіви.
Тому в ряді випадків додаткової інстанцією в пошуку документів ліквідованої недержавної організації може стати державний архів, розташований на відповідній території, причому для м Мінська їм не обов'язково буде Державний архів Мінської області.
Таким чином, документи з особового складу недержавної організації можуть перебувати на зберіганні:
· В самій організації, якщо вона продовжує діяти до теперішнього часу;
· В територіальному (районному або міському) архіві місцевого виконавчого і розпорядчого органу;
· В місцевому виконавчому і розпорядчому органі;
· В державному архіві.
У зв'язку зі створенням міських і районних архівів відбулися певні зміни в порядку зберігання документів з особового складу ліквідованих державних організацій: поряд з іншими документами тимчасового зберігання вони стали передаватися не в архів вищестоящої організації, а до відповідної районної (міської) архів. Більш того, передана на зберігання до районних і міських архіви також частина документів з особового складу, прийнятих раніше на зберігання до державних архівів і залишалися там після введення в дію Положення про Державний архівний фонд СРСР 1980 р
Стала практикуватися також передача на зберігання до районних і міських архіви документів з особового складу від діючих державних організацій в разі, якщо умови для зберігання цих документів не відповідають вимогам нормативних актів. Головним чином це стосується Вітебської області.
Таким чином, для того щоб визначити організацію, в яку необхідно звертатися з соціально-правовим запитом за отриманням архівної довідки, необхідно досить добре розбиратися в існуючій і існувала раніше системах зберігання документів ліквідованих організацій. Спробуємо визначити порядок дій громадянина в цій ситуації.
Перш за все, необхідно визначити форму власності організації, а також її місцезнаходження.
У разі якщо форма власності організації державна, то її документи з особового складу слід шукати в архівах в наступній послідовності:
1) в архіві цієї організації;
2) в архіві правонаступника, якщо правонаступник був визначений при ліквідації;
3) в архіві вищестоящої організації, якщо організація ліквідована без правонаступника;
4) в державному архіві відповідної зони обслуговування;
5) в територіальному (районному або міському) архіві місцевого виконавчого і розпорядчого органу.
У разі якщо форма власності організації недержавна, то її документи з особового складу слід шукати в архівах в наступній послідовності:
1) в архіві цієї організації;
2) в територіальному (районному або міському) архіві місцевого виконавчого і розпорядчого органу;
3) в місцевому виконавчому або розпорядчому органі, що зареєстрував організацію як суб'єкт господарювання;
4) в державному архіві, розташованому на відповідній території (головним чином для організацій, зареєстрованих в м Мінську, і деякий час для організацій Брестської області).
У разі якщо пошук необхідних документів викликає труднощі, слід звернутися за консультацією до органів Державної архівної служби Республіки Білорусь, в яких ведеться ретельний облік документів, що надійшли на державне зберігання. Головне, щоб необхідні документи збереглися в організаціях до надходження на державне зберігання.
А.Е. Рибаков
начальник відділу організаційно-правової, кадрової роботи та міжнародних зв'язків
Комітету з архівів та діловодства при Раді Міністрів Республіки Білорусь,
кандидат історічніх наук
<<< Головна сторінка | <Назад
Новини партнерів
pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net
2004-2015 Республіка Білорусь
