Опис справ для передачі документів до архіву

1. форма опису

Підрозділи передають документи в архів організації за допомогою спеціальної опису. Фактично вона являє собою акт прийому-передачі, але має особливу форму. У статті дізнаємося, де її знайти, як адаптувати і затвердити.

Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях [1] (Далі - Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів) говорять про передачу документів на зберігання в архів організації наступне:

З наведеного фрагмента можна зробити наступні висновки:

1. Існує форма здавальної опису, затверджена Правилами організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів, - додаток № 23 (для документів на паперовому носії) і додаток № 24 (для електронних справ).

2. На справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання складаються окремі описи. Справи з особового складу включаються до опису справ тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання. Третя опис складається на справи з меншими строками зберігання, але теж передаються в архів. Те ж стосується і електронних документів: складаються окремі описи на справи з різними термінами зберігання.

форма опису

Розглянемо приклад заповненої форми опису для передачі документів (на паперовому носії) (Приклад 1).

[1] Затверджено наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526.

Е.Н. Кожанова, фахівець з ДОУ і кадрового діловодства