Як зробити запит в архів?

1. види запитів
2. Як написати запит в архів
3. куди звертатися
4. Документи і послуги

Якщо вам необхідно відновити будь-яку інформацію про родичів або отримати відомості іншого характеру, потрібно написати і відправити запит до відповідного архіву. Але як зробити запит в архів? Треба сказати, що в архівах існують певні правила по обробці запитів, що надходять від громадян, тому при створенні запиту потрібно дотримуватися кількох досить простих правил. Зараз я розповім вам, як скласти запит в архів таким чином, щоб він був прийнятий до розгляду і, головне, щоб на нього отримали позитивну відповідь від архівних працівників, хоча треба визнати, що на багато запити архіви можуть і не давати відповіді. Що робити в цьому випадку - читайте в останньому розділі нашої статті. Також для вашої зручності деякі матеріали представлені у вигляді списків.

види запитів

Тим, хто не стикався ще з архівними запитами, корисно буде дізнатися, що запити в архіви бувають трьох видів:

1. тематичні - пов'язані з отриманням відомостей з певної проблеми або теми (біографії конкретної людини, історичні відомості про що-небудь і т.д.);
2. соціально-правові - пов'язані із забезпеченням законних інтересів і прав будь-якої особи або організації;
3. генеалогічні - запити з історії сім'ї або роду або по встановленню спорідненості.

Крім того, соціально-правові запити діляться також на три види:

1. від фізичних або юридичних осіб;
2. консульські запити: від осіб, які проживають за кордоном;
3. службового характеру: від різних органів влади.

Як написати запит в архів

• Перш за все, в запиті повинні міститися відомості про відправника. Якщо ви фізична особа, то досить вказати своє прізвище, ім'я та по батькові, а якщо представляєте організацію, то вкажіть її назву та юридичну адресу.
• Обов'язково вкажіть в тексті запиту свою зворотну адресу, оскільки в іншому випадку працівники архіву просто фізично не зможуть вам відправити відповідь.

• Дуже важливо сформулювати своє питання гранично ясно і чітко. Якщо ви збираєте дані про своїх предків, які не потрібно описувати історію своєї сім'ї детально, а також відмовтеся від розпливчастих формулювань в своєму побажанні. Вся справа в тому, що існує регламент роботи із запитами та зверненнями від громадян і організацій, згідно з яким в першу чергу запит потрапляє на розгляд керівництву архіву. Саме керівник визначає класифікаційну приналежність запиту: тематичний, соціально-правової або генеалогічний. А далі, за характером запиту, керівник передає його вже до відповідного відділу на виконання. Тому, чим більше розпливчатою буде ваша формулювання, тим більше зростає ймовірність некоректного (зрозуміло, для вас) визначення характеру вашого запиту, а відповідно, і призначення його виконавця. Нечіткий запит відправлятимуть з відділу у відділ, і ви можете чекати відповіді дуже довго.
• Обов'язково визначте рамки при запиті: тимчасові (хронологічні) або територіальні. Особливо це важливо, якщо ви шукаєте людей з поширеним прізвищем. В цьому випадку всіх ваших однофамільців знайти просто не вийде. Тому вказуйте часовий період, а також територіальні рамки для того, щоб пошук родичів увінчався успіхом.

куди звертатися

Багатьох також цікавить, в які архіви з якими запитами потрібно звертатися. Якщо ваш питання пов'язане з общегражданскими відомостями (наприклад, дати народження або дати смерті, дати укладення шлюбів), то вам допоможе районний архів ЗАГС. Тільки врахуйте, що всі записи зберігаються в ньому протягом 75 років. Для пошуку більш старих документів потрібно звернутися до державного обласного архіву, куди ЗАГС передають всі документи після закінчення зазначеного терміну. Щоб отримати дані про трудову кар'єру родича, звертайтеся до архівів відповідних організацій або в РГВА - Російський державний військовий архів, якщо мова йде про військових. Для пошуку інформації про моряків існує ЦВМА - Центральний військово-морський архів. Краще, якщо у вас вже буде інформація про номер частини, де служив чоловік, а також про зразкових роках його служби у відповідних військах.

Документи і послуги

Крім сімейних і особистих відомостей в держ. архівах ви також можете отримувати і відомості про різні історичні події та навіть працювати з багатьма історичними документами. У тому випадку, коли ви збираєте інформацію для підготовки будь-якої наукової роботи, потрібно взяти в тому науковій установі, де ви працюєте або вчитеся, спеціальний документ, який називається «Ставлення». Відносно буде вказано, яка наукова організація вас направила і тематика вашого запиту в даний архів. Якщо ж ви звертаєтеся в архів за особистим питання, пов'язаного з пошуком інформації про родичів, то від вас буде потрібно тільки паспорт і заяву, бланк якого зазвичай видають самі працівники архіву. Крім того, при роботі в архіві врахуйте, що крім безкоштовних послуг (робота в читальному залі), існує і ряд платних, які передбачаються правилами роботи в архіві. Так, плата може стягуватися за підготовку працівниками архіву архівних довідок або за прискорений термін підготовки різних документів, послуги сканування або ксерокопіювання і т.п.