Разом з цією статтею вибирають:
Поняття юридичної сили документа - давно існуюче і звичне всім фахівцям поняття, значення якого визначено ГОСТ Р 51141-98. Поняття юридичного значення (значущості) документа - відносно нове, що отримало широке розповсюдження тільки в останні 5-10 років. При цьому слід зазначити, що це поняття, по-перше, застосовується зазвичай не до документу взагалі, а до електронного документа, а по-друге, поряд з цим поняттям також використовується поняття «юридично значимий електронний документообіг», яке широко вживається як розробниками систем електронного документообігу, так і користувачами цих систем.
Якщо поняття юридичної сили має встановлене стандартом визначення, то поняття юридичної значимості документа (документообігу) такого визначення не має, що, безумовно, створює певні труднощі при вживанні цих понять. Нерідко навіть у спеціальній літературі ці поняття вважаються синонімічні. Наскільки це вірно? Поговоримо про юридичної значимості електронного документа більш докладно.
Для того щоб зрозуміти, що таке «юридична значимість електронного документа» задамо собі питання, чому це поняття виникло саме тоді, коли ми стали активно працювати з електронними документами і коли з'явилася можливість завіряти електронний документ електронним підписом і відповідно сформувалися передумови для переходу на безпаперовий документообіг , т. е. виключення в певних випадках документа на паперовому носії з інформаційного обміну. Чому, маючи справу з документами на паперовому носії, ми могли обходитися поняттям «юридична сила документа» і нам його було досить? Очевидно, відповідь на це питання полягає в тому, що документ на паперовому носії - це самостійний фізичний об'єкт, контроль над яким ми можемо здійснювати безпосередньо, відстежуючи переміщення даного об'єкта в процесі його підготовки або виконання.
Звичайно, документ на паперовому носії не існує сам по собі: в процесі підготовки він може бути пов'язаний з іншими документами (наприклад, документами, що ініціюють видання даного документа або службовцями підставою для його видання, з раніше підготовленими проектами і ін.); після того, як документ підготовлений або виданий, він може переміщатися в іншу систему документообігу або поміщатися в справу і потрапляти до складу документального фонду, але в будь-якому випадку документ на паперовому носії - це візуально сприймається і контрольований нами об'єкт. Відносини між суб'єктом, що здійснює документування (автором документа) і самим документом в даному випадку можна графічно представити таким чином:
Зовсім інша ситуація складається у випадку з електронним документом, оскільки електронний документ створюється за допомогою інформаційної системи, передається з однієї інформаційної системи в іншу, зберігається в інформаційній системі, т. Е. Існує на протязі свого життєвого циклу в інформаційній системі - системі електронного документообігу ( СЕД). Візуально ми сприймаємо електронний документ через його подання до человекочітаемой формі як відеограму на екрані монітора або у вигляді роздруківки на папері. Контроль за документом протягом усього періоду його існування здійснює СЕД. У зв'язку з цим відносини між автором електронного документа і власне документом виглядають інакше:
Саме той факт, що існування електронного документа забезпечується інформаційною системою - СЕД, і людина не може безпосередньо керувати електронним документом так, як він раніше керував документом на паперовому носії, ставить ряд додаткових питань, вирішення яких необхідне для визначення місця електронних документів в системі соціальних комунікацій і в тому числі визнання за електронним документом статусу офіційного документа і, що найголовніше, - можливості використовувати електронні документи як д оказательства, в т. ч. в суді.
У Рекомендаціях Європейської економічної комісії ООН щодо функціональної сумісності підписаних цифрових документів підкреслюється, що між цифровими і паперовими документами багато спільного, але між ними є і ряд важливих відмінностей, зокрема «підписані паперові документи, як правило, містять власноручний підпис підписанта, тоді як цифровий підпис під електронним документом не має графічної форми. Зазвичай тільки комп'ютерна програма здатна провести складні математичні розрахунки, необхідні для перевірки цифрового підпису ».
Правовий режим електронного підпису у нас в країні встановлено Федеральним законом від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис», яким (ст. 6) визначені умови визнання електронних документів, підписаних електронним підписом, рівнозначними документами на паперовому носії, підписаного власноручним підписом . Ці умови відрізняються в залежності від того, який електронним підписом підписаний документ, і полягають у наступному:
- «Інформація в електронній формі, підписана кваліфікованої електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом, крім випадку, якщо федеральними законами або прийнятими відповідно до них нормативно-правовими актами встановлено вимогу про необхідність складання документа виключно на паперовому носії .
- Інформація в електронній формі, підписана простий електронним підписом або некваліфікованої електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом, у випадках, встановлених федеральними законами, прийнятими відповідно до них нормативно-правовими актами або угодою між учасниками електронної взаємодії. Нормативні правові акти та угоди між учасниками електронної взаємодії, що встановлюють випадки визнання електронних документів, підписаних некваліфікованої електронним підписом, рівнозначними документами на паперових носіях, підписаним власноручним підписом, повинні передбачати порядок перевірки електронного підпису ... ».
Крім того, законом (ст. 11) встановлено порядок визнання кваліфікованої електронного підпису, який включає ряд умов, одним з яких є позитивний результат перевірки приналежності власнику кваліфікованого сертифіката кваліфікованої електронного підпису, за допомогою якої підписаний електронний документ, і підтверджено відсутність змін, внесених в цей документ після його підписання.
З наведених положень закону випливає, що сама можливість використання для підписання електронних документів того чи іншого виду електронного підпису повинна бути встановлена нормативними правовими актами або угодою сторін (в разі використання некваліфікованої або простий електронного підпису), а при отриманні електронного документа, підписаного електронним підписом, обов'язкова процедура перевірки, яка повинна підтвердити (або не підтвердити) приналежність власнику кваліфікованого сертифіката квалифициров Ганною електронного підпису і відсутність спотворень в підписаному електронному документі.
Уявімо ситуацію: ми створили електронний документ внутрішній, підписали його некваліфікованої або простий електронним підписом (відповідно до встановленого в організації порядком), отже, ми маємо право вважати, що даний електронний документ має юридичну силу. Якщо той же електронний документ необхідно буде передати контрагенту або представити як доказ до суду, нам доведеться зробити ряд додаткових дій: або підписати документ кваліфікованої підписом, якщо у нас є електронний підпис для реалізованого типу відносин, або керуватися угодою між сторонами, що дає право використовувати даний вид електронного підпису при обміні документами (якщо така угода є), або (якщо мова йде про використання даного документа в якості судового докази) представити внутрішній нормативний документ, який встановлює порядок підписання електронних документів даного виду і підтверджує, що документ має юридичну силу. І тільки в разі, якщо документ буде задовольняти всім наявним умовам, можна буде вважати, що він є юридично значимим документом.
Таким чином, стосовно до електронного документа слід визнати, що факт підписання електронного документа встановленим видом електронного підпису означає, що даний документ має юридичну силу, але це ще не означає, що даний документ може бути справжнім доказом, якщо даний документ буде потрібно представити контрагенту або іншому органу або особі. Говорити про те, що даний документ може виступати як доказ, можна буде, як мінімум, після перевірки електронного підпису і отримання позитивного результату, а можливо, і після здійснення інших додаткових дій, наприклад уявлення угоди, укладеної сторонами інформаційного обміну.
З вищевикладеного можна зробити висновок: юридично значущий документ - це документ, який може виступати в якості доказу (підтвердження) ділової чи іншої діяльності, інакше кажучи, це документ, зміст якого може сприйматися як справжнє. Чому ми не користувалися поняттям юридичної значимості при роботі з документами на паперовому носії? Відповідь очевидна: будь-який документ на паперовому носії, що має юридичну силу, є одночасно юридично значущим документом. Звичайно, і при роботі з документами на паперовому носії виникали ситуації, які вимагають перевірки автентичності документа, отже, і в цьому випадку при позитивному результаті можна було б говорити, що документ є юридично значимим, або при непідтвердження автентичності документа - про те, що документ не є юридично значимим документом, а є підробкою, фальшивим документом. На нашу думку, щодо документів на паперовому носії поняття «справжній документ» і «юридично значущий документ» можна розглядати як синоніми.
На закінчення звернемося до ДСТУ ISO 15489-1-2007, який встановлює вимоги до електронних документів. Стандарт встановлює (розділ 7, пп. 7.2.1-7.2.5), що принципи політики, процедури і практика управління документами повинні забезпечувати створення справжніх документів, що володіють певними характеристиками, а саме: автентичність, цілісність, достовірність, придатність для використання.
За ДСТУ ISO 15489-1-2007 документ є автентичним, якщо він відповідає встановленим правилам, був створений або відправлений особою, уповноваженою на це, був створений або відправлений в той час, який позначено в документі. Вірогідним є документ, зміст якого можна вважати повним і точним поданням підтверджуються операцій, діяльності або фактів і якому можна довіряти в подальших операціях або в подальшій діяльності. Цілісність документа визначається його повнотою і незмінністю.
Придатним для використання є документ, який можна знайти (мається на увазі - в інформаційній системі), відтворити і інтерпретувати. При відтворенні повинні зберігатися зв'язку між документами, що фіксують послідовність дій, зв'язку з діловою діяльністю або операціями, в яких ці документи були створені і застосовувалися.
Сформульовані в стандарті вимоги, яким повинні задовольняти електронні документи, не мають прямого відношення до юридичної сили документа (як ми вже відзначали, для надання юридичної сили документ повинен бути підписаний уповноваженою органом (особою) встановленим видом електронного підпису), але мають безпосереднє відношення до юридичної значимості електронного документа, оскільки вважати юридично значущим можна тільки той електронний документ, який є автентичним, достовірним, цілісним і придатним для користування.
Автор статті: Янкова В.Ф.
Джерело: PRO-Діловодство і СЕД
Наскільки це вірно?Чому, маючи справу з документами на паперовому носії, ми могли обходитися поняттям «юридична сила документа» і нам його було досить?
Чому ми не користувалися поняттям юридичної значимості при роботі з документами на паперовому носії?
