- Законодавча база
- Чи обов'язкова саме така форма
- важливі умови
- елементи документа
- За яких умов БСО підлягають знищенню
- Якщо бланк зіпсований
Акт списання бланків суворої звітності, зразок і бланк якого доступні для скачування трохи нижче, є важливим для багатьох організацій документом. Він підтверджує факт знищення БСО.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акта списання бланків суворої звітності .xls Завантажити зразок акта списання бланків суворої звітності .xls
Бланк суворої звітності - це папір, який підтверджує факт отримання грошових коштів від громадян. Оплата надходить юридичній особі або ІП за надані послуги. Оформляти операції між юридичними особами БСО категорично забороняється.
Законодавча база
Списання бланків суворої звітності в законі регулюється Постановою Уряду №359 від 6 травня 2008 року. Саме в ньому описані всі нюанси процедури. Також рекомендації по роботі з БСО описується в Наказі Мінфіну №52Н від 30 березня 2015 року. Це два основних документи, і ними слід керуватися при виникненні питань по темі.
Правила наказують зберігати акти подібного роду 5 років (а точніше, їх корінці). Навіть якщо при заповненні БСО була допущена помилка, його не можна відразу ж знищувати. Як тільки документ був заповнений, він автоматично повинен зберігатися до моменту списання.
Чи обов'язкова саме така форма
Муніципальні та державні установи для цих цілей з успіхом використовують форму 0504816 по ОКУД. Для них вона затверджена законодавчо і зафіксована в якості єдино можливою. З комерційними же організаціями процедура може бути м'якше. Компанія має право сама розробити і закріпити за собою право використовувати той чи інший бланк для заповнення акта списання бланків суворої звітності. Але для цього потрібно вносити його в облікову політику, розробляти наказ.
Таким чином, перспективу самостійного формування розглядають рідко. Найчастіше скачується звичайний і приймається «на ура» перевіряючими органами бланк форми 0504816. Він закріпився в ділових колах. Крім того, він зручний і має графи для розміщення всіх необхідних даних.
важливі умови
У наведеній документації помарки і виправлення неприпустимі.
Ще один значний нюанс: для заповнення акту потрібно окремим наказом скликати комісію.
Остання вибирає зі своїх членів голову. Саме ці люди будуть нести відповідальність у разі, якщо ситуація з бланками суворої звітності вийде з-під контролю. Вони розписуються в документі в знак підтвердження факту остаточного списання БСО.
елементи документа
Акт списання бланків суворої звітності влаштований досить просто. На початку його розташовується:
- Посилання на законодавчий акт, який наказує його використання. Вона міститься тільки в тих формах, які не формуються організаціями самостійно. Найменше розходження з типовою формою - і організація не має права публікувати посилання на закон правому верхньому куті.
- Віза керівника установи. Вона включає в себе: підпис, розшифрування підпису, посада начальника, печатка організації (при наявності такої).
- Найменування документа з присвоєним йому номером. Саме цей номер разом з датою підписання акта є його розпізнавальним знаком при занесенні в наступні реєстраційні документи.
- Міні-таблиця з кодами. Там розташовані: код по ОКУД (він вже проставлено в доданому бланку), дата підписання акта, код за ЄДРПОУ.
- Назва організації. При необхідності - найменування структурного підрозділу. Цей пункт особливо актуальний при списанні бланків суворої звітності при проведенні інвентаризації в рамках одного їх підрозділі компанії.
- ПІБ матеріально відповідальної особи, його посаду.
- Бухгалтерська інформація: кредит і дебет рахунку, за яким проводиться акт. Ця інформація заповнюється вже після надходження акта списання бланків суворої звітності в бухгалтерію.
- Перерахування складу комісії. Воно включає ПІБ голови (окремо) і членів комісії із зазначенням посад.
Триває документ посиланням на наказ, який сформував перераховану комісію по знищенню БСО. Нижче обов'язково повинен бути позначений період, в який відбудеться списання документів.
Основна частина акта списання бланків суворої звітності - це таблиця з перерахуванням придатних до знищення документів. Зручність таблиці в достатку даних, які в неї можуть бути поміщені. Хоча наведена в бланку таблиця передбачає вказівку в кожній з рядків:
- Номери та серії бланка, що підлягає списанню.
- Причини списання.
- Дати знищення документа.
Тривалість таблиці визначається тільки конкретними умовами, зокрема, кількістю БСО, труднощами прийняття рішення про їх списання тощо.
Заключна частина документа, яка може розташовуватися як на тій же сторінці, так і на значній відстані від початку (залежно від обсягу прикріплюється таблиці), - це підписи комісії на чолі з головою. Кожен підпис вимагає розшифровки. Також тут вказуються посади всіх, хто ставить свої «автографи».
За яких умов БСО підлягають знищенню
Організація має право знищити будь-який з бланків суворої звітності, тільки якщо у нього закінчився п'ятирічний термін зберігання. На додаток до цього в організації не повинна проводитися інвентаризація.
Згідно з існуючим законодавством, списання бланків суворої звітності можливо лише в разі, якщо інвентаризація проводилась понад місяць тому. Однак саме факт проведення інвентаризації на практиці служить відправною точкою для списання корінців бланків суворої звітності, термін яких вийшов.
Якщо бланк зіпсований
Зіпсований бланк всупереч поширеному переконанню не підлягає знищенню відразу ж. Згідно із законом він зберігається так само, як і корінці діючих БСО, 5 років. Він теж реєструється в книгах обліку організації. Це потрібно для дотримання хронологічного порядку, створення і підтримки системи в документообіг бланків суворої звітності.
Таким чином, ця дія закріплено законодавством не просто так. Будь довільно взятий бланк суворої звітності з реєстраційних документів не старше 5 років повинен бути доступний для вивчення.
За заповнення акта списання бланків суворої звітності відповідає керівник організації. Однак в більшості випадків він передоручає ці обов'язки своїм працівникам. Це може бути кадровик, бухгалтер або будь-який інший співробітник. Головне, щоб цей функціонал значився в трудовому договорі співробітника.
