Як правильно заповнити трудову книжку

1. коли відкривається
2. як заповнювати
3. документи
4. зміст
5. Титульний аркуш
6. Відомості про роботу
7. додаткові відомості
8. приклади
9. нагородження
10. оформлення вкладиша

Трудова книжка зберігає в собі всю інформацію про трудову діяльність працівника і використовується для визначення тривалості його стажу. Діючі в даний час форми трудової книжки і вкладиша встановлені в Пост. № 225 від 16 квітня 2003 г. Як правильно заповнити трудову книжку, зазначено в Пост. № 69 від 10 жовтня 2003 р Дані постанови містять розбіжності з деяких питань, що вимагає звернення до Трудового Кодексу і ще більш ускладнює оформлення трудової книжки.

Це особливо вірно по відношенню до приватних підприємців, які змушені брати на себе обов'язок щодо ведення кадрового обліку. Найменше відхилення від стандартів заповнення трудової книжки веде до недійсності внесених відомостей, як і різні помилки, допущені в самих записах. Для усунення наслідків у відповідні графи вносяться виправлення строго за встановленим зразком. У виняткових випадках працівникові видається дублікат.

коли відкривається

Кожна трудова книжка має власний номер, видається працівникові на все життя і не підлягає заміні за винятком деяких випадків. Якщо у недавно прийнятого на роботу співробітника цей документ відсутній, необхідно відкрити йому новий. У разі якщо такий був, але з яких-небудь причин не може бути наданий, дана інформація відображається в акті, який завіряється підписами: особи, яка видала нову трудову книжку, працівника і свідка.

Документ заводиться на співробітника, який пропрацював в компанії не менш шести днів, і повинен бути оформлений протягом тижня з дня його працевлаштування. Дана процедура проводиться в присутності працівника, з чиєї заробітної плати згодом утримується вартість бланка.

Трудова книжка, зразок заповнення при прийомі на роботу:

як заповнювати

Всі записи в трудову книжку заносяться посадовою особою організації, уповноваженим на це наказом керівника, найчастіше - працівником відділу кадрів. У разі його відсутності це може бути бухгалтер або директор підприємства. Документ підлягає реєстрації в книзі обліку і зберігається у роботодавця аж до звільнення співробітника або його переведення на інше місце роботи. При необхідності працівнику видається виписка з книжки за місцем вимоги.

Детально як оформити трудову книжку вперше дізнайтеся тут .

Виписка з трудової книжки - зразок заповнення:

Записи ведуться розбірливим почерком, все слова наводяться в повному варіанті, без будь-яких скорочень. Числове вираження дат, характеристик та інших відомостей вказується тільки в арабських цифрах. Також не можна записувати назву місяця прописом. Правильний формат заповнення дати: 05.03.2019. Допустимо використовувати кулькові, гелеві та пір'яні ручки. Вміщені в них паста, гель і чорнило повинні мати підвищену стійкість до впливу води і ультрафіолетових променів. Оптимальними є синій, темно-фіолетовий і чорний відтінки фарбувального пігменту.

документи

Для заповнення трудової книжки потрібні:

• паспорт співробітника (або інший документ, що засвідчує особу);
• диплом про освіту;
• журнал обліку трудових книжок;
• свідоцтво ІП або Статут організації;
• печатка з гербом.

Детально як заповнити титульний лист трудової книжки дивіться в ролику

зміст

Трудова книжка розділена на три частини:

1. Титульний лист, який містить відомості про власника документа.
2. Відомості про роботу, що включають в себе найменування підприємств, на яких здійснювалася трудова діяльність і тривалість такої.
3. Розділ про нагородження.

Врахуйте, що правила заповнення трудових книжок зобов'язують вносити корективи в разі можливої ​​зміни:

• назви компанії (вкл. правову форму);
• типу друку (використання різних в одній книжці - неприпустимо!).

Титульний аркуш

На першій сторінці трудової книжки потрібно вказати всю інформацію про працівника, керуючись наданими ним документами. Вона повинна містити:

• П І Б власника;
• дату народження (в числовому вираженні);
• рівень освіти (середня, середня спеціальна, вища);
• найменування професії, зазначеної в дипломі;
• дату відкриття трудової книжки;
• підпис співробітника;
• підпис особи, що заповнює документ;
• гербову печатку організації.

Титульний аркуш трудової книжки, зразок заповнення 2019:

Відомості про роботу

Кожна сторінка середнього і найбільш великого розділу складається з чотирьох граф, що містять:

1. Порядковий номер запису (починаючи з № 1 і далі).
2. Дату прийому на роботу і інших подій.
3. Саму запис, що представляє собою відомості про організацію (її повне та скорочене найменування), найменування посади (із зазначенням кваліфікації) і підрозділи. Крім факту прийняття на роботу, тут фіксуються також випадки перекладу на іншу посаду і звільнення. Відомості про це повинні бути внесені в графу протягом 7 днів з дня виходу наказу, за винятком запису про звільнення, яка складається безпосередньо в день його здійснення.
4. Документальне підтвердження запису - найменування наказу, дата його випуску і номер (саме в цьому порядку).

Детально як робити записи про роботу в трудовій книжці дивіться у відео

додаткові відомості

Розділ, що містить відомості про роботу, може включати в себе і додаткову інформацію:

1. За бажанням працівника в нього вносяться відомості про роботу за сумісництвом. Запис проводиться на підставі документів, наданих іншим підприємством, на якому працівник влаштований на поєднану посаду. При цьому використовуються ті ж принципи заповнення графи, що і при внесенні відомостей про основну роботу. Трудова книжка повинна зберігатися у службовця відділу кадрів за місцем основної роботи, який єдиний має право вносити в неї будь-яку інформацію.
2. Придбання другої професії, отримання розряду, підвищення кваліфікації також відображаються в даному розділі.
3. Якщо має місце перейменування підприємства, робиться відповідний запис із зазначенням документа, що став підставою для цього. Дана інформація зможе пояснити розбіжність в печатках, поставлених при працевлаштуванні і звільнення співробітника. Ті ж дії виконуються при перейменуванні посади.
4. У разі реорганізації підприємства в розділі відзначається звільнення працівника з подальшим його прийомом в нову компанію.

Зразок заповнення трудової книжки при ліквідації ТОВ:

приклади

А. С. Копачова надійшла на посаду юрисконсульта в ВАТ «Авелан» 27 лютого 2016 р 12 серпня 2016 року вона була переведена на посаду старшого юрисконсульта. Даний факт був відображений в розділі «Відомості про роботу».

№ запису Дата: Число Місяць Рік Відомості про прийом на роботу, .. Найменування, дата і номер документа, на підставі якого внесено запис 1 2 3 4 Товариство з обмеженою відповідальністю «Авелан» 4. 27 02 2016 Прийнята на роботу на посаду юрисконсульта Наказ № 7 / К від 27.02.2016 р 12 08 2016 Перекладена на посаду старшого юрисконсульта Наказ № 16 / К від 12.08.2016 р

При звільненні працівника в графі № 3 потрібно вказати нормативний акт ТК, згідно з яким була застосована ця міра. Запис повинен бути підтверджена печаткою компанії або відділу кадрів і підписом особи, що заповнює трудову книжку. Співробітник також повинен розписатися в цій графі, підтверджуючи тим самим свою згоду з внесеними за час роботи записами.

А. М. Шолохов виконував обов'язки продавця в ЗАТ «Континент». 6 березня 2017 року він був звільнений за невихід на роботу без поважної причини. Наказ про звільнення був підписаний в цей же день.

№ запису Дата: Число Місяць Рік Відомості про прийом на роботу, .. Найменування, дата і номер документа, на підставі якого внесено запис 1 2 3 4 4 06 03 2017 Звільнено через прогул
(Підпункт «а» пункту 6 статті 81 Трудового кодексу РФ)
Начальник відділу кадрів ЗАТ «Континент»: Маріфов (Маріфов)
Ознайомлений: Шолохов (Шолохов) Наказ № 32 від 06.03.2017 р

нагородження

Даний розділ містить інформацію про присвоєні працівникові звання, вручених йому дипломах, грамотах і інші нагороди, передбачених внутрішніми нормативними актами компанії і законодавством. До таких можна віднести подяку керівництва, виражену в усній формі, а також регулярно виплачуються грошові премії, що входять в систему нарахування заробітної плати. Що і пояснює повна відсутність відомостей в цьому розділі, зустрічається в трудових книжках більшості працівників. Причому різні грамоти та дипломи, що видаються працівникові без випуску відповідного наказу, також є лише номінальним виразом вдячності, які не відображаються ні в трудовій книжці, ні в особовій справі.

Заповнення трудової книжки 2019, зразок:

оформлення вкладиша

Якщо всі вільні місця в трудовій книжці були витрачені і нові записи вносити нікуди, відкривається вкладиш. Зазвичай його вшивають в кінець документа, так як конкретні вказівки про це в інструкції щодо заповнення трудових книжок відсутні. На титульному аркуші (або обкладинці) основної книжки ставиться штамп про видачу вкладиша із зазначенням його серії та номера.

Про виписку з трудової книжки розказано тут .

Правила ведення обох документів ідентичні, титульний лист вкладиша також підлягає заповненню. Нумерація записів триває після тієї цифри, на якій закінчилося заповнення трудової книжки. Якщо при заповненні вкладиша були допущені помилки, його утилізують у присутності комісії, склавши акт. Те ж стосується і забракованих або застарілих трудових книжок.

Ми готові відповісти на виниклі питання - задавайте їх у коментарях