Олексій Полковников
Корпорація Microsoft оголосила про вихід нової версії свого пакета для управління проектами Project 98, який прийшов на зміну MS Project 4.1. Якщо судити за кількістю 98 в назві продукту, то можна припустити, що чергова версія системи, випущена Microsoft в кінці 1997 року, з'явилася трохи раніше запланованого терміну.
Переривання у виконанні окремих робіт можуть бути змодельовані на тимчасовій діаграмі
Перед розробниками Microsoft Project 98 були поставлені наступні основні цілі:
- надати користувачам більш потужні засоби контролю над проектами;
- посилити засоби взаємодії учасників проекту;
- зробити MS Project природним доповненням Microsoft Office 97;
- забезпечити можливість настройки пакета для конкретних користувачів;
- створити єдиний інструмент управління проектами, придатний як для новачків, так і для досвідчених користувачів.
Необхідно зауважити, що нову версію MS Project чекали давно. Основні претензії до попередніх версій зводилися до недоліків алгоритмів планування ресурсів, слабкості алгоритмів перерахунку розкладів при обмежених ресурсах, недостатню гнучкість засобів многопроектной планування і формування звітів. Крім того, MS Project 4.1 не працював під Windows NT.
Ми провели тестування системи, основні результати якого представлені в даній статті.
Цифри і факти
Project 98 тепер працює під Windows 95 і Windows NT.
Максимальний розмір проекту в MS Project 4.1 був обмежений 9999 роботами і 100 ресурсами. Project 98 не має обмежень на кількість робіт проекту і дозволяє планувати до 10000 ресурсів. Project 4.1 дозволяв зберігати в базі даних 111 параметрів для опису кожної роботи, а Project 98 приблизно в два рази більше. Розширення списку параметрів в основному відбулося за рахунок можливості ведення додаткових полів, використовуваних користувачем на його розсуд (30 текстових полів, 10 числових полів, 10 полів типу "тривалість", 10 полів типу "вартість", 10 полів типу "прапор").
Число об'єднуються проектів збільшилася з 80 до 1000. Причому, з'явилася можливість об'єднувати підпроекти всередині проектів.
Однак так чи важливі дані цифри для рядового користувача MS Project?
За твердженням Microsoft, сьогодні в світі близько 2 млн. Осіб працюють з попередніми версіями MS Project, т. Е. Система перейшла в розряд масових продуктів. За оцінками аналітиків Microsoft, 40% користувачів Project за допомогою пакета планують розкладу, що складаються не більше ніж з 50 робіт, і лише 20% планують проекти, які мають більше 100 робіт.
Нові можливості
Робота елементарна частинка всіх проектів. Виконання комплексу взаємопов'язаних робіт забезпечує досягнення цілей проекту. Однак в реальному житті роботи можуть істотно відрізнятися як за своєю природою, так і з точки зору завдань управління. Більшість робіт проекту необхідно виконати "якомога раніше", але існують і такі, які краще запланувати на якомога пізніший термін (наприклад, платежі). Тривалість деяких робіт може бути скорочена за рахунок збільшення числа виконавців, але існують роботи, тривалість яких не залежить від числа виконавців (іноді перевезення вантажів можна здійснити в два рази швидше, якщо замість однієї машини використовувати дві, проте якщо для отримання обладнання його потрібно замовити, транспортувати морем і оформити на митниці, то призначення додаткових ресурсів не прискорить процедуру).
Таблиця завантаження ресурсів на роботах проекту (Resource Usage)
Якщо в Project 4.1 був тільки один тип роботи з фіксованою тривалістю, то в новій версії системи можливо опис робіт трьох типів з фіксованою тривалістю, з фіксованим обсягом робіт, з фіксованою кількістю виконавців.
Project 98 дозволяє призначати робіт різні типи планування: як можна раніше (ASAP), як можна пізніше (ALAP), з фіксованою датою початку.
Мабуть, найбільш ефектним і простим для використання нововведенням стала можливість переривання і відновлення виконання окремих робіт. Дана операція проводиться користувачем вручну. Прийнявши рішення про виконання будь-якої роботи з перериваннями, керівник може легко змоделювати цю ситуацію в графічному режимі на календарної діаграмі, розщепивши роботу і зсунувши окремі її частини на більш пізній термін. Переривання в роботах також можуть бути змодельовані за рахунок переривання призначення ресурсу на роботу в таблиці використання ресурсів (Task Usage).
Ресурси найважливіші елементи планування. Роботи проекту не виконуються самі по собі. Призначення виконавців на роботи дозволяє побудувати модель реалізації проекту з урахуванням його забезпеченості ресурсами. На підставі інформації про потреби робіт проекту в ресурсах можуть бути розраховані і проаналізовані витрати на проект, побудований графік інвестицій.
По-перше, необхідно описати ресурси, що знаходяться в розпорядженні менеджера проекту. Project 98, як і попередня версія системи, працює з двома типами ресурсів: люди / обладнання і гроші. У реальному житті, однак, часто доводиться планувати і третій вид ресурсів матеріали / комплектуючі. Відсутність можливості описувати даний тип ресурсу в явному вигляді може засмутити деяких керівників.
Що стосується людей, то можливості для опису даного ресурсу досить зручні. Інформація поділяється на загальні дані, графік робочого часу ресурсу, інформацію про вартість ресурсу і додаткові нотатки. Призначення змінюються з часом розцінок на ресурс (профілю вартості) є досить звичайною можливістю для систем управління проектами. А в Project 98 є можливість завдання до п'яти профілів розцінок для кожного ресурсу. Таким чином, на різних роботах ресурс може працювати за різними розцінками, що вельми актуально в областях, де оплата праці залежить від його складності і кваліфікації виконавця. Крім того, кожна розцінка включає три складові стандартна розцінка, розцінка за понаднормовий час і фіксована ціна призначення. До речі, використання фіксованої складової ціни дозволяє частково моделювати призначення матеріалів і комплектуючих на роботи проекту.
Витрати, не пов'язані з ресурсами, можуть бути введені окремо в поле Fixed Cost. Для кожної роботи може бути заданий профіль розподілу витрат. Обмеженням тут є неможливість розбиття витрат за статтями витрат.
Призначення ресурсів на роботи виконується в діалоговому вікні Assignment Information. Найбільш цікавим нововведенням тут є можливість гнучкого опису профілю призначення виконавця на роботу. Ступінь завантаження виконавця на конкретній роботі може постійно змінюватися відповідно до потреб роботи, поточною ситуацією і мінливими пріоритетами. Project 98 пропонує також кілька стандартних профілів призначення: рівномірне завантаження (flat), найбільше навантаження на початку роботи (front loading), піки навантаження на початку і в кінці (double peak), найбільше навантаження в середині роботи (bell і turtle loading).
Два нових представлення даних, Task Usage і Resource Usage, дозволяють наочно відслідковувати щоденну (або щотижневу, щомісячну) завантаження виконавців на роботах проекту, сгруппированную відповідно по роботах або по виконавцям.
Додаткові функції
Оцінюючи пакет для управління проектами, завжди корисно приділити увагу не тільки безпосередньо функцій планування і управління, а й засобів, що дозволяє ефективно інтегрувати пакет в єдину систему управління організацією.
На початку статті ми вже відзначали, що в Project 98 з'явилася значна кількість додаткових полів, що дозволяють зберігати специфічні параметри робіт проекту. Недоліком, мабуть, є тільки те, що не можна програмувати власні формули розрахунку для додаткових полів.
З'явилися нові способи збереження даних проекту. Крім MPP і MPX, стандартних форматів файлів Microsoft Project, користувач тепер може зберегти інформацію про проект в форматах ODBC, Excel і Access 8.0. Формат MPD (Microsoft Project Database) дозволяє зберігати всі дані про проект в структурі, доступною як з Project 98, так і з Access 8.0.
Останнім часом стало модним включати в системи управління засоби комунікації між учасниками робочих груп. При описі ресурсу (форма Resource Information) для кожного виконавця може бути адреса був призначений додатковий його електронної пошти. Тоді для розсилки інформації про роботи по виконавцям досить виконати команду TeamAssign, а для запиту інформації про стан робіт команду TeamStatus. Інформація про роботи проекту може зберігатися в форматі HTML і публікуватися на внутрішньому Web-сервері. Додатковий контроль за ходом проекту забезпечується за рахунок інтеграції Project 98 і Microsoft Team Manager. До вищесказаного хочеться лише додати, що реальне використання засобів комунікації спільно з системою управління проектами передбачає досить високу культуру організації виконавців, що поки є рідкістю не тільки в Росії.
зручність роботи
У Project 98 з'явилася значна кількість дрібних удосконалень, що підвищують простоту і ефективність використання пакета. Наприклад, трохи змінилася структура діаграми Ганта: при призначенні дат початку і закінчення робіт з'являється місячний календар, що дозволяє вибрати дату графічно, фільтр відбору даних тепер може включати до 40 критеріїв, з'явилася можливість призначення фільтра відбору для кожного стовпця в діаграмі Ганта, покращилися засоби настройки заголовків звітів і т. д.
Комплект поставки Project 98 містить набір стандартних форм, таблиць та звітів, які можуть бути корисні на різних стадіях планування та управління проектом. Крім того, всі меню, екрани, таблиці, форми і звіти системи можна налаштовувати під специфічні вимоги користувача.
Система допомоги досить різноманітна і крім традиційних засобів пошуку підказки по командам Project 98 включає схему управління проектом для новачків (Microsoft Project Map). Зовні приваблива карта використання Project 98, проте, на мій погляд, містить занадто поверхневу інформацію і обходить мовчанням деякі тонкі моменти застосування системи, які можуть збити з пантелику недосвідченого користувача.
висновок
В цілому завдання, поставлені розробниками системи, на мій погляд, досягнуті. Project 98, залишаючись простий у використанні системою, доступною для непрофесіоналів, містить нові можливості, що дозволяють здійснювати досить гнучке планування ресурсів в певних областях і управління ними. Пріоритетними галузями застосування Project 98, мабуть, залишаться проекти, пов'язані з плануванням офісної діяльності, де основними ресурсами є конкретні виконавці, а основне завдання менеджера призначення виконавців на роботи і координація виконання окремих завдань.
Олексій Полковников консультант фірми
A Project. До нього можна звернутися по електронній пошті: [email protected] або по телефону: (095) 230-3856.
Версія для друку
Однак так чи важливі дані цифри для рядового користувача MS Project?
