Урок 1. Основи тайм-менеджменту

1. Різноманіття форм тайм-менеджменту
2. Таблиця 1 - Типи управління часом
3. Визначення цілей управління часом
4. Вправа 1.1.
5. Етапи управління часом: перш ніж почати
6. Вправа 1.2.
7. Перевірте свої знання

Метою даного уроку є допомогти вам максимально розібратися в особливостях і нюансах тайм-менеджменту, а також на глибинному рівні усвідомити і відчути, як може ефективна організація свого часу сприяти досягненню цілей, допомагати у розвитку потенціалу своєї особистості і надавати сприятливий вплив на життя в цілому.
В уроці будуть розглянуті такі питання як цілі управління часом і його передумови, основні етапи та особливості цього процесу. Крім того, ви дізнаєтеся масу рад по підвищенню особистої ефективності і зможете вибрати ті з них, які будуть підходити конкретно вам.

зміст

1. Різноманіття форм тайм-менеджменту
2. Визначення цілей управління часом
3. Етапи управління часом: перш ніж почати
4. перевірки тест

Різноманіття форм тайм-менеджменту

Сьогодні існує величезна кількість найрізноманітніших підходів до проблеми управління часом. Розібратися в них з нуля дуже складно, ще складніше визначити, який з них може бути корисний саме вам.

Як зазначає автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум з управління часом» Сергій Калінін, фахівці виділяють три типи тайм-менеджменту: персональний (особистий), рольової (професійний), а також соціальний тайм-менеджмент. А всередині цих типів можуть існувати необмежені (і навіть пересічні) безлічі систем, методів і концепцій управління часом, частина з яких мають авторські назви.

Індивідуальне управління часом тісно поєднане з особистісним саморозвитком і здійснюється особисто людиною, які бажають підвищити ефективність своєї діяльності. Для цього кожен з нас використовує власні методи і підходи, черпаючи інформацію з книг, інтернет-сайтів і блогів, рад друзів і колег, а також своїх ідей щодо підвищення ефективності використання особистого часу.

Рольовий (професійний) тайм-менеджмент допомагає людині бути ефективним в рамках виконання ним будь-якої конкретної соціальної ролі, зазвичай - професійної. Як зазначає Сергій Калінін, професійний тайм-менеджмент - «це на 50% психологія трудової діяльності і ще на 50% методи підвищення ефективності праці, запозичені з НОТ ( наукової організації праці ) ». В такому тайм-менеджменті зазвичай потрібна допомога професійного консультанта.

І, нарешті, соціальний тайм-менеджмент присвячений міжособистісних відносин і (або) спільного управління часом кількох людей. Типовий приклад такого тайм-менеджменту - корпоративний. Значна частина зусиль соціального управління часом полягає в оптимізації процесів взаємодії людей (бізнес-процесів, організаційних і комунікаційних процесів), і тільки потім деякий увага приділяється власне методам тайм-менеджменту.

Відмінності і подібні риси даних типів тайм-менеджменту наведені в табл. 1.

Таблиця 1 - Типи управління часом

Примітка: Зміст таблиці змінено автором таким чином, щоб змістити акценти з професійного і корпоративного тайм-менеджменту на вихідні, більш загальні типи - рольової і соціальний тайм-менеджмент.

У наших уроках ми будемо говорити про особисте тайм-менеджменті. Проте, ніщо не завадить вам застосувати окремі методи управління часом для виконання ваших рольових функцій або для підвищення ефективності роботи вашого колективу.

Виходячи зі сказаного вище, неважко зрозуміти, чому не існує і не може існувати ніякої єдиної надійної системи тайм-менеджменту. Приватне управління часом - як індивідуальна психологія, скільки людей - стільки й точок зору. Тому підбирайте ті методи, які вам найбільш зручні, і - хто знає! - може бути, ви навіть винайде свій.

Вивчаючи все різноманіття підходів до управління часом, можна припустити, що існують три принципові суті тайм-менеджменту - це системи, концепції і методи управління часом.

Концепція управління часом - це певний спосіб розуміння і сприйняття ефективності використання особистого часу, від якої залежить значною мірою задоволеність особистим тайм-менеджментом.

Концепція містить у собі наступні елементи:

• причину і привід управління часом;
• мета управління часом;
• цінності та принципи управління часом;
• філософію управління часом.

Наявність кожного з цих складових елементів необов'язково в строгому сенсі цього слова, однак найчастіше все вони в явному або неявному вигляді присутні.

У загальному випадку можна констатувати, що концепція управління часом часто формується у конкретного автора під впливом особистих життєвих обставин, і вона досить докладно описується в його роботах. Не всі концепції мають конкретних авторів через їх ціннісного характеру.

Метод управління часом - систематизована послідовність дій, спрямована на вирішення конкретного завдання управління часом. Зазвичай методи управління часом можуть бути докладно описані (на відміну від концепцій) і мають конкретного автора. Сукупність однорідних методів управління часом називають підходом до управління часом.

Система управління часом - комбінація взаємодіючих елементів, зокрема, концепції і методів управління часом, спрямована на досягнення поставленої перед вами мети.

Визначення цілей управління часом

Запорука ефективного тайм-менеджменту - чітке розуміння того, навіщо він потрібен, і чому його відсутність викликає дискомфорт. У наступному уроці ми будемо говорити про ефективне цілепокладання стосовно окремих завдань, але вже зараз можемо підкреслити важливість спочатку поставленої мети відомою приказкою: що посієш, те й пожнеш. Всі найбільш популярні системи тайм-менеджменту засновані на глибокій потреби в них їх творців.

Так, про систему особистої ефективності одного з батьків-засновників США Бенджаміна Франкліна (1706-1790) відомо, що коли йому було трохи більше 20 років, він вирішив вести щоденник для спостереження за розвитком в собі 13 ключових моральних чеснот (Франклін, Б. Автобіографія / Б. Франклін. - М.: Московський робочий, 1988. - 48 с.). Він поставив собі за мету досягти моральної досконалості, яка зробила його життя розписаної буквально щохвилини, і, судячи з його автобіографії, успішно досяг її. Іншу мету переслідував Тімоті Ферріс, автор книги « Як працювати по 4 години на тиждень, не виступаючи в офісі від дзвінка до дзвінка, і при цьому жити де завгодно і багатіти ». І якщо «тайм-менеджмент» Ферріса полягає в його «4-х годинному робочому тижні», то кожен день Франкліна був ретельно розпланований і включав в себе не менше 8 робочих годин. Можна привести багато інших прикладів, проте дані два вже досить переконливо свідчать про те, якими різними можуть бути підходи до вашого особистого управління часом.

Іншими словами, від поставленої вами мети при виробленні вашого індивідуального підходу до управління часом залежить дуже багато чого.

Як правильно поставити мету особистого тайм-менеджменту? Для цього потрібно відповісти на кілька простих запитань з вправи 1.1 і записати відповіді на нього собі на аркуш паперу. Постарайтеся не приховувати від себе істинні причини вашого інтересу - може бути, тайм-менеджмент вам зовсім і не потрібен, так навіщо витрачати час на його освоєння?

Вправа 1.1.

Дайте відповідь на наступні питання:

1. Чому мене цікавить тайм-менеджмент? Запишіть свою відповідь.
2. Чи знаю я мета, для якої мені потрібно управляти своїм часом? Якщо так, запишіть свою мету. Якщо немає, то спочатку придумайте її, а потім все одно запишіть.
3. Чи знаю я, чому я хочу її досягти? Запишіть для себе відповідь на це питання.
4. Перечитайте свої відповіді на питання 1-3. Чи хочете ви продовжувати вивчати тайм-менеджмент, знаючи ваші справжні мотиви інтересу до управління часом?

Якщо ви розгорнуто відповіли на перші два питання і ствердно - на два останніх, то ми можемо рухатися далі. Більшість фахівців в сфері тайм-менеджменту переконливо радять регулярно співвідносити свою мету з реальними діями при щоденному плануванні, для чого аркуш паперу з вашою метою має бути завжди поруч з вами.

Етапи управління часом: перш ніж почати

Визначившись зі своєю метою, можна почати особистий тайм-менеджмент. А з чого ж почати, запитаєте ви? Звернемося до Пітеру Друкеру, американському економістові і одному з провідних теоретиків управління. У книзі «Ефективний керівник» він пише: «Згідно з моїми спостереженнями, досвідчені керуючі не відразу кидаються вирішувати свої завдання. Вони починають з аналізу свого часу, а не з планування, - спочатку вони продумують, як розподілити свій час. Потім вони намагаються контролювати час, найважливіший елемент якого полягає в скороченні непродуктивних витрат. Нарешті, вони зводять своє «особисте» час в максимально великі і пов'язані між собою блоки. Таким чином, цей процес складається з трьох компонентів:

1. реєстрація часу;
2. керування часом;
3. укрупнення часу ».

Дійсно, ви знаєте, чого ви хочете досягти; але чи знаєте ви, що вам зараз заважає просто чинити інакше? Скоріш за все ні. Один з найбільш простих способів зрозуміти, на що витрачається ваш час, - це проаналізувати вашу поточну структуру дня. Заведіть собі невеликий файл-помічник для реєстрації поточних справ (або ведіть його в щоденнику від руки). Він може виглядати таким чином:

Для успішного виконання завдання реєстрації часу обов'язково фіксувати час початку і завершення справи, давати його короткий опис, а також фіксувати будь-які моменти, що перешкоджали виконанню вашої задачі. Безумовно, що дану таблицю можна і потрібно підлаштовувати під себе. Наприклад, туди можна включити окремі стовпці для фіксації ваших особливих звичок або відволікаючих моментів (перевірка пошти, перекур, бесіда з колегою, перерва на чай, відволікання на перевірку оновлень в соцмережі і т.п.), стовпець з власною оцінкою ефективності проведеного часу ( ефективно / неефективно), з поділом витрат часу на робочі і особисті завдання і т.п. Крім того, ідеї для окремих полів можуть вам підказати в майбутньому системи тайм-менеджменту і їх складові частини, які ми будемо вивчати згодом.

Наприклад, давньоримський філософ стоїк Луцій Анней Сенека вибрав в якості першого листа Луцілі лист про час:

Луцій Анней Сенека
Лист I (Про час)
Луцилия вітає Сенека!
Одне лише час слід берегти.
Не дай його вкрасти хвилинах млості,
Порожнім миттєво непотрібних зустрічей.
Все життя свою в справах проводимо, але не
Корисних, здебільшого, а поганих ...
Потім - неробство, а, на інше -
Роками не викроює мить.
Ти назвеш когось із знайомих,
Хто б знав, що вмирає кожну годину?
Адже смерть - НЕ Предстояння страшної коми,
А - в кожному, щодня і зараз.
Все нам - чуже, тільки час - наше!
А ми його зовсім не бережемо:
Будь знайомий підставляє чашу,
І ми йому - «по краєчок» наллємо.
Намагаюся уникати докладних листів
(Навіщо перемивати в них дурниці):
Що ж тоді від «завтра» ти залежний,
Чим краще контролюєш свій день.
Я дивуюся: як же люди дурні,
І як незначна марність їх шляху ...
Дають в кредит - вважають кожен рубль,
А час - їм ніхто не поверне ...
Ті, на кого ти цілий день витратив,
Чи не відчувають, що вони - в боргу!
Спробуй-но закликати їх усіх до розплати:
Один відповідь: Вибачте, не можу!
Я - марнотрат, ретельний в підрахунках.
Я знаю: з ким і скільки втратив ...
Адже час більше вимагає обліку,
Чим популярний жовтий мінерал.
Багатий - лише той, хто дещицею задоволений,
Хто не кличе на допомогу лікарів,
Не розуміючи, чого він хворий ...
Не забувай про час.
Будь здоров.

Тут римський філософ не тільки говорить про важливість письмового обліку тимчасових витрат, але і про двох важливих моментах, які можуть служити полями вашої майбутньої таблиці:

• Поділ часу на добре, погано витрачений і неробство;
• Оцінка ступеня наповненості прожитого часу.

Вправа 1.2.

Побудуйте власну таблицю реєстрації часу, виходячи з ваших поточних знань про управління часом. Ведіть її хоча б протягом трьох днів, а потім постарайтеся проаналізувати вашу поведінку і відзначити, що б ви хотіли змінити. Протягом наступних уроків постарайтеся знайти методи тайм-менеджменту, які допомагали б вам виконати це бажання, і пробуйте їх застосувати.

Підказка. Краще за все ви будете бачити прогрес, якщо весь цей час будете вести таблицю без перерви, відзначаючи час, коли ви почали застосування того чи іншого методу.

Управління часом - наступний блок завдань тайм-менеджменту, до якого доцільно переходити після того, як ви проаналізували ваші поточні витрати часу. На цьому етапі слід зрозуміти, від яких справ вам хочеться або варто відмовитися заради виконання головних завдань, яким чином розподілити справи протягом одного дня, а також скоротити непродуктивні витрати часу.

Тут П. Друкер радить поставити собі три питання (ми їх кілька видозмінили, щоб вони відповідали особистим типу тайм-менеджменту, а оригінальні питання можна прочитати в розділі 2 «Знайте свого часу»):

1. Що станеться, якщо цього не зробити взагалі (про конкретну справу)?
2. Який з видів моєї діяльності може виконати будь-хто інший з не меншим (а може бути, і з великим) успіхом?
3. Що я роблю такого, що поглинає мій час і не підвищує ефективність?

Відповіді на ці питання допоможуть вам відсіяти непотрібне і сконцентруватися на ваших ключових справах. Іншими словами, ваше управління часом тут піддається приоритизации і оптимізації. Цим навичкам ви навчитеся в одному з наступних уроків даного курсу. Варто відзначити, що більшість методів, що розглядаються в рамках реального курсу, ви зможете застосувати саме тут.

Що ж стосується укрупнення часу, то це один з фінальних етапів тайм-менеджменту: коли ви зрозумієте, що саме вам необхідно робити для досягнення поставленої мети, ви зможете «заново зібрати» всі справи в укрупнені блоки і згодом оперувати саме ними.

Перевірте свої знання

Якщо ви хочете перевірити свої знання з теми даного уроку, можете пройти невеликий тест, що складається з декількох питань. У кожному питанні правильним може бути тільки 1 варіант. Після вибору вами одного з варіантів, система автоматично переходить до наступного питання. На одержувані вами бали впливає правильність ваших відповідей і витрачений на проходження час. Зверніть увагу, що питання щоразу різні, а варіанти перемішуються.