- Термінологія
- Різниця між доповідній і запискою
- Види службових записок
- Співробітником на співробітника
- на списання
- на преміювання
- на відрядження
- Службова записка директору
- Оформлення службової записки
У матеріалі ми розповімо про те, як правильно написати службову записку. Все частіше в переліку вимог до кандидата на посаду можна зустріти тезу про комунікабельності фахівця. Це зовсім не означає, що від працівника чекають довгих і захоплюючих оповідань про відпустку або пліток про сусідів. У розумінні наймача, вміння спілкуватися і чітко формулювати завдання знадобиться працівникові для успішного співробітництва з колективом. Однією з форм такої взаємодії може стати службова записка.
Термінологія
У компанії з невеликим штатом співробітники нерідко знають про існування службових записок лише з чуток. Якщо весь колектив не становить і пари десятків людей, то інформація про всі значущі події, як сталися, так і тільки намічаються, поширюється в усній формі. Хоча мала чисельність зовсім не означає, що використання механізму письмового спілкування неефективно.
Сама по собі службова записка є внутрішнім документом, формою повідомлення зацікавлених членів колективу про важливі факти або містить якусь інформацію, яка впливає на подальшу роботу іншого підрозділу. І хоч згадка про такий вид документа, а тим більше типовий зразок службової записки, в трудовому законодавстві відсутня, її необхідність продиктована часом і нормами ТК РФ.
Складання такого паперу буде доцільно, якщо потрібно письмово повідомити колезі:
- про наявність або зміні кондицій матеріальних цінностей;
- про зміну графіка роботи окремого працівника або частини підрозділу;
- про наявний думці або пропозиції внести корективи в робочий процес;
- про заперечення щодо його дій чи намірів;
- про зміни в суті і складі інформації, використовуваної для роботи;
- будь-яку іншу факт або подію, яка, на думку автора документа, потенційно впливає на виконання його трудових обов'язків.
Для того, щоб службова записка була сприйнята як гідний уваги документ, не достатньо просто черкнути пару фраз на клаптику паперу. Навіть, якщо бланк не затверджується нормативними актами, завжди потрібно користуватися стандартом 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Вимоги до оформлення документів ». Це також справедливо при розробці внутрішніх форм і закріпленні їх в системі документообігу компанії
Законодавство не містить поняття службової записки, але його типову форму можна розробити самостійно і ввести в дію окремим наказом, грунтуючись на ГОСТ 6.30-2003.
Різниця між доповідній і запискою
Оскільки практика оформлення службових записок зачіпає далеко не всі підприємства, то суттєвої різниці між службової та доповідною запискою бачать не всі фахівці. А вона, тим не менш, відчутна і має цілком конкретні ознаки:
Вид документаАдресатЗміст
Службова записка Член колективу, у відношенні з яким немає взаємодії в формі «підлеглий-начальник». Рівний за рангом колега всередині підрозділу або за його межами Найчастіше носить інформаційний або попереджуючий характер. Складається з метою гарантованого ознайомлення з даними і подальшого підтвердження власної позиції перед керівництвом. Доповідна внутрішня Адресується або безпосередньому керівнику автора документа, або вищестоящому начальству Може носить повідомний характер з метою попередження про настання негативних або непоправних наслідків, що заважають роботі або шкодять здоров'ю. Може бути складена для узгодження потреб компанії або пропозиції заходів щодо реорганізації процесів. Доповідна зовнішня На адресу суміжній організації або структури, з якими ведеться спільна робота або реалізується терміновий проект Зазвичай складається з метою повідомлення керівництва партнерської організації щодо порушень, невиконанні обов'язків її співробітниками або посадовими особами. Рідше з пропозиціями когось заохотити або відзначити.
Серед переважної більшості працівників побутує думка, що цей процес обміну «папірцями» - марна трата часу і сил на їх складання, адже зателефонувати і швиденько окреслити картину набагато швидше і простіше. Хід їхніх думок різко змінює свій напрямок вже після першого зіткнення з виробничими ситуаціями, коли потрібно довести факт направлення відповідної інформації всім зацікавленим особам. Іноді від цього залежить не тільки доля дисциплінарного стягнення (можливо, досить суворого, аж до звільнення), а й подальша успішна робота всього підприємства.
Види службових записок
Завдяки досить вільній формі викладу, службова записка використовується в дуже широкому спектрі питань і ситуацій. Далі будуть перераховані найбільш часто зустрічаються ситуації, але це не означає, що даний список винятковий і не може бути доповнений іншими пунктами.
Співробітником на співробітника
Навіть якщо два співробітника відокремлені один від одного тільки проходом між столами, це не може перешкодити їм спілкуватися в письмовому вигляді. І розцінювати це як робочий конфлікт буде в корені невірно. Взаємодія з допомогою обміну «листами» допомагає:
- уникнути збоїв в результаті велику завантаженість і забудькуватості;
- вирішити проблему невиконання обов'язків або несвоєчасної передачі необхідних даних;
- розрядити напружені відносини, а також перевести службову записку на співробітника в розряд дисциплинирующих і організують документів.
Зміст цих паперів може бути дуже різним і містити в собі як прохання, так і вимоги. Наприклад, якщо співробітник бачить, що хтось із членів команди нехтує посадовими функціями, то ще до звернення до керівника, можна направити службову записку про невиконання службових обов'язків легковажно ставиться до роботи колезі. Це буде і коректніше, і дозволить довести в подальшому, що прогалини в роботі не стали результатом «кругової поруки» і замовчування проблеми.
Службова записка - інструмент взаємодії між фахівцями одного структурного рівня, для звернення на адресу керівника правильніше використовувати доповідну записку.
на списання
Рідко який працю не пов'язаний з матеріальними цінностями або расходниками, застосовуваними для успішної роботи. Це тягне за собою їх псування або втрату якісних характеристик, і тоді потрібно звернутися в службу постачання для списання старих матеріалів і видачі нових.
Якщо знос або вихід з ладу предметів праці став результатом природних процесів, пов'язаних зі старінням або виробленням ресурсу, то можна повідомити про це матеріально відповідальної особи. Формою повідомлення може стати службова записка на списання з переліком втратили корисність предметів і причиною відмови від їх використання.
Інша справа, якщо вихід з ладу був пов'язаний з нестандартними подіями або недбалістю відповідальних співробітників, то тут вже без відома і рішення начальства не обійтися. В цьому випадку доречніше писати не службову записку, а доповідну.
на преміювання
Письмове спілкування частіше пов'язане з неприємними подіями або обміном даними. Рідше трапляються більш приємні приводи складання службової записки - повідомлення про преміювання.
Оскільки відмінною рисою записки вважається правило її напрямки співробітнику рівного рангу, то і пропозиція про нагородження, оформлене подібним чином, правильніше направити, наприклад, в кадрову службу. Як варіант, можна віддати документ співробітнику, відповідального за складання проекту наказу про преміювання або поданні списку кандидатів на отримання грошових заохочень.
Можна звернутися з цією ідеєю безпосередньо до керівника компанії, але тоді викласти свої аргументи правильніше в формі доповідної записки. ознайомтеся з зразком .
на відрядження
Після скасування в 2014 році необхідності обов'язкового оформлення посвідчення про відрядження на кожну службову поїздку, стало питання про те, як правильно зафіксувати деякі нюанси і відзвітувати про її результати. Виходом була обрана службова записка на відрядження. Саме в такій формі можна проінформувати керівника про те, як і коли планується виконувати завдання компанії, а також викласти в записці результати поїздки.
Цей документ прийнято використовувати:
- якщо шлях до місця призначення відбувався на особистому або попутному транспорті;
- якщо потрібно відзвітувати про роботу у вихідний день або понаднормові години;
- якщо по прикладеним фінансових документів неможливо точно визначити фактичну тривалість відрядження;
- якщо є обставини, які повинні бути враховані при нарахуванні добових та відшкодування витрат або потрібно пояснити необхідність витрат без первинних документів.
В якійсь мірі службова записка замінила собою раніше обов'язкові завдання на відрядження та звіти про їх виконання. ознайомтеся з зразком .
Службова записка директору
Оскільки керівник, найчастіше, вищий одноосібний орган управління підприємством, то уявити собі ситуацію, в якій буде правильно направити службову записку директору, досить складно. Відповідно до принципів службової ієрархії на його ім'я краще подавати доповідні.
Небажання так озаглавлювати надається на розгляд начальства документ продиктовано, скоріше, суб'єктивними причинами і емоціями. Однак, варто розуміти, що службова записка про порушення посадової інструкції виглядає нелогічною.
Варіант правильного використання форми службової записки, адресованої директору, можливий в корпораціях або холдингах. Тільки в їх структурі може бути одночасно кілька директорів, рівних по положенню в організації і які не перебувають друг у друга в підпорядкуванні. Усередині підприємств з прямолінійною системою управління і одним керівником доречніше використовувати доповідні за всіма виробничими питань, що потребують уваги і затвердження директором.
Службова записка, як будь-яка інша кореспонденція підлягає реєстрації в спеціальних облікових журналах. Вручати її краще під підпис на другому примірнику або в графі журналу.
Оформлення службової записки
Для того, щоб у людини не було сумнівів з приводу того, як правильно написати службову записку, можна скористатися простою інструкцією:
- Документ складають на аркуші паперу А4, у «шапці» вказують ПІБ і повна назва посади адресата.
- Там же позначають і ім'я автора записки, не забувши написати свою посаду і підрозділ.
- Як заголовки використовувати словосполучення «Службова записка».
- Далі слід викласти суть проблеми, питання, інформації або пропозиції в короткій, але ємною формі, використовуючи діловий стиль написання.
- На завершення потрібно проставити дату складання, підпис укладача і його прізвище.
- Для упорядкування документообігу всі вихідні і вхідні документи підлягають реєстрації. Тому правильно складеної службовій записці повинен бути привласнений порядковий номер.
Для тих компаній, які хочуть уніфікувати форму службової записки і закріпити загальний порядок того, як пишеться службова записка, потрібно видати окремий наказ по підприємству. Тоді затверджений приклад написання стане обов'язковим для використання всіма співробітниками організації.
Всупереч загальній упередженню проти використання службових записок в спілкуванні з колегами, цей документ може тільки позитивно вплинути на трудовий процес і налагодити внутрішнє взаємодія. Ось чому кожному співробітнику варто відкинути сумніви і емоції, і прийняти як належне, що деякі моменти можна врегулювати винятково за допомогою складання письмових документів.
Зінов'єва Наталія Ігорівна
Юрист колегії правового захисту. Спеціалізується на веденні справ, пов'язаних з трудовими спорами. Захист в суді, підготовка претензій та інших нормативних документів в регулюючі органи.
Залишилися питання по темі Запитайте у юриста
