Використання бланків документів

1. Бланк і його призначення
2. Популярні види бланків
3. Правила зберігання та використання бланків
4. Переваги використання бланків

Кожен секретар повинен досконально знати правила і порядок оформлення різних документів. Від правильності їх дотримання часто залежить чи буде конкретний документ матиме юридичну силу чи ні. Щоб значно спростити процес оформлення окремих видів документації, можна вдатися до їх оформлення на готовому бланку. Про доцільність такого заходу і піде мова в цій статті.

З даної статті ви дізнаєтеся:

• що таке бланк документа і для чого він потрібен;
• найбільш популярні види бланків в організації;
• правила зберігання і використання бланків;
• переваги використання бланків.

Багато організацій вже по достоїнству оцінили зручність використання бланків при оформленні тих чи інших категорій документів. Саме використання певних форм дозволяє швидко оформити велику кількість однотипних документів. Саме тому слід розглянути дане питання більш докладно.

Бланк і його призначення

Бланк є "заготівлею" для майбутнього документа. Залежно від виду документа, бланк містить певний набір реквізитів, властивих конкретному виду ділової папери. Використання бланка не тільки значно спрощує процес створення документа, а й зменшує тимчасові витрати, пов'язані з процедурою оформлення. Бланки документів виготовляються на замовлення в друкарні і можуть бути виконані для будь-якого виду ділової документації.

Кожен бланк має строгий перелік реквізитів та схему їх розташування. Реквізити можуть бути розташовані як поздовжнім, так і кутовим способом. При поздовжньому розташуванні реквізити розміщені вздовж верхнього поля аркуша.

Незважаючи на те, що кожна організація самостійно вибирає розташування реквізитів, яке вважає зручнішим, кутове розташування є більш раціональним і найпопулярнішим при виготовленні бланка для листів.

Крім бланків для листів існують такі форми, як:

• загальний бланк для виготовлення будь-яких документів (крім листа);
• бланк для виготовлення конкретного документа (акта, наказу, довідки і т.д. крім листа);
• бланк повноважного особи.

Популярні види бланків

До найбільш популярних видів документів відносяться бланки листи, різних договорів (в залежності від діяльності організації), бухгалтерської звітності і т.д. Наприклад, кожен бухгалтер досить часто використовує в своїй роботі бухгалтерські бланки, такі як зарплатна відомість, рахунок-фактура, квитанція і т.д. Без даних форм процес оформлення кожного паперу став би значно довше і клопітно, а кількість можливих помилок, допущених при оформленні, помітно зросла.

Також досить часто в організаціях використовуються бланки типових або трудових договорів. Наприклад, якщо мова йде про приватний дошкільному садку, то, як правило, у них є типовий договір на надання послуг, в який лише вписуються імена клієнтів, їх контактні дані та інші необхідні відомості.

Правила зберігання та використання бланків

Вимоги по роботі з формами включаються в інструкцію з діловодства. Бланки організацій повинні підлягати обліку та суворої звітності, особливо форми з використанням Державного герба РФ і гербів суб'єктів РФ. Облік бланків зручно здійснювати за допомогою спеціального журналу, форма якого довільна і розробляється самостійно компанією.

Введення в обіг та затвердження бланків документів 2016 року здійснюється за пропозиціями підрозділів або особистим розпорядженням керівника організації. Для їх знищення повинні видаватися акти з відповідною вказівкою.

Контроль над виготовленням, застосуванням і зберіганням необхідно покласти на підрозділи, відповідальні за діловодство в компанії, а в невеликих фірмах на обличчя, відповідальні за діловодство. Для їх призначення видаються спеціальні розпорядчі документи.

Переваги використання бланків

Використання бланків має ряд незаперечних переваг у порівнянні з оформленням документа від руки. Одним з них є скорочення тимчасових витрат, потрібних для дотримання всіх норм і правил оформлення. Також використання бланків дозволяє в короткі терміни створити велику кількість однотипних документів. Наприклад, якщо організація планує повідомити своїх клієнтів або партнерів про будь-які зміни за допомогою масової розсилки листів, то створити їх в короткі терміни допоможуть саме бланки документів.

Слід зазначити, що використання бланків також дозволяє істотно мінімізувати помилки, що виникають при оформленні документів. Це може стати важливим фактором, якщо у вашій організації працюють співробітники з невеликим досвідом. І не слід забувати про те, що застосування бланків формує єдиний діловий імідж вашої організації.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Нова гербова печатка, нові бланки і печатки структур
2. Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно
3. Дії секретаря при корпоративних змінах