- Для чого складають службову записку
- Оформлення службової записки
- Як правильно написати службову записку зразок
Відповімо, в якому випадку становлять службову записку і як правильно оформити цей внутрішній документ. Скачайте готові зразки і використовуйте їх в роботі.
Скачайте та використання попередніх зразки документів:
Для чого складають службову записку
До того, як писати службову записку, необхідно чітко зрозуміти, в яких випадках складають цей вид документів і чим вони відрізняються від інших видів записок, які використовуються у внутрішньому документообіг підприємства.
Для взаємодії всередині організації використовують кілька видів службових документів:
- доповідна (кадрова);
- пояснювальна;
- пояснювальна;
- службова.
Вони не тільки мають різні найменування, але і призначення.
Доповідну записку складають у разі порушення працівником встановленого режиму праці, правил внутрішнього трудового розпорядку. Вона є підставою для винесення дисциплінарного стягнення проштрафився співробітнику.
Підказка від журналу «Довідник секретаря». Розташування реквізитів на доповідній записці
завантажити зразок
Пояснювальну записку становить співробітник, який допустив порушення дисципліни, правил охорони праці, умов трудового договору і т.п. Без цього документа роботодавець не має права приймати рішення про винесення покарання працівнику.
Підказка від журналу «Довідник секретаря». Приклад пояснювальної записки
завантажити зразок
Пояснювальну записку складають, як додаток до пакету документів. Її призначення - пояснити, які документи містяться в пакеті і які дії очікуються від виконавця після обробки цих документів.
Службова записка - зразок оперативної взаємодії між керівництвом і працівниками одного підрозділу або керівництвом різних підрозділів. Мета документа - інформувати про виробничі проблеми, що перешкоджають ефективному виконанню трудових обов'язків. Форма службової записки зразок також дозволяє включити в текстову частину пропозиції щодо виправлення ситуації, що склалася, в тому числі, пропозиції про преміювання співробітників. Тому службова записка часто є підставою для прийняття управлінських рішень, спрямованих на підвищення мотивації, продуктивності і ефективності праці.
Оформлення службової записки
Хоч службова записка і є частиною внутрішнього документообігу, до її оформлення пред'являються вимоги, встановлені ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Виконання вимог стандарту і заповнення всіх необхідних реквізитів підтверджують юридичну силу цього документа. Це необхідна умова, адже на підставі інформації, викладеної в службовій записці, приймаються управлінські рішення.
Тому до того, як написати службову записку, ознайомтеся з вимогами ГОСТ. Стандартом встановлено перелік реквізитів цього виду документів, обов'язкових для заповнення. До них відносяться:
- назва підрозділу, в якому значиться автор записки;
- найменування виду внутрішнього документа - «Службова записка»;
- Дата складання;
- внутрішній реєстраційний номер документа;
- посаду, підрозділ, прізвище та ініціали адресата;
- заголовок до тексту;
- текстова частина;
- підпис, прізвище та ініціали укладача.
Підказка від журналу «Довідник секретаря». Як писати службову записку зразок
завантажити зразок
У деяких випадках службова записка приклад написання може містити візи узгодження. Як правило, це потрібно, якщо в записці містяться пропозиції, що стосуються роботи або взаємодії з іншими підрозділами. Віза узгодження потрібно і в тому випадку, коли службова записка складається не на ім'я безпосереднього керівника, а на ім'я вищого начальника. Це буде підтвердженням, що безпосередній керівник в курсі того, що відбувається і згоден з пропозиціями, висловлюваними працівником.
Складають службову записку, як правило, від імені працівника, фахівця, в тому числі, керівника підрозділу. Тому при викладі суті використовують перша особа однина. Якщо авторів кілька - текст пишеться від першої особи множини. Він може бути написаний на стандартному аркуші паперу формату А4 від руки або ж на комп'ютері, але в цьому випадку працівник обов'язково повинен поставити власноручний підпис.
Як правильно написати службову записку зразок
Якщо ви не знаєте, як написати службову записку, зразок оформлення можна скачати за посиланнями на початку статті. Але особливу увагу слід приділити текстової частини документа. Важливо визначиться, з якою метою вона складається. Наприклад, службова записка може бути складена для того, щоб:
- Вказати на виниклі в роботі труднощі, довести цю інформацію до керівництва і, тим самим, зняти з себе відповідальність.
- Обгрунтувати необхідність матеріального стимулювання працівників, які показали високі результати в праці.
- Запросити інформацію з іншого підрозділу.
- Проінформувати уповноважена посадова особа про можливість раціоналізації праці і внесення змін до технологічного процесу з метою підвищення продуктивності.
- Обгрунтувати необхідність придбання додаткових інструментів або обладнання і в цьому випадку службова записка може бути документом первинного бухгалтерського обліку, на підставі якого будуть згодом проведені витрати.
Законом не встановлено то, як пишеться службова записка, але підприємство може самостійно розробити шаблони, за допомогою яких співробітники будуть правильно оформляти і складати такі документи.
Загальний принцип складання тексту: виклад проблеми із зазначенням всіх причетних осіб і пропоновані варіанти її вирішення. Викладати суть проблеми слід коротко і логічно. Для переконливості слід посилатися на цифри, факти і документи, які зможуть підтвердити правоту упорядника.
Загальний обсяг текстової частини службової записки не повинен перевищувати 8-10 рядків. При необхідності, адресат завжди зможе запитати у укладача документа додаткові відомості.
Не забудьте зареєструвати службову записку в спеціальному журналі реєстрації внутрішніх документів. Це дозволить виключити конфліктні ситуації, пов'язані з втратою і несвоєчасним поданням інформації керівництву.
підсумок:
При складанні службової записки важливо правильно заповнити всі реквізити її формуляра і викласти суть проблеми дохідливо і коротко. Зроблені в записці висновки і пропозиції потрібно підтвердити фактами або документами.
