Як ви вже зрозуміли, винуватцями нашого сьогоднішнього «торжества» є готівкові кошти. В цьому розділі спецвипуску ми здійснимо загальне знайомство з ними. Зокрема, з'ясуємо, що таке готівкові грошові кошти та готівкові розрахунки. Також визначимося, які банкноти і монети суб'єкти господарювання зобов'язані приймати за всіма видами готівкових платежів і для перекладів, а які, навпаки, приймати заборонено. Крім того, ми розглянемо, як оформити наказ про касової дисципліни і, безумовно, поговоримо про «колиску» готівки - касі підприємства.
1.1. Готівка і готівкові розрахунки: даємо визначення
Визначення терміна «готівка (готівкові кошти)» знаходимо в п. 1.2 Положення № 637 . Відповідно до нього готівкові кошти являють собою грошові знаки національної валюти України - банкноти і монети, у тому числі розмінні, обігові, пам'ятні монети, які є дійсними платіжними засобами.
У свою чергу, під готівковими розрахунками розуміють платежі готівкою підприємств (підприємців) та фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також за операціями, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) і іншого майна ( п. 1.2 Положення № 637 ).
Суб'єкти підприємницької діяльності проводять готівкові розрахунки між собою, а також з фізичними особами за рахунок готівкової виручки або коштів, отриманих в банках.
При цьому готівкові розрахунки здійснюють через:
- реєстратори розрахункових операцій (далі - РРО) * або з використанням розрахункових книжок (далі - РК);
- касу підприємства з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів (докладніше про оформлення цих документів див. Розділ 4 на с. 30);
- установи банків шляхом внесення готівки на відповідні рахунки. Зауважте: розрахунки, що проводяться шляхом внесення готівки в установи банків без відкриття поточного рахунку для подальшого перерахування їх на рахунки підприємств (підприємців) або фізичних осіб, є для платників коштів готівкою, а для одержувачів - безготівковими ( п. 2.5 Положення № 637 ).
В рамках цього спецвипуску ми зосередимося виключно на організації проведення готівкових розрахунків через касу з застосуванням касових ордерів.
1.2. Банкноти та монети при розрахунках готівкою
Пункт 2.13 Положення № 637 зобов`язав суб`єктів господарювання при здійсненні готівкових розрахунків зі споживачами приймати в оплату за продукцію (товари, роботи, послуги) без обмежень банкноти і монети всіх номіналів, які НБУ випускає в обіг. Чи не є винятком і пам'ятні монети, а також зношені і значно зношені банкноти і монети. Головне, щоб такі монети і банкноти були дійсними платіжними засобами і не викликали сумніву в їх справжності та платіжності. При цьому в разі отримання від споживачів зношених і / або значно зношених банкнот ** суб'єкту господарювання заборонено видавати такі банкноти на здачу.
Майте на увазі: суб'єкти господарювання повинні забезпечувати наявність у касі банкнот і монет *** для видачі здачі.
При роботі з готівкою касири або особи, що виконують їх функції, повинні керуватися правилами визначення платіжних ознак та обміну банкнот, розмінних і обігових монет національної валюти України. Нині чинними є Правила № 422 .
Відповідно до п. 2 розд. І цих Правил виготовлені на замовлення НБУ банкноти і монети, що знаходяться в обігу, поділяють на дві категорії - платіжні і неплатіжні.
Платіжними є справжні банкноти (монети), які за встановленими НБУ критеріям можуть використовуватися за всіма видами платежів, а також для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви, для переказів і обміну. До платіжних відносять банкноти (монети), які не мають ознак зношеності і пошкодження, а також з дефектами і ознаками зношеності і пошкодження в межах критеріїв, визначених пп. 4 - 10 розд. ІІ Правил № 422 .
У свою чергу, платіжні банкноти (монети) в залежності від ступеня зношеності або ушкодження поділяють на придатні та непридатні до обігу ( п. 1 розд. ІІ Правил № 422 ).
До придатним до звернення відносять банкноти (монети), які по дизайну і елементам захисту повністю відповідають зразкам і описам, наведеним на сторінках Офіційного інтернет-представництва НБУ, і під час звернення не придбали ознак зношеності і пошкоджень, визначених у пп. 4 - 9 розд. ІІ Правил № 422. На монетах допускається наявність незначних ознак корозії і / або забруднення у вигляді локальних плям, дрібних точок.
Банки зобов'язані без будь-яких обмежень видавати придатні до обігу банкноти (монети) фізичним та юридичним особам.
Банки, крім того, повинні приймати такі банкноти і монети для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви ( п. 2 розд. ІІ Правил № 422 ).
До непридатним до звернення відносять зношені банкноти (монети), значно зношені банкноти, а також банкноти і монети з дефектами виробника. Ознаки таких банкнот (монет) визначені в пп. 4 - 10 розд. ІІ Правил № 422 (див. Табл. 1.1 на с. 7).
Нагадуємо: суб'єкти підприємництва, які здійснюють готівкові розрахунки із споживачами, зобов'язані приймати в оплату вартості продукції (товарів, робіт, послуг), в тому числі, зношені і значно зношені банкноти і монети, які є дійсними платіжними засобами і не викликають сумніву в їх справжності та платіжності . Відмова суб'єкта підприємницької діяльності приймати зношені (в окремих випадках - сильно зношені) і пошкоджені грошові знаки не відповідає вимогам чинного законодавства (див. Лист НБУ від 24.04.2008 р № 11-111 / 1787-5589). Про те, які банкноти і монети суб'єкти господарювання все ж не повинні приймати, см. В табл. 1.1 на с. 7.
Тепер про неплатіжних банкнотах і монетах. Відповідно до п. 2 розд. І Правил № 422 до них відносять:
- справжні банкноти (монети), які не можуть використовуватися за всіма видами платежів, а також для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви та для переказів в зв'язку з придбанням у процесі звернення ознак зношеності і пошкодження, які не відповідають встановленим НБУ критеріям;
- банкноти, спеціально пошкоджені з метою вчинення кримінального правопорушення;
- спеціально пошкоджені монети (з надрізами, отворами, надлому);
- деформовані монети;
- банкноти (монети), виведені НБУ з обігу;
- зразки банкнот.
Банки також не приймають такі монети і банкноти для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви, для переказів і обміну на придатні до обігу.
Виняток становлять лише банкноти і монети, виведені НБУ з обігу. Якщо вони відповідають встановленим Правилами № 422 вимогам, банки їх обмінюють на придатні до обігу банкноти і монети протягом строку та в порядку, визначених НБУ.
Що стосується банкнот і монет, що мають ознаки підробки (переробки), то вони вилучаються банками і не повертаються пред'явнику.
Класифікація грошових коштів (банкнот і монет) з точки зору їх платоспроможності представлена на рис. 1.1 (див. С. 6).
Таким чином, непридатні до обігу платіжні банкноти і монети (зношені, пошкоджені і з дефектами виробника) повинні бути прийняті суб'єктами підприємництва в оплату вартості реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг). При цьому такі банкноти (монети) потрібно обміняти в банку на придатні до обігу. Банки здійснюють такий обмін безкоштовно ( п. 11 розд. ІІ Правил № 422 ).
А ось неплатіжні монети і банкноти суб'єктам господарювання приймати заборонено ( п. 12 розд. ІІ Правил № 422 ).
У зв'язку з цим виникає питання: як касиру підприємства відрізнити непридатні до обігу гроші (але підлягають прийому від покупців) від справжніх, але неплатіжних в результаті сильної зношеності банкнот і монет, які не можуть використовуватися як засіб платежу?
Відповісти на це питання допоможе табл. 1.1.
Таблиця 1.1. Ознаки, властиві непридатним до звернення банкнот і монет
Види непридатних до обігу банкнот
Ознаки зношеності, пошкодження і наявність дефектів
Примітка
Зношені банкноти (монети)
Банкноти, які мають одну або більше ознак зношеності або ушкодження, а саме ( п. 4 розд. ІІ Правил № 422 ):
- потертості, часткову втрату фарби на зображеннях, розпушення паперу, втрату папером жорсткості;
- загальне або локальне забруднення, плями та написи (включаючи видимі в ультрафіолетових променях), площа кожного з яких менше або дорівнює 400 мм 2, колір яких контрастує з кольором навколишнього зображення або навколишньої незадрукованої ділянки банкноти *;
- відбитки штампів, площа кожного з яких менше або дорівнює 400 мм 2, включаючи видимі в ультрафіолетових променях, крім штампів про погашення;
- надриви або надрізи довжиною кожний понад 5 мм, в тому числі склеєні прозорою клейкою полімерною або за допомогою клею паперовою стрічкою шириною не більше 10 мм способом, який б не приводив до склеювання сусідніх банкнот у корінці;
- отвори і проколи, відірвані краї або кути, площа кожного з яких більше 10 мм 2
Зношені банкноти і монети повинні без обмежень приймати фізичні та юридичні особи за всіма видами готівкових платежів і для перекладів, а банки, крім того, для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви та для обміну на придатні до обігу банкноти і монети
Монети, які не мають деформацій, надламів, надрізів та отворів, які зберегли зображення малого Державного Герба України, номіналу, назва розмінної одиниці та рельєф або текст на ребрі **, з такими ознаками пошкодження ( п. 5 розд. ІІ Правил № 422 ):
- зміна кольору;
- оплавлення;
- травлення;
- спотворення елементів дизайну
* За винятком банкнот, забруднених спеціальним розчином внаслідок несанкціонованого втручання в спецпристрій для зберігання цінностей.
** Якщо він там повинен бути відповідно до офіційного повідомленням НБУ.
Значно зношені банкноти
Банкноти, які мають один або більше з наведених нижче суттєвих ознак зношеності або ушкодження (незалежно від наявності ознак зношеності, що відносяться до зношених банкнот) ( п. 6 розд. ІІ Правил № 422 ):
- банкноти з втраченими частинами, якщо разом з отворами (дірками) збереглася ціла частина банкноти, площа якої не менше 55% її початкової площі;
- банкноти, розірвані і розрізані на дві або більше частин, включаючи склеєні, якщо не менше 55% загальної площі частин, що залишилися безумовно належать одній банкноті;
- банкноти, складені (склеєні) з двох суміжних частин різних банкнот одного номіналу і дизайну, якщо одна з частин має не менше ніж 50% початкової площі, а загальна площа двох частин становить не менше ніж 98% початкової площі банкноти;
- банкноти, забруднені спеціальним розчином внаслідок несанкціонованого втручання в спецпристрій для зберігання цінностей;
- банкноти, пошкоджені вогнем, водою, різними рідинами або хімікатами і т. П. *, Що викликали флюоресценцію, деструкцію і обвуглювання паперу на окремих ділянках або по всій площі банкноти, якщо разом з пошкодженими ділянками збереглося не менше 55% її початкової площі ** ;
- загальне або локальні забруднення, плями та написи (включаючи видимі в ультрафіолетових променях) площею кожні понад 400 мм 2, колір яких контрастує з кольором навколишнього зображення або навколишньої незадрукованої ділянки банкноти *;
- відбитки штампів площею понад 400 мм 2 (включаючи видимі в ультрафіолетових променях), крім штампів про погашення;
Банки зобов'язані без будь-яких обмежень приймати від юридичних і фізичних осіб для обміну на придатні до обігу банкноти, а також за всіма видами платежів, для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви та для переказів банкноти з ознаками значної зношеності або ушкодження, які не мають ознак підробки і при цьому:
- зберегли цілу частину площею не менше ніж 55% своєї початкової площі;
- розірвані (розрізані) на дві частини, на яких збереглися два однакових номера і серія, і загальна площа цих частин становить не менше ніж 55% початкової площі банкноти.
Всі інші значно зношені банкноти, розірвані (розрізані) на дві або більше частин, банки повинні вилучати як сумнівні щодо платіжності. Такі банкноти в установленому порядку направляють для проведення досліджень в уповноважені підрозділи НБУ.
Банки та інші юридичні особи не мають права приймати банкноти, які:
- пошкоджені вогнем, водою, різними рідинами або хімікатами і т. П., Площа яких під час приймання та обробки може стати менше 55% початкової площі ***;
- забруднені хімічними та радіоактивними речовинами, будь-якими токсичними органічними речовинами, які впливають або за певних умов можуть негативно впливати на здоров'я людини.
З метою обміну таких банкнот фізичні та юридичні
- банкноти без ознак підроблення, які в ультрафіолетових променях мають флюоресценцію по всій площі банкноти внаслідок забруднення хімічними речовинами *;
- банкноти, оброблені спеціальними хімічними реактивами під час проведення оперативних заходів або слідчих дій ( «Хабар» і т. П.);
- банкноти, склеєні з порушенням встановлених вимог, що перешкоджає їх обробці на автоматизованих системах оброблення банкнот;
- банкноти, забруднені хімічними та радіоактивними речовинами, будь-якими токсичними органічними речовинами, які впливають або за певних умов можуть негативно впливати на здоров'я людини;
- ламіновані банкноти
особи повинні звертатися безпосередньо до уповноважених підрозділи НБУ, які зобов'язані прийняти рішення про обмін банкнот у присутності пред'явника або прийняти їх на дослідження за його заявою ****.
Крім того, фізичним і юридичним особам заборонено приймати банкноти, забруднені спеціальним розчином внаслідок несанкціонованого втручання в спецпристрій для зберігання цінностей, за всіма видами платежів і для переказів ( п. 9 розд. ІІ Правил № 422 ). Такі банкноти вилучаються банками під час прийому готівки від фізичних та юридичних осіб за всіма видами платежів, а також для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви та для переказів. Надалі ці банкноти в установленому порядку передаються для проведення розслідувань і відповідних досліджень в правоохоронні органи. Обмінювати їх фізичним і юридичним особам (крім банків) уповноваженим підрозділам НБУ заборонено
* За винятком банкнот, забруднених спеціальним розчином внаслідок несанкціонованого втручання в спецпристрій для зберігання цінностей.
** Працівники каси повинні обов'язково визначити загальну залишилася площа банкноти, застосовуючи процедуру, наведену в додатку 1 до Правил № 422 .
*** Зверніть увагу: якщо пошкодження двох або більшої кількості банкнот призвело до їх склеювання (спікання), пред'явнику банкнот не рекомендується самостійно порушувати цілісність групи склеєних банкнот.
**** Форма такої заяви наведена в додатку 2 до Правил № 422 .
Банкноти та монети з дефектами виробника
Банкноти та монети з будь-якими відхиленнями від зразка, допущеними при виготовленні ( п. 10 розд. ІІ Правил № 422 ):
- на банкнотах - відсутні графічні зображення, одна або кілька фарб, номери, немає або неправильно розміщений водяний знак або захисна стрічка, невідповідність водяного знака або захисної стрічки номіналу і т. П .;
Банкноти та монети з дефектами виробника банки зобов'язані без будь-яких обмежень приймати від юридичних і фізичних осіб для обміну на придатні до обігу банкноти і монети, а також за всіма видами платежів, для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви та для переказів
- на монетах - тріщини, відколи, зміщення зображення, перевернуте зображення реверсу по відношенню до аверсу і т. П., Які помилково випущені в обіг, але не втратили платіжних ознак за ступенем зношеності
Важливо! Банки, які після початку АТО не могли вивезти готівку з непідконтрольних української влади територій на Сході України, на підставі розпоряджень НБУ пошкоджували банкноти згідно з вимогами п. 13 розд. ХІІ Інструкції № 435 . У листі від 30.01.2015 р № 11-219 / 5826 НБУ роз'яснив, що таке пошкодження в банках Луганській і Донецькій області здійснювалося шляхом:
- фарбування штемпельною фарбою, йодом, розчином діаманта зеленого, морилкою, розчином фукорцин;
- обробки моторним або рослинним маслом;
- свердління отворів;
- розрізання навпіл.
Оскільки зазначені ушкодження проводилися, як правило, в пачках і корінцях, вони розташовані з одного краю банкноти або по її периметру і повторюються на всіх банкнотах з пачки (за кольором, площі зафарбованих ділянок або проникнення жирних речовин), мають однакові діаметри та розташування отворів, збігаються за місцем розрізу навпіл і т. п.
Банки і територіальні управління НБУ не мають права здійснювати обмін фізичним і юридичним особам справжніх банкнот, пошкоджених відповідно до вимог інструкції № 435.
На жаль, були випадки розкрадання пошкоджених банкнот в регіонах, які не контролюються українською владою. Тому в разі виникнення у суб'єктів господарювання сумніви в платіжності банкнот, в тому числі щодо умисного їх пошкодження банками спеціальним розчином або іншим способом, підприємства (підприємці) не повинні приймати їх на сплату за товари (роботи, послуги). Про це НБУ нагадує в листі від 19.01.2015 р № 11-116 / 2895.
1.3. Наказ про касової дисципліни
Організацію роботи з готівкою на будь-якому підприємстві розумно починати з видання наказу про касової дисципліни. Справедливості заради відзначимо, що необхідність в оформленні такого документа жодним нормативно-правовим актом не передбачена. Однак його наявність сприяє поліпшенню організації касової роботи на підприємстві, а також більш повного дотримання вимог Положення № 637 .
Зміст і обсяг наказу про касової дисципліни також нічим не регламентовані. На наш погляд, в цьому наказі не зайвим буде:
- вказати, хто є особою, відповідальною за організацію та ведення касових операцій на підприємстві (касир, бухгалтер, головний бухгалтер і т. Д.);
- перерахувати осіб, на яких покладаються обов'язки касира під час його тимчасової відсутності (на період відпустки, тимчасової непрацездатності тощо. Д.). Про те, як оформити тимчасову заміну касира, див. На с. 22 цього спецвипуску;
- вказати на необхідність ознайомлення працівника, який виконує обов'язки касира, з вимогами Положення № 637 ;
- встановити необхідність укладення з працівником, який виконує обов'язки касира, договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (докладніше про це див. У розділі 2 на с. 13);
- описати схему документообігу при оформленні касових операцій, в тому числі перерахувати осіб, уповноважених керівником на підписання видаткових касових документів (про порядок документального оформлення касових операцій детально читайте в розділі 4 на с. 30);
- встановити відповідального за отримання готівки в банку, а також своєчасну здачу суми коштів, що перевищує встановлений на підприємстві ліміт каси, до установи банку;
- визначити особу, відповідальну за ознайомлення всіх працівників, що мають відношення до розрахунків з використанням готівкових грошових коштів, з положеннями наказу;
- встановити періодичність проведення інвентаризації каси (докладніше про інвентаризацію каси см. В розділі 10 на с. 103);
- визначити особу, яка буде здійснювати контроль за виконанням вимог наказу;
- передбачити інші особливості здійснення касових операцій на підприємстві.
Зверніть увагу: положення наказу про касової дисципліни поширюються тільки на осіб, які в процесі роботи мають справу з готівковими коштами (касира, осіб, які виконують обов'язки касира під час його відсутності, підзвітних осіб підприємства).
Приклад оформлення наказу про касової дисципліни наведено нижче.
1.4. каса підприємства
Для організації готівкових розрахунків на підприємстві, т. Е. Для прийому, зберігання та видачі готівкових грошових коштів, підприємства повинні мати касу. На це вказує п. 4.1 Положення № 637 .
Що ж мається на увазі під поняттям «каса»? пункт 1.2 Положення № 637 визначає касу як приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.
Виходячи з наведеного визначення, касою можна вважати:
- окреме приміщення (кімнату), обладнане відповідно до вимог, що пред'являються до зберігання грошових та інших цінностей;
- робоче місце касира (в тому числі якщо воно знаходиться в приміщенні, в якому працюють інші працівники бухгалтерії), на якому здійснюються готівкові розрахунки та ведеться касова книга;
- місце проведення готівкових розрахунків в торговій точці (точці надання послуг, виконання робіт).
Так, відповідно до вже згаданим п. 4.1 Положення № 637 керівники підприємств повинні забезпечити:
- належне облаштування кас;
- надійне зберігання готівкових коштів у касах;
- збереження готівкових коштів при доставці з установи банку і здачі в установу банку.
Якщо з вини керівників були створені необхідні умови для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування, вони несуть за це відповідальність у встановленому законодавством України порядку (докладніше про це - в розділі 11 на с. 110).
Майте на увазі: виносити касові документи з приміщення підприємства дозволяється тільки при наявності письмового дозволу керівника або головного бухгалтера ( п. 3.13 Положення № 637 ). У цьому випадку такі документи обов'язково повинні бути повернуті в приміщення підприємства до кінця робочого дня.
Важліво! Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать підприємству, заборонено ( п. 4.1 Положення № 637 ).
Висновки
Під готівкою расчетаміпонімают платежі готівкою підприємств (підприємців) та фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також за операціями, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.
Суб'єкти господарювання при здійсненні готівкових розрахунків зі споживачами зобов'язані приймати в оплату за продукцію (товари, роботи, послуги) без обмежень банкноти і монети всіх номіналів, які НБУ випускає в обіг, якщо вони є дійсними платіжними засобами і не викликають сумніву в їх справжності та платіжності .
З наказом про касової дисципліни повинні бути ознайомлені під підпис все обличчя, які в процесі роботи мають справу з готівковими коштами.
Всі обов'язки по організації каси на підприємстві покладено на його керівника.
