Однією з форм організації бухгалтерського обліку на підприємстві є самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності керівником підприємства 
Одне з можливих напрямків економії, до якого інколи вдаються співвласники з метою скорочення витрат, є обрання головою правління ОСББ особи, компетентного в питаннях ведення бухгалтерського обліку, з подальшим дорученням йому відповідних обов'язків. Однак чи правильно це з точки зору чинного законодавства та які практичні наслідки такого суміщення обов'язків?
Почнемо з основного: виконання головою правління ОСББ функцій бухгалтера НЕ суперечить чинному законодавству, пише ІА «Україна Комунальна» .
Так, згідно з ч. 4 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р № 996-XIV, однією з форм організації бухгалтерського обліку на підприємстві є самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства.
Наведена норма цілком стосується випадків ведення бухобліку головою правління ОСББ. Адже правління є органом, який обирається для керівництва поточною діяльністю об'єднання (згідно з ч. 17 ст. 10 Закону України «Про об'єднання співвласників багатоквартирного будинку» від 29.11.2001 р № 2866-ІІІ), а отже - голови правління цілком можна вважати керівником .
Додатковим аргументом на користь можливості виконання головою правління ОСББ функцій бухгалтера може служити ч. 20 ст. 10 Закону № 2866, яким до компетенції правління віднесено в тому числі і ведення бухгалтерського обліку та звітності про діяльність об'єднання.
Далі розглянемо деякі практичні питання, пов'язані з наділенням голови правління ОСББ обов'язками бухгалтера.
Як правильно оформити покладання е на голови правління ОСББ обов'язків бухгалтера?
Перш за все слід виходити з того, на яких засадах голова правління ОСББ виконує свої обов'язки - громадських або за трудовим договором.
Так, якщо голова правління ОСББ виконує обов'язки на громадських засадах, варіантів небагато. Найчастіше в такому випадку єдиним юридично значущим документом, який визначає обов'язки голови правління, є статут ОСББ. Тому, якщо буде прийнято рішення, що голова правління виконуватиме обов'язки бухгалтера, це має бути зазначено в установчих документах об'єднання.
Якщо рішення про покладання обов'язків бухгалтера на голови правління приймається на етапі, коли ОСББ вже зареєстровано, потрібно внести зміни до статуту. Звичайно, це не найпростіший шлях. Адже, крім того, що доведеться скликати загальні збори співвласників, необхідно буде ще й зареєструвати нову редакцію установчих документів, заплативши за це адміністративний збір.
У 2017 році плата за державну реєстрацію змін до установчих документів ОСББ становить 480 грн.
Тому радимо на етапі затвердження статуту ОСББ в частині визначення обов'язків голови правління прописувати, що наведений перелік таких обов'язків не є вичерпним і деталізується в положенні про обов'язки голови правління ОСББ (в разі якщо останній працює за трудовим договором - посадової інструкції голови правління ОСББ). У такому випадку за умови покладання на голову правління обов'язки з ведення бухгалтерського обліку (як, власне, і будь-яких інших), досить буде внести зміни у відповідне положення про обов'язки (посадової інструкції).
У разі якщо голова правління є найманим працівником (знаходиться в трудових відносинах з ОСББ) - альтернатив трохи більше.
Справа в тому, що в такому випадку виникає питання щодо наявності суміщення професій (посад) - ситуації, коли працівник виконує на тому ж підприємстві, в установі, організації поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов'язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи.
Поєднання може мати місце в тому випадку, якщо штатним розписом ОСББ передбачена окрема посада бухгалтера. В такому випадку є 2 можливих варіанти дій.
1. Внести зміни до штатного розпису, вивівши з нього посаду бухгалтера.
2. Оформити покладання обов'язків по веденню бухгалтерського обліку на голови правління ОСББ як поєднання.
Відверто кажучи, перший варіант є більш привабливим. Адже суміщення професій вважається зміною істотних умов праці, тому голова правління ОСББ повинен бути повідомлений про це не пізніше ніж за 2 місяці (ч. 3 ст. 32 Кодексу законів про працю України). Крім того, за суміщення професій (посад) працівникові за це має здійснюватися доплата (ст. 105 КЗпП).
У разі якщо посада бухгалтера в штатному розкладі відсутня, процедура покладання обов'язків з ведення бухобліку на голови правління, який є найманим працівником, схожа з тією, що застосовується під час виконання головою правління своїх обов'язків на громадських засадах: необхідно внести зміни в посадовій інструкції, а якщо в статуті наведено вичерпний перелік обов'язків голови правління - також викласти в новій редакції установчих документів.
Правда, існує ще один нюанс: якщо з головою правління трудовий договір укладено в письмовій формі, до останнього також потрібно буде внести відповідні доповнення і уточнення (шляхом оформлення додатка до такого договору).
Відповідно, якщо ще на етапі створення ОСББ було погоджено, що голова правління одночасно буде працювати бухгалтером, відповідні обов'язки треба передбачити в статуті, трудовому договорі та посадової інструкції ще на початку.
Наслідки покладання на голови правління ОСББ обов'язків бухгалтера
У ситуації, коли обов'язки голови правління та бухгалтера виконує один і той же особа, варто звернути увагу на деякі практичні нюанси.
По-перше, одна з важливих обов'язків бухгалтера - складання та подання податкової звітності. Традиційно така звітність скріплюється одночасно двома підписами - керівника і бухгалтера. Разом з тим в пп. 48.5.1 Податкового кодексу України законодавець передбачив наступне: в разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується цим керівником. Тобто уповноважувати будь-яка особа (скажімо, з числа членів правління) на підписання податкової звітності разом з головою правління немає потреби.
По-друге, саме підпис бухгалтера, як правило, є другим підписом, що вказується в картці із зразками підписів і відбитка печатки при відкритті поточного рахунку юридичній особі (абз. 2 п. 18.2 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р № 492, далі - Інструкція № 492). У свою чергу, в п. 18.6 Інструкції № 492 закріплено: за рахунками юридичних осіб і рахунками відокремлених підрозділів, у штатному розкладі яких немає осіб, яким може бути надано право другого підпису, до банку представляється завірена картка із зразками підписів осіб, яким належить право першого підпису. В цьому випадку при складанні картки в графі, призначеній для зазначення посад осіб, які мають право другого підпису, робиться напис про те, що в штатному розписі немає таких осіб. Тобто, знову ж таки, без підпису другого цілком можна обійтися.
Звернемо увагу ще на один досить важливий питання. Згідно ч. 6 ст. 22 Закону № 2866, для фінансування самозабезпечення об'єднання співвласники сплачують відповідні внески і платежі в розмірах, встановлених загальними зборами об'єднання. Якщо відповідні внески здійснюються готівкою (а саме так зазвичай і відбувається на практиці), ОСББ потрібна каса, а отже, і касир.
З метою, знову ж таки, оптимізації витрат на оплату праці обов'язки касира часто покладаються на бухгалтера. Однак якщо функції бухгалтера виконуватиме керівник, то варіантів два: або завідувати касою буде доручено все того ж голові правління, або доведеться працевлаштовувати для цього окремої людини.
Якщо співвласники узгодять перший варіант, то турбуватися щодо того, що всі касові документи підписані одним лише головою правління - не варто. Дійсно, форми таких документів передбачають їх скріплення двома (бухгалтера і касира, або керівника і бухгалтера) або навіть трьома (керівника, бухгалтера і касира) підписами. Однак Національний банк України в листі від 14.02.2012 р № 11-117 / 708-1645 прийшов до наступного висновку: при відсутності на підприємстві інших працівників керівник має право підписувати касові документи одноосібно.
Важливо: якщо голова правління ОСББ виконує обов'язки на громадських засадах, касиром він бути не може. Пояснюється це тим, що відповідно до п. 4.8 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р № 637, для того, щоб особа могла виконувати обов'язки касира, з ним повинен бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. А висновок таких договорів регламентується саме трудовим законодавством: ст. Тисяча триста п'ятьдесят одна КЗпП України. Так що касиром може бути тільки найманий працівник.
І наостанок нагадаємо. Якщо покладання обов'язків бухгалтера на голови правління ОСББ відбувається в уже діючому об'єднанні, в якому раніше бухобліком відало іншу особу, про передоручення відповідних обов'язків необхідно повідомити органи ДФСУ. Необхідно подати реєстраційну заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Зміни» в 10-денний строк з дня покладення обов'язків по веденню бухобліку на голови правління (п. 9.3 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 р № 1588).
Джерело: jkg-portal.com.ua
