Хороший асистент - майбутній керівник

1. Стаття корисна тим, хто хоче стати хорошим помічником, і керівникам, які часто самі не розуміють, що...
2. Що повинен робити помічник
3. 1. Вести всі комунікації
4. 2. Ідеально звітувати
5. 3. Контролювати відбувається і перестраховувати
6. 4. Бути непомітним
7. Що НЕ повинен робити помічник
8. 2. Приймати рішення
9. Де грань між асистентом-рабом і асистентом-майбутнім керівником

Стаття корисна тим, хто хоче стати хорошим помічником, і керівникам, які часто самі не розуміють, що вимагати від особистого помічника.

Хто такий асистент, що він повинен робити і де грань між асистентом-рабом і асистентом-майбутнім керівником Work.ua дізнавався у Крістіни Стецьків, автора широко обговорюваної статті « 10 правил ідеального підлеглого ». У минулому Христина - асистент керівника банку, а зараз сама ростить професійних асистентів в « Школі асистентів і секретарів »(SAS), якій і керує.

Ринок праці асистентів

Число вакансій для асистентів і секретарів зростає. сьогодні вакансій помічника керівника тільки на нашому сайті більше 400. Але кандидатів на ці посади варто розділяти за кваліфікацією, майбутніх обов'язків і зарплати:

1. Асистент-секретар - займається організацією документообігу, виконанням дрібних доручень, складанням і контролем графіка керівника і тільки в строго робочий час. За таку роботу може отримувати до 6 тис. Грн, іноді 8-10 тисяч.

На цю роботу шукають в основному молодих дівчат (що суперечить законодавству, але тут будемо говорити про реальний стан на ринку праці). За спостереженнями Христини Стецьків, якісні хороші секретарі - це дорослі і досвідчені жінки після 40.

2. Асистент-помічник. Якщо ми говоримо про професіоналів, то вони допомагають практично у всіх питаннях керівникові 24/7, часто мають освіту суміжне тієї області, якою керує начальник.

Якраз про професійних помічників докладніше розповідає Христина Стецька.

Що повинен робити помічник

Помічник керівника повинен робити все, іноді може навіть підписувати папери від імені керівника. І тут справа не в довірі керівника до асистента, а в перевірці і схвалення кожного його кроку, наполягає Христина:

«У нашій справі немає стандартних операцій. Тому навіть якщо здається, що цей документ схожий на вчорашній, потрібно повідомити керівника, в чому різниця, а рішення вже повинен прийняти він ».

Так що ж конкретно повинен робити помічник?

1. Вести всі комунікації

Тобто асистент приймає і обробляє всі вхідні дзвінки, листи, документи, прохання, новини та інше в режимі 24/7. Це не просто нормально, це правильно з точки зору організації робочого часу керівника і статусного позиціонування.

Як без спотворень і інших модифікацій забезпечити її своєчасне надходження керівникові? Це вже питання професіоналізму самого асистента, який повинен побудувати систему обміну даними таким чином, щоб всі питання вирішувалися своєчасно, щоб боса не смикати щохвилини з необхідністю підписати документ, щоб керівник в ідеалі бачив свого асистента не частіше 4-5 разів на день: коли приходить і йде з офісу, і ще два рази коли асистент приносить і забирає документи на підпис.

Якщо стоїть завдання про оперативне інформування - вона вирішується технічно і банально: за допомогою смс. Асистент повинен заздалегідь отримати настанови на рахунок того, про що інформувати треба відразу ж:

«Це, як правило, особисті дзвінки, звіти про виконання завдань, термінові запити про зустрічі, збої в процесах, оперативне інформування про поточні проекти», - уточнює Христина.

Всю іншу інформацію слід розділити на блоки і подавати її в спеціально відведені для цього періоди в робочому графіку.

2. Ідеально звітувати

Робота з топом - це колосальний обсяг інформації, і щоб не було помилки неправильно зрозуміти один одного, потрібно спілкуватися в формі, яку можна перевірити:

Будь-яка виконана робота асистента повинна бути оформлена в письмовому вигляді в заздалегідь підготовлених формах звітів і подана на погодження. Слід вибудувати систему звітності по мірі виконання завдання, щоб керівник не тримав в голові всі свої завдання і працювало золоте правило: якщо помічник ще не відзвітував, значить ще не виконав.

Для такого формату роботи від помічника потрібно банальна організованість і дисциплінованість. А також психологічна підготовка - такий режим треба ще витримати.

3. Контролювати відбувається і перестраховувати

Важлива функція помічника - додатково перестраховувати керівника, для цього важливо бути також експертом в потрібній області, добре мати за плечима юридичну освіту:

«Перш ніж дати на підпис документ, потрібно його прочитати, побачити, можна підписувати чи ні, допомогти перестрахуватися, можливо, відправити на доопрацювання».

Асистент повинен бути максимально комфортним для керівника. Давати відчуття повного контролю над ситуацією. Емпатіровать і підстраховувати. Пам'ятати про те, що керівник може забути, і забезпечити такий режим роботи, при якому ні люди, ні справи не відволікають шефа від досягнення стратегічних цілей.

4. Бути непомітним

Діловий дрес-код повинен виконуватися неухильно. Ідея ділового стилю в тому, щоб одяг не відволікала від ділового настрою і не заважала зосереджуватися на вирішенні ділових питань.

Не носіть туфлі на високих платформах, яскравий манікюр і макіяж, більше 5 прикрас (до яких відносяться, в тому числі, гудзики, брошки, браслети, шпильки, пряжки на взутті або на ремені), якщо ви - асистент керівника.

Що НЕ повинен робити помічник

1. Розголошувати будь-яку інформацію

Ніколи, нікому, ні за яких обставин не поширюйте інформацію, отриману під час роботи особистим помічником. А якщо ви вже не працюєте помічником, тоді забудьте все:

«Тримати язика за зубами і бути інформаційної чорною дірою - те, що відрізняє професіонала від дилетанта».

2. Приймати рішення

Асистент ні в якому разі не повинен приймати ніяких рішень, але зобов'язаний їх готувати керівнику. Звідси твердий висновок, що професійні асистенти - це і є майбутні керівники.

Де грань між асистентом-рабом і асистентом-майбутнім керівником

Кожен раз, коли йдемо на нову посаду - ми гранично не готові. А грань у людини в голові і в його ставленні до роботи - впевнена Христина Стецька:

«Якщо сприймати роботодавця як рабовласника, не отримувати задоволення від роботи, працювати тільки через уявного відсутності вибору - тоді це асистент-раб. Якщо кожне нове завдання сприймати як виклик, зростання, драйв, школу, радіти тому, що кожен день справляєшся з здавалося б незбагненною роботою все швидше, то таку людину рабом не назвеш ».

Історія України така, що нас постійно пригноблювали, ми були під чиїмось керівництвом. Ми звикли, що хто править - той і пригнічує. Тому в нашому менталітеті немає поняття керівника-лідера . Work.ua хотілося б, щоб і підлеглі, і управлінці приходили до цього розуміння.

Щоб Залишити коментар, нужно Войти .