- Основні правила складання
- Архівна довідка про трудовий стаж - зразок перший
- Архівна довідка про нарахування заробітної плати - зразок другої
Необхідна інформація про виконанні запитів в архіві організації винесена в окрему статтю (за посиланням можна перейти до її прочитання). У цій статті розглянемо безпосередньо порядок підготовки відповіді на запит у формі архівної довідки.
Зверніть увагу на наступне правило, тому що воно має величезне значення. Пам'ятайте, що всі відомості, що цікавлять заявника, допускається надавати, тільки якщо вони можуть бути документально підтверджені архівними оригіналами. Треба обійтися без домислювання і будь-яких припущень, навіть якщо вони логічно випливають зі змісту наявних у організації архівних документів. Ну, не можна приводити власні висновки і коментарі.
Архівна довідка складається на бланку організації і має встановлену форму. У неї завжди включаються відомості про предмет запиту, при цьому в архівній довідці вказують архівні шифри (номер справи за описом) і номери аркушів документів справи, що стали підставою для її складання (зазвичай це виносять в кінець тексту). Слід враховувати, що без такого посилання на архівні документи (пошукові дані) довідка не матиме юридичної сили.
Основні правила складання
У архівну довідку слід включати тільки відомості, які відносяться до згаданого в запиті особі. Якщо ж в документі-підставі додатково містяться дані на будь-яких ще осіб (тобто не перерахованих в запиті), то в довідці не допускаються будь-які вказівки на них.
Послідовність подій в тексті відображають за хронологічним принципом, як вони викладені в архівних документах. При цьому не допускаються виправлення в тексті.
У разі наявності перейменування структурних підрозділів, безпосередньо самої організації або посад протягом ряду років, то сучасні їх назви в архівній довідці не повинні фігурувати. Тобто при складанні архівної довідки про роботу людини в організації все найменування переносять з архівних оригіналів в точності як вони там вказані (в період, що цікавить в минулому). Якщо в запитуваний період були перейменування, то кожне з них знаходить відображення в довідці (в довільному вигляді, см. Перший зразок архівної довідки).
У процесі підготовки довідки можуть виявитися деякі розбіжності з зазначеними відомостями в запиті (наприклад, різні варіанти написання імені при збігу прізвища і інших даних), зустрітися виправлення, скорочення або нерозбірливий текст в оригіналі. В цьому випадку в довідці роблять примітку. Наприклад, в потрібному місці тексту в дужках роблять позначку виду: «Так в оригіналі документа» або будь-яку аналогічну (див. Другий зразок архівної довідки).
Якщо запит стосується заробітної плати, то необхідно окремо вказувати суми її нарахування за кожен місяць. Дані переносять з архівних документів так, як вони були відображені в оригіналах і в масштабі цін запитуваної періоду. Якщо за будь-які місяці немає нарахувань (в т.ч. немає особових рахунків), то це необхідно зазначити.
В архіві в процесі складання довідки не потрібно проводити розрахунок загальної суми за рік, середньомісячного або середньорічного доходу, робити поправку на інфляцію і т.п. Фактично що потрібно - це просто перенести дані з оригіналу в сучасний документ.
Якщо документи про зарплату відсутні, то для складання довідки можна використовувати штатний розклад. Діючи таким чином, можна встановити посадовий оклад за певний період. вивченням наказів по основній діяльності і наказів по особовому складу можна встановити наявність інших виплат за цікавий для заявника період.
Якщо потрібно підготувати довідку про нагородження людини, то необхідно переконатися про включення в неї таких даних: найменування документа-підстави (наказ, рішення, постанова і т.п.) для нагородження, найменування нагороди і, звичайно, ПІБ нагородженого.
Довідку підписує керівник або допускається підписати уповноваженому в установленому порядку на підставі наказу, посадової інструкції тощо посадовій особі. Документ потрібно завірити печаткою організації.
Архівна довідка про трудовий стаж - зразок перший
УПРАВЛІННЯ ТЕХНОЛОГІЇ Волчкову Михайлу Артурович ВИРОБНИЦТВА волоті вул. Кривий Мзгі, д. 41, кв. 111 (Керування ТПМ) г. Белгород, 000000 пр. Прохоренкова, 33, г. Белгород, 000000 телефон: (000) 999-00-46; телефакс: (000) 999-00-45; e-mail: [email protected] ОКПО ..., свідоцтво про Державну ..., ІПН / КПП ...
АРХІВНА ДОВІДКА
04.04.2014 № 01-25 / 001279
На № б / н від 01.04.2014
Волчков Михайло Артурович 18.12.1996 прийнятий на роботу в Управління технології та ремонту збиральної техніки (з 01.11.1997 - назва Управління технології виробництва мітел) на посаду оператора теплогенеруючих установок (наказ директора від 17.12.1996 № 544-к), 02.09.1998 переведений на посаду майстра 2 розряду контрольного відділу (наказ директора від 31.09.1998 № 229-к), 13.11.1999 звільнений за власним бажанням (наказ директора від 10.11.1999 № 333-к).
Підстава:
Ф. 45, оп. 6, д. 125, л. 96.
Ф. 45, оп. 6, д. 138, л. 16.
Ф. 45, оп. 6, д. 197, л. 202.
Керівник управління Б.Д. Рогозіцкій
Кочкіна М.А.
00-00-00
Архівна довідка про нарахування заробітної плати - зразок другої
ФБУ «ТАГАНРОЗЬКИЙ циркового Ростиславу Олексійовичу ІНСТИТУТ МИСТЕЦТВА» пров. Тупиковий, д. 3, кв. 38 (ФБУ «Тии») м Таганрог, 000000 вул. Радецького, д. 54, Таганрог, 000000 телефон: (10000) 9-18-20; телефакс: (10000) 9-18-18; e-mail: [email protected] ОКПО ..., свідоцтво про Державну ..., ІПН / КПП ...
АРХІВНА ДОВІДКА
01.10.2014 № 03-22 / 0346
На № б / н від 26.09.2014
Відповідно до особовими рахунками із зарплати працівників ФБУ «Таганрозького інституту мистецтв» за жовтень-грудень 2007 р циркового Ростиславу Олексійовичу нараховано:
жовтень 2007 року - 35413,02 грн .;
листопад 2007 р
грудень 2007 року - 46328,18 руб.
Інформація про нарахування за листопад 2007 року в особових рахунках відсутній.
Цирковой Ростислав Олексійович (так прізвище зазначене в документах) за 2008 р мав нарахування:
січень 2008 року - 32458,44 грн .;
... (аналогічно перерахувати)
грудень 2008 року - 924,15 руб.
Суми вказані як в документах і в масштабі цін, що діяли в запитуваний період.
Підстава:
Ф. 366, оп. 4, д. 26, л. 234-237.
Ф. 366, оп. 4, д. 39, л. 199-211.
Директор інституту Д.Н. кріп
Яковенко М.О.
0-00-00
У статті наведено лише два зразки архівної довідки - про стаж роботи та заробітну плату. Власне, за наведеною формою можна складати довідки по абсолютно будь-якої тематики. З метою виконання запиту інформація також може бути підготовлена у вигляді архівної виписки і архівної копії . Через обмеження за обсягом кожної статті про це буде вже в наступних публікаціях.
Євгенія Смуга
*** Якщо ви звикли робити покупки в Інтернеті (купуєте одяг, телефони, послуги, бронюєте готелі і ін.), То ви можете повернути частину своїх грошей, наприклад, за допомогою даного СЕРВІСУ . У мене це працює.
Дякую Вам за додавання цієї статті в:
Ще цікаве по темі:
До запису 42 коментаря
Залишити коментар
