Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений Наказом Міндоходов України «Про затвердження нормативно-правових актів щодо застосування реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій» від 28.08.2013 р № 417.
Реєстрація РРО здійснюється в органі доходів і зборів за основним місцем обліку фізичної особи - підприємця.
Перелік документів для реєстрації касового апарату
Для реєстрації реєстраторів розрахункових операцій ФОП подає до органу доходів і зборів:
• заяву про реєстрацію РРО за формою № 1-РРО; (Дивіться зразок заповнення в кінці статті)
• копію документа, що підтверджує факт купівлі або безоплатного отримання РРО у власність, іншого документа, що підтверджує право власності або користування РРО;
• копію документа на право власності або іншого документа, що дає право на розміщення господарської одиниці, де буде використовуватися РРО;
• копію договору суб'єкта господарювання з Центру сервісного обслуговування про технічне обслуговування і ремонт РРО.
Етапи і терміни реєстрації РРО
Реєстраційна заява має бути підписана фізичною особою - підприємцем із зазначенням дати подання. Всі розділи реєстраційної заяви підлягають обов'язковому заповненню.
Заява про реєстрацію РРО може бути подано в паперовому або в електронному вигляді.
Якщо реєстраційна заява подається в паперовому вигляді ФОП пред'являються оригінали відповідних документів.
При подачі реєстраційної заяви в електронному вигляді оригінали таких документів пред'являються органу доходів і зборів разом з довідкою центру сервісного обслуговування про опломбування РРО та актом введення в експлуатацію.
Оригінали документів, крім реєстраційної заяви, повертаються суб'єкту господарювання, копії залишаються в органі доходів і зборів.
У разі відсутності підстав для відмови в реєстрації РРО посадова особа органу доходів і зборів не пізніше двох робочих днів з дня надходження документів:
• приймає рішення про можливість реєстрації РРО;
• формує і резервує фіскальний номер РРО в інформаційній системі Міндоходов;
• видає ФОП довідку про резервування фіскального номера РРО за формою № 2-РРО, тобто довідку про резервування фіскального номера.
Довідка про резервування фіскального номера дійсна протягом п'яти робочих днів з дати її видачі / відправки на адресу електронної пошти фізичної особи підприємця.
...
Датою резервування фіскального номера РРО, яка вказується в довідці про резервування фіскального номера, є дата, що відповідає даті формування фіскального номера РРО в інформаційній системі Міндоходов.
Органом доходів і зборів довідка про резервування фіскального номера може бути надіслана на електронну адресу служби технічного обслуговування, зазначений у реєстраційній заяві, якщо такий центр сервісного обслуговування включений до системи подання податкових документів в електронному вигляді.
Протягом п'яти робочих днів з дати видачі / відправки на адресу електронної пошти довідки про резервування фіскального номера фізична особа - підприємець повинен забезпечити переведення РРО у фіскальний режим роботи:
• занесення фіскального номера до фіскальної пам'яті РРО;
• персоналізацію та опломбування РРО в центрі сервісного обслуговування.
Завершальним етапом процедури реєстрації РРО фізична особа - підприємець до закінчення терміну дії довідки про резервування фіскального номера подає до органу доходів і зборів копію довідки про опломбування РРО та акт введення в експлуатацію РРО. У разі ненадання або несвоєчасного надання зазначених документів довідка про резервування фіскального номера вважається недійсною.
Після отримання документів посадова особа органу доходів і зборів не пізніше наступного робочого дня проводить реєстрацію РРО шляхом внесення даних до інформаційної системи Міндоходов і надає фізичній особі - підприємцю реєстраційне посвідчення РРО за формою № 3-РРО.
Датою реєстрації РРО, яка вказується в реєстраційному посвідченні, є дата, яка відповідає даті внесення даних до інформаційної системи Міндоходов.
Органом доходів і зборів за місцем реєстрації РРО в реєстраційне посвідчення вносяться записи щодо назви і адреси господарської одиниці, де застосовується РРО, а також найменування органу доходів і зборів за адресою такої господарської одиниці і дату початку обліку РРО в цьому органі.
У реєстраційній заяві вказується спосіб отримання реєстраційного посвідчення: поштою або безпосередньо в органі доходів і зборів.
Якщо фізичною особою - підприємцем обраний спосіб отримання реєстраційного посвідчення поштою, то оплату вартості поштових послуг ФОП повинен здійснити до отримання реєстраційного свідоцтва шляхом подання до органу доходів і зборів поштових марок на суму, що відповідає вартості послуг поштового зв'язку з пересилання рекомендованого листа з повідомленням про вручення .
Документи, можуть бути подані і отримані фізичною особою - підприємцем, а також через уповноважену особу за наявності документа, що посвідчує особу такого представника, і довіреності на проведення реєстрації РРО.
Якщо орган доходів і зборів або пошта не може вручити ФОП реєстраційного свідоцтва у зв'язку з незнаходженням фізичної особи підприємця, відмовою прийняти таке реєстраційне посвідчення, відсутністю місця проживання, то орган доходів і зборів оформляє довідку, в якій вказує причину неможливості вручення реєстраційного посвідчення. Така довідка разом з реєстраційним посвідченням зберігається в реєстраційній частині облікової справи. В цьому випадку ФОП може отримати реєстраційне посвідчення в органі доходів і зборів до скасування реєстрації РРО.
Протягом двох робочих днів після отримання документів орган доходів і зборів може відмовити в реєстрації РРО, якщо:
• РРО вже зареєстрований;
• модель (модифікація) РРО не включена або виключена з Державного реєстру РРО;
• РРО не відповідає сфері застосування, зазначеної в реєстраційній заяві;
• Центр сервісного обслуговування не має права на технічне обслуговування та ремонт РРО в зв'язку з відсутністю договору з виробником (постачальником) такого РРО;
• документи подані не в повному обсязі;
• в органі доходів і зборів є відомості про анулювання ліцензії на право здійснення відповідної господарської діяльності;
• відсутній документ на право власності або інший документ, що дає право на розміщення господарської одиниці, де буде використовуватися РРО;
• фізична особа - підприємця не включено до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;
• суб'єкт господарювання не перебуває на обліку в органі доходів і зборів, в який представлені документи на реєстрацію РРО.
При наявності підстав для відмови у проведенні реєстрації РРО орган доходів і зборів не пізніше двох робочих днів з дати надходження документів для проведення реєстрації РРО надає або надсилає (поштовим відправленням або на електронну пошту) фізичній особі - підприємцю повідомлення про відмову в проведенні реєстрації РРО із зазначенням підстав для такої відмови.
Скасування реєстрації РРО
Реєстрація РРО діє до дати скасування реєстрації РРО, яка відбувається у випадках, якщо:
• фізичною особою - підприємцем подано заяву про скасування реєстрації РРО за формою № 4-РРО:
• вичерпаний термін служби РРО, визначений в паспорті (формулярі) РРО;
• минули визначені законодавством терміни експлуатації РРО;
• РРО застосовується не за сферою застосування, визначеною Державним реєстром РРО;
• виявлено невідповідність модифікації, конструкції і / або версії внутрішнього програмного забезпечення РРО, включені до Державного реєстру РРО;
• установчі документи суб'єкта господарювання згідно з судовим рішенням визнані недійсними;
• є судове рішення про припинення суб'єкта господарювання, не пов'язане з банкрутством;
• фізична особа - підприємець помер, а також в разі оголошення такої особи померлою, визнання недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності;
• в органах доходів і зборів є відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців про державну реєстрацію припинення суб'єкта господарювання;
• викрадені РРО;
• змінено власника РРО.
Тобто, як бачимо, процедура оформлення РРО не складна, але до цього слід підійти відповідально і виділити час, до двох тижнів від прийняття рішення застосування РРО та до безпосереднього застосування.
Нижче дивіться приклад заповнення заяви на реєстрацію РРО. приклад заповнення заяви в форматі PDF дивіться тут. 
