Складання акта: зразок як правильно скласти акт, правила

1. Критерії створення формуляра
2. Класифікація формулярів за їх призначенням
3. Умови розробки бланка
4. Нюанси створення документа

Діяльність підприємства пов'язана зі всілякими позаштатними ситуаціями. Поява проблеми вимагає детального опису змісту питання і візування такого паперу. Ми пропонуємо ознайомитися з затвердженими умовами формування бланка, який закріплює конкретний факт, який стався на виробництві - актом. Ця інформація стане в нагоді більшості керуючих-новачків.

Критерії створення формуляра

В процесі функціонування організації керівник стикається з різноманітними аспектами, які вимагають документальної фіксації. Ситуації бувають різні, але для офіційного закріплення виявленого факту прийнято складання актів. Державні нормативи передбачають певну форму такого паперу для найбільш поширених випадків. Однак в деяких ситуаціях знайти типовий зразок неможливо. Для цього власник компанії вивчає правила написання таких формулярів, щоб впоратися з поставленим завданням при раптовій появі проблем.

Фіксація конкретних подій, що відбуваються на предппріятіі, вимагає грамотного підходу до цього завдання

Розглядаючи питання, як правильно скласти акт, керуючий підприємства вникає в предмет подібної форми і знає чітке визначення терміна. Цей бланк використовують для фіксації конкретного події, що вимагає письмового доказу. Форма містить короткий опис проблеми та рекомендації експертів щодо її усунення. Порядок формування такого документа регламентований строгими нормативами.

Формуляр створює призначена експертно-оціночна комісія. Її представники призначаються безпосередньо генеральним директором або власником фірми. До складу ревізійної групи входять уповноважені особи від підприємства. За бажанням керівництво включає в цей колектив незалежних сторонніх фахівців.

Правила складання акту припускають встановлену черговість ведення запису. Бланк містить кілька розділів, кожен з яких заповнюється відповідно до вимог до подібних формулярам, ​​зазначеними в класифікаторах. Про деталі створення таких блоків ми поговоримо нижче.

Класифікація формулярів за їх призначенням

Зміст документа визначає його функцію і найменування. Залежно від конкретного випадку, фахівці створюють форму відповідну опису події факту. Серед стандартних призначень актів, експерти виділяють наступні типи:

Існує безліч типових різновидів актів, але керівник компанії обязян знати основи складання документа в довільній формі

• про проведення огляду (оснащення, будова, інвентар);
• за фактом приймання-повернення (майно, права, документація);
• про виконання тестування (об'єкти, конструкції, методики);
• за результатами здійснення перевірки і обліку (кошти, матеріально-технічна база, об'єкти);
• про виявлене недотриманні правил і умов (внутрішня дисципліна, трудовий розпорядок, робочий графік);
• за фактом проведення слідства або дослідження (інциденти, катастрофи, псування майна);
• про фіксацію відмови (пояснення за фактом вчиненого порушення, підписання паперів).

Вище перераховані типові форми, прийняті і розроблені професіоналами для закріплення стандартних ситуацій. Однак подібні бланки створюють за єдиним принципом, і, грунтуючись на базі написання таких паперів, визначимося, як написати акт у довільній формі.

Умови розробки бланка

Документ, який склали строго за встановленим зразком, чітко описує подію, що відбулася. Спираючись на цей папір, керівник компанії робить остаточні висновки і приймає рішення щодо усунення або виправлення ситуації, що виникла. Пропонуємо вам зразок, як написати акт перевірки або виконання робіт в загальних рисах. Вимоги до створення форми такі:

Акт складається спеціальною комісією, яка включає кваліфікованих співробітників підприємства і незалежних експертів

1. Скликання комісії. Компетенція формування подібних бланків належить виключно уповноваженим на це особам. Така група створюється мінімум з двох чоловік, які є експертами в конкретному питанні, що вимагає документального підтвердження. Більшість підприємств практикують скликання тимчасового колективу, хоча іноді така комісія функціонує на постійній основі. Підписання заповненого бланку учасниками робочої групи без винятків - обов'язкова умова для визнання юридичної сили паперу.
2. Опис події на затвердженому типі бланка. Стандартні приклади порожніх формулярів присутні на підприємстві і заповнюються по мірі необхідності. При відсутності уніфікованої форми колегіальний орган має право скласти папір на типовому формулярі компанії.
3. Вірне вказівку датування. Невід'ємною умовою правильно оформленою паперу є відповідність числа формування бланка даті, зазначеній в документі. У ситуаціях, коли проводиться попередній висновок технічного експерта або триває слідство, подібний факт відзначають в формі окремою графою. Причому день і рік прописують арабськими цифрами, а місяць - словами, не використовуючи скорочення і абревіатури.
4. Правильне заповнення титульного блоку. Неодмінною умовою грамотно сформованого документа стає вказівка ​​на наказ або розпорядження керівництва, яке послужило основою для розгляду конкретного питання. Тут роблять позначку з номером паперу і прописують найменування указу без скорочень.
5. Вказівка переліку експертів. Обов'язковий розділ формуляра - список членів експертної групи. Тут вказують посаду, яку фахівець займає на підприємстві, ініціали співробітника. Спочатку прописують відомості про главу комісії, далі, в алфавітній послідовності за першою літерою прізвища - дані інших учасників.
6. Заповнення ключового розділу. У такому пункті в деталях позначають причину скликання комісії і дають точне визначення характеристиці інциденту або факту. Тут же уточнюють фактичний стан справ на час написання паперу.
7. Формування висновків і рекомендацій. Заключний пункт формуляра включає оцінку експертами поточної ситуації в цілому. Тут фахівці підбивають підсумки конкретного випадку і залишають побажання щодо поліпшення або усунення негативного фактора.
8. Опис необхідних додатків. У цьому розділі є список додаткових документів, на підставі яких проведено оцінку комісією або паперів, що підкріплюють конкретні обставини по факту розгляду ситуації.
9. Візування паперу учасниками робочої групи. В кінці листа члени комісії в порядку, який сформований при складанні їх чисельності, підписують формуляр. Тут експерти розшифровують ініціали і вказують посаду. Документ підкріплюють відбитком штампа підприємства.

Важливо дотримати правильну датування цього документа

За такими правилами заповнюють всі документи подібного характеру, в тому числі і зразок складання акту в довільному форматі. Дотримання переліченим вимогам допоможе керуючому правильно документально оформити конкретну подію. Пам'ятайте, ця форма стає підставою для подальшого розгляду питання і прийняття адекватних заходів.

Нюанси створення документа

Число оригінальних бланків форми регламентовано законодавством, яке визначає правила написання конкретного документа або кількістю осіб, які зацікавлені в розгляді певного факту. Цей момент іноді вказують у самому формулярі. Коли нормативи передбачають написання одного примірника акта, а в ознайомленні з папером потребує кілька сторін, з оригіналу документа знімають копії в необхідному розмірі.

Складений акт необхідно пред'явити для ознайомлення і підписання всім зацікавленим сторонам процесу

Крім того, обов'язковою нормою тут стає пред'явлення формуляра для ознайомлення зацікавленим особам. Вимоги до оформлення цього документа передбачають підписання форми винуватцем або учасником ситуації, що виникла, роблячи позначку за формою «ознайомлений». При відмові працівника візувати папір, комісія уповноважена створити додаткову форму, фіксуючу подібний факт. Вона стає додатком до основного документа, а номер і назва цього додаткового акту згадується після зроблених експертами висновків.

В описі основного розділу форми учасники експертної групи має право використовувати відповідний формат викладу відомостей. Це або текстове оповідання, що включає смислове розбивку написаного по абзацах, або фіксування факту у вигляді таблиць і списків.

На момент підписання паперу учасниками ревізійної групи деякі експерти вправі залишити окрему думку щодо незгоди з конкретними пунктами документа. Тут вони прописують посаду, ініціали та вказують на помилку, яка, на їхню думку, впливає на підсумковий результат. Однак візування бланка підписом всіх членів комісії - обов'язкова умова. Деякі формуляри потребують візуванні керуючого підприємства. У таких ситуаціях керівник ставить відбиток печатки з формулюванням «затверджено» або прописує такий гриф, вказуючи ініціали та посаду. Ці відомості розміщують поруч з «шапкою» документа.

Акт підписують всі учасники експертної комісії, а в разі незгоди з висновками, що містяться в документі, окремі експерти роблять позначки про такий факт

Розробка і оформлення акту в довільній формі або формуляра, порядок написання якого регламентований - цілком посильне завдання для досвідченого співробітника компанії. Головне - неухильно дотримуватися прийнятих правил і чинним нормативам законодавства. Ознайомитися і завантажити зразок бланка про виконання перевірки ви зможете тут . Відео розповість про формування акту виконаних робіт в спеціальній програмі.