Зовнішньоекономічний договір (контракт) передбачає обов'язковий пункт щодо виду документа, оформляти безпосередньо після виконання (надання) конкретних робіт (послуг). У більшості випадків цим документом є акт виконаних робіт (наданих послуг), - зазначає УКРІНФОРМ в системі «ЗІР» (Категорія 114.09). Суб'єкт господарювання може використовувати власне розроблений для застосування бланк акту, який повинен відповідати вимогам ст. 9 Закону України від 16.07.1999 р № 996-XIV (Далі - Закон № 996 ).
Зокрема, первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:
- назва документа (форми);
- дату і місце складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Як і договір (контракт) зовнішньоекономічної діяльності, акт виконаних робіт (наданих послуг) складається в простій письмовій формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України або законом. Акти виконаних робіт (наданих послуг), складені іноземною мовою, повинні бути перекладені на українську мову. Переклад засвідчується підписом особи, яка здійснила переклад, справжність підпису перекладача засвідчується нотаріально. Не перекладаються на українську мову документи, складені російською мовою, а також текст яких викладено іноземною мовою з одночасним його викладенням українською (російською) мовою.
Акт виконаних робіт (наданих послуг) складається у валюті, в якій повинні здійснюватися розрахунки відповідно до контракту, і одночасно в національній валюті. Для відображення операції в іноземній валюті в валюті звітності потрібно її вартість перерахувати із застосуванням валютного курсу, встановленого НБУ.
