Засади роботи з документами

Опубликовано: 01.09.2018

3.3.1. Засади роботи з документами

3.3. Робота з документами, базами даних та Інтернет - ресурсами

3.3.1. Засади роботи з документами

Більшу частину робочого часу помічник судді витрачає на складання різноманітних документів, які фактино становлять основу роботи суду як організації і як органу судової влади. Під документом розуміють матеріальний об’єкт, який містить зафіксовану інформацію, оформлену в установленому порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу для виконання конкретної, йому призначеної функції 46.

05. Загальні засади організації роботи виборчих комісій

Документи мають складатися з дотриманням відповідних вимог діловодства. Зокрема встановлено певні вимоги до оформлення сторінки та тексту документу. Так, організаційно-розпорядчі документи, які щодня приходиться складати помічникам суддів у своїй діяльності, укладають на аркуші форматом А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у 35 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискування документу, праворуч – не менше 8 мм; верхній – 20 мм, нижній – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

46 Зубков М. Сучасна українська ділова мова. 2-ге вид., доповнене. – Х.: Торсінг, 2002. - С. 40

Щодо нумерації сторінок існують такі рекомдації. Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередені верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніяки позначки чи символи. Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні – ліворуч.

Певні технічні вимоги існують і для оформлення тексту документа, який є головною складаовою будь-якого документа. Так, якщо документ укладається на бланку суду, на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору й гатунку. Підпис укладача чи відповідально (керівної) особи (наприклад, судді) можна перенести на другу (іншу) сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту. У складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидкого опрацювання й уникнення плутанини. Рубрикація – це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної. Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Невід’ємним елементом будь-якого ділового паперу є реквізити. За загальними правилами до реквізитів ділових паперів відносять наступні:

1. Державний герб України

2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації

3. Зображення нагород

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО)

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД)

6. Назва міністерства чи відомства

7. Назва організації автора документа

8. Назва структурного підрозділу

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв’язку, адреса електронної пошти та/або адреси сторінки в мережі Інтернет, номер рахунка та назва банку

10. Назва документа

11. Дата

12. Індекс (вихідний номер документа)

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа

14. Місце укладання та видання

15. Гриф обмеження доступу до документа

16. Адресат

17. Гриф затвердження

18. Резолюція

19. Заголовок до тексту

20. Позначка про контроль

21. Текст

22. Позначка про наявність додатка

23. Підпис

24. Гриф погодження

25. Віза

26. Відбиток печатки

27. Позначка про засвідчення копії

28. Прізвище виконавця та номер його телефону

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи

30. Позначка про перенесення даних на машинний (електронний) носій

31. Позначка про надходження.

Звісно, що не усі документи, з якими має справу помічник судді будуть містити усі з перелічених реквізитів. Наявність та обов’язковість відповідних реквізитів на документі залежить від виду, призначення документу, та особи, яка його підписує відповідно до чинного законодавства. Однак, у будь-якому разі обов’язковими реквізитами будь-якого офіційного документа є дата, підпис та індекс (вихідний номер).

Дата оформлюється арабськими цифрами в одному рядку у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. Якщо день місяця або порядок місяця позначаються цифрою до 10, то перед нею пишеться 0 (нуль). Рік зазначають лише двома останніми цифрами без крапки після них, без слова «рік» і без скороченої позначки «р.». Дату на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазначають у такий спосіб:

08 – 16.08.08 (в межах одного місяця)

з 21.07 до 30.08.09 (протягом двох місяців в межах одного року)

на 15.12.08 – 01.04.09 (протягом п’яти місяців, у межах двох років).

Слід пам’ятати, що для акта, протоколу датою є час здійснювання зафіксованих у них фактів або вчинків. Для звіту, інструкції, плану є день їх затвердження, датою наказу, листа – день написання. Розпорядчі документи набувають чинності в день одержання (ознайомлення) адресатом, якщо в документі не обумовлено інший термін.

Індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та обробку документа, його збереження й контроль виконання. Вихідний номер (індекс) документів, що виходять з суду формується відповідно до правил, визначених в суді, на підставі інструкції про діловодство в загальних судах. Індекс документа розташовують у верхній частині документа ліворуч.

Підпис – обов’язковий реквізит, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Складниками підпису можуть бути: найменування посади, організації, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ. У документах, складених на бланках, назва установи не зазначається, назву посади дозволено скорочувати. Помічнику судді слід пам’ятати, що усі документи, які він готує за дорученням судді можуть бути підписані лише суддею. Помічник судді не має права підписувати будь-які службові документи, пов’язані з підготовкою або розглядом справи суддею.

Важливим реквізитом запитів або листів є адресат. Кожний елемент цього реквізиту подають із нового рядка, бажано без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі (керівникові), то назва установи є складовою назви посади адресата. Якщо до складу реквізиту «адресат» входить і поштова адреса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи (для офіційної зовнішньої кореспонденції). Але поштову адресу не зазначають у документі, якщо лист адресований до урядових установ, органів державної влади. На конверті адресу відправника зазначають у лівому верхньому куті конверта, адресу одержувача – у правому нижньому куті конверта.

Важливим реквізитом листів, які відходять від судді є прізвище виконавця і номер його телефону. Доцільно, що в усіх документах, які виходять від судді містили прізвище помічника та номер його телефону, щоб особи, яким адресований документ, мали змогу звернутися з питаннями або роз’ясненнями. Це дозволить пришвидшити процес виконання і забезпечити якість виконання того чи іншого документу, що виходить від судді за допомогою помічника.

В своїй роботі помічник судді та інші працівники апарату суду обов’язково повинні вміти складати основні документи:

- інформаційні документи: довідки, доповідні записки, пояснювальні та службові записки, акти, службові листи, телефонограми, телеграми, факси.

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує й описує ті чи інші факти, події. Довідка може складатися за вимогою голови суду, заступників голови суду, керівника апарату суду, для отримання ними інформації по кількості розглянутих та залишених в провадженні справ.

Доповідна записка - це документ, який адресується голові суду або керівникові апарату суду і містить ґрунтований виклад будь якого питання з висновками та пропозиціями.

Пояснювальна записка – це документ, що пояснює причини будь якої події.

Службова записка - документ, який складається у випадках, коли необхідна дія не передбачена положеннями або інструкціями організації, або у випадку коли не досягнуто усної домовленості.

Акт - це документ, який складається одною або декількома особами, який підтверджує деякі встановлені факти або події.

Службові листи - діляться на листи які

1) в имагають відповіді - це листи-прохання, листи-звернення, листи - запити, листи – пропозиції, листи вимоги;

2) листи, які не вимагають відповіді: листи – підтвердження, листи - нагадування, листи – повідомлення, листи – попередження, листи – відмови, листи – супровідні, гарантійні листи, інформаційні листи.

Телеграма – документ, що передається каналами телеграфного зв’язку.

Телефонограма – це термінове повідомлення, що передається адресату за телефоном. Вона використовується для документального оформлення усних телефонних переговорів і є одним з видів ділової кореспонденції.

Телефонограмою передають нескладні тексти до 50 слів. Частіше це бувають нагадування, запрошення тощо від посадової особи. Факсом рекомендується направляти невеликі за обсягом листи чи інші документи, обсяг яких не перевищує трьох сторінок.

Окремої уваги заслуговує службове листування, що є різновидом ділового листування, яке здійснюють помічники суддів. До ділового листування пред’являються певні вимоги. Основною вимогою, якій має відповідати офіційний лист є об’єктивність його змісту, що зумовлює нейтральність тону викладу. Офіційні листи необхідно писати в доброзичливому, а не в наказному тоні, не допускається виявлення роздратування, злої насмішки, грубощів тощо. Текст листа необхідно писати ретельно добираючи слова, складаючи речення, абзаци та використовуючи правильну пунктуацію. Мовний етикет найяскравіше виявляється при виборі слів, словосполучень, коли необхідно врахувати особливості тієї чи іншої граматичної категорії.

Лист-відмову можна розпочати з констатації відмови, проте краще спочатку пояснити, чим вона зумовлена. Відмова не справить різко негативного враження, якщо їй передуватиме переконливе та логічне пояснення або ділова порада виходу з неприємної ситуації чи порада, до кого необхідно звернутися адресатові.

У листах-відповідях завжди треба зазначити номер і дату отримання, а також тему того листа, на який дається відповідь. Включення теми листа до його тексту означає, що інша сторона надає значення цьому питанню.

Юридичні документи мають бути складені у офіційно-діловому стилі. Офіційно-діловий стиль характеризується нейтральністю і стриманістю тону викладу; точністю, чіткістю, стислістю і зрозумілістю викладу; використанням обов’язкових стійких мовних зворотів, що скорочують процес укладення текстів; відсутністю емоційної, експресивної, просторічної лексики; вживанням віддієслівних іменників, безособових і наказових форм дієслова; вживанням прямого порядку слів у реченні; тенденцією до використання складних речень 47.

Текст юридичного документа має бути логічно послідовним, зв’язним, точним, зрозумілим, інформаційно повним, аргументованим, переконливим. Аргументація та висновки мають бути об’єктивними. Офіційний документ покликаний спонукати до будь-яких дій, переконати (що досягається аргументованістю і логічністю фактів, доказів, які наводяться); в юридичному відношенні його формулювання мають бути бездоганними. Мові юридичних документів властива послідовність і логічність викладу: мотивованість висновків, однозначність змісту. Побутова тексту документів характеризується чіткою логічною єдністю та послідовністю, які реалізуються за допомогою причинно-наслідкових зв’язків у межах одного речення чи в повному тексті; зв’язком окремих частин тексту, оскільки кожна наступна думка (вислів) виходить з попередньої; підкресленням наступності або черговості подій чи явищ 48.

47 Красницька А.В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування: Посібник. – 2-е вид., допов. і переробл. – К.: Парламентське вид-во, 2006. – С. 99 - 100

Особливістю юридичних документів є неупередженість укладача, відсутність будь-якої оригінальності чи різко вираженої стильової індивідуальності викладу матеріалу. Неупередженість офіційно-ділового стилю не викликає додаткових асоціацій, непотрібних емоцій. Почуття, переживання укладача документа до життєвих явищ, що відображаються в ньому, залишаються поза текстом юридичного документа. Не допускається вживання в юридичних документах помпезних слів, пишномовних фраз, лозунгів, запитань, знаків оклику і питання.

Зміст юридичних документів повинен викладатися грамотно. Писемна мова вимагає чітких синтаксичних конструкцій, суворого дотримання стилістичних норм і правил граматики. Власне мовна грамотність означає дотримання норм орфографії, пунктуації та граматики. Фактично є вимога грамотності набагато ширша: крім власне мовного, існує професійно- мовний і комунікативний рівень грамотності. Всі терміни, спеціальні поняття, конструкції, що сформувалися під впливом особливостей професійного мислення, повинні відповідати сучасному рівню правових знань, вживатися лише тоді, коли вони справді необхідні. Комунікативно грамотний текст повинен унеможливлювати різне осмислення одного й того самого тексту.

Текст документа повинен бути зрозумілим. Зрозумілість письмового тексту також залежить від виразності шрифту (розбірливості почерку, розмірів абзацних відступів, кількості різних графічних виділень). Текст важко читається, якщо в ньому багато помилок, помарок, підкреслень, неоднакових інтервалів між словами, різних шрифтів.

При складанні юридичних документів необхідно постійно пам’ятати, що неправильне написання слів, словосполучень, неузгодженість відмінників речень і відмінкових закінчень, відсутність необхідних розділових знаків чи їх неправильне застосування, орфографічні, синтаксичні, пунктуаційні помилки ускладнюють зрозумілість тексту юридичного документу, створюють погане враження.

Мова офіційного документа абстрагується від індивідуальних мовних особливостей людей, що вимагає певної формальності мови, застосування стандартних термінів, усталених мовних конструкцій із суворо встановленими правилами їх тлумачення. У правовій сфері спілкування необхідно вживати юридичні кліше, які обумовлюють точність найменування понять, і уникати штампів, які порушують такі вимоги юридичної техніки як точність, чіткість, стислість, стандартність. Ясності, точності, стислості, грамотності зрозумілості й нейтральності юридичного тексту сприяє правильне використання слів і термінів, терміносполук, раціональна побудова словосполучень. Єдністю мови і думки є точність. А однією з умов, що забезпечують точність юридичних документів, є єдність термінології, яка в них вживається 49.

У той же час помічнику судді необхідно пам’ятати, що деякі документи спрямовуються не до державних органів або фахових юристів, а до пересічних громадян, які не володіють тонкощами юридичної мови. Тому у таких документах слід за можливості уникати використання спеціальних термінів або принаймні не перевантажувати ними документ. Текст документу, що виходить від суду до громадянина має бути для нього простим і зрозумілим.

Після того як ви закінчили письмовий документ, ви повинні перевірити його, відредагувати й, за потреби, переписати. Перевірте те, що ви написали, й подумайте: чи дійсну у вашому документі йдеться саме про те, що ви хотіли сказати? Чи будь-яка частина може бути неправильно зрозумілою? Чи можуть бути ваші ідеї й поняття бути розтлумачені інакше, ніж ви хотіли? Чи відповіли ви на всі важливі запитання? Чи немає у вашому документі граматичних помилок? Чи впевнені ви в тому, що всі використані вами слова означають саме те, що ви хотіли ними висловити? 50.